आशय के पत्र औपचारिक दस्तावेज हैं जो एक प्रस्ताव और कानूनी अनुबंध के बीच का हिस्सा हैं। वे सभी पक्षों को शामिल किए गए प्रमुख बिंदुओं के बारे में स्पष्ट करने के इरादे से एक व्यापारिक सौदे या अनुसंधान प्रस्ताव का मुख्य विवरण देते हैं। उनकी प्रकृति के कारण, इन पत्रों की एक विशेष संरचना है; इसलिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि आशय पत्र को कैसे प्रारूपित किया जाए।
अपने वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर में एक नई फाइल खोलें। दस्तावेज़ के पहले तीन से चार पंक्तियों पर अपना नाम और पता दर्ज करें। एक रिक्त रेखा छोड़ें और पत्र के प्राप्तकर्ता का नाम और पता दर्ज करें। एक और रिक्त लाइन छोड़ें और तिथि दर्ज करें। दो और रिक्त रेखाएँ जोड़ें। नाम से प्राप्तकर्ता को संबोधित करके उचित पत्र शुरू करें; जैसे "प्रिय श्री जोन्स।"
आप क्यों लिख रहे हैं, यह बताकर पहले पैराग्राफ की शुरुआत करें। यदि यह एक व्यावसायिक पत्र है, तो कंपनी के साथ पिछले व्यवहारों का उल्लेख करें, जो आपको अब तक किए गए प्रारंभिक समझौतों के लिए प्रेरित करते हैं। यदि यह कॉलेज या विश्वविद्यालय का आशय पत्र है, तो अपनी पृष्ठभूमि और साख को संक्षेप में बताएं; प्रासंगिक योग्यता और अनुभव जैसे।
एक नया पैराग्राफ शुरू करें। परियोजना के सभी सहमत मामलों पर प्रासंगिक विवरण सहित अपने प्रस्ताव को विस्तार से बताएं। यह परियोजना की जटिलता के आधार पर दो या अधिक पैराग्राफ ले सकता है। व्यवसायों के लिए, परियोजना के हर पहलू को स्पष्ट भाषा में रखना सुनिश्चित करें; मूल्य निर्धारण से लेकर अनुमानित समापन या वितरण तिथियां। अनुसंधान प्रस्तावों के लिए, शोध का उद्देश्य क्या है और इसे कैसे प्राप्त किया जाएगा, इसकी व्याख्या करें।
एक अंतिम पैराग्राफ जोड़ें। आशय के एक व्यापारिक पत्र में, यह पैराग्राफ परियोजना की रूपरेखा में उपयोग की जाने वाली किसी भी विशेषज्ञ शर्तों को परिभाषित करने और किसी भी अतिरिक्त प्रासंगिक जानकारी का विस्तार करने के लिए है, जैसे कि अंतिम शर्तों के लिए तय की गई समय सीमा पर निर्णय लिया जाना है। शोध पत्रों के लिए, प्रस्ताव में कोई अतिरिक्त प्रासंगिक जानकारी जोड़ें, जैसे कि किसी भी ट्यूटर या संरक्षक का नाम जो आपने पहले ही पंक्तिबद्ध किया है।
अपने अंतिम आशय के जवाब के लिए अनुरोध करते हुए एक अंतिम क्लोजिंग लाइन लिखें। एक साइनिंग ऑफ लाइन जोड़ें, जैसे कि "आपकी ईमानदारी से"। तीन से चार खाली लाइनें छोड़ें जिसमें आप अपना नाम हस्ताक्षर कर सकते हैं जब पत्र छपा हो। अपना नाम, अपनी योग्यता (यदि आवश्यक हो) लिखें। यदि आशय का एक व्यावसायिक पत्र लिखना है, तो अपने नाम के नीचे कंपनी में अपनी स्थिति जोड़ें। अपने रिकॉर्ड के लिए पत्र की एक प्रति सहेजें।
टिप्स
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चूँकि इन अभिप्रायों के प्राप्तकर्ताओं को ऐसे कई पत्र प्राप्त होने की संभावना है, साथ ही साथ अन्य व्यापार से निपटने के लिए, यह आवश्यक है कि आप संक्षिप्त रहें। आपको केवल उन विवरणों को शामिल करना चाहिए जो परियोजना के लिए प्रासंगिक हैं और फिर भी, केवल उन विवरणों को शामिल करें जिन पर पहले ही सहमति हो चुकी है। बाकी सब कुछ अनुवर्ती चर्चा के लिए इंतजार कर सकते हैं।
चेतावनी
आशय के पत्र प्रस्तावों और वास्तविक अनुबंधों के बीच धुंधला कानूनी दायरे में मौजूद हैं। क्योंकि वे एक समझौते का विवरण देने के बजाए जहां एक समझौते पर पहुंच गए हैं, वहां एक बयान है कि क्या अनुबंध में कोई भी शब्द अंततः किसी भी पक्ष के लिए बाध्यकारी हैं, अदालतों के लिए एक मामला होगा यदि बाद में सौदा खट्टा हो जाता है। हमेशा आशय के पत्र की शर्तों पर निर्भरता में कार्य करने से पहले एक वकील से परामर्श करें।
