ईमेल व्यवसायों के लिए और व्यवसायों के साथ संवाद करने वालों के लिए संचार का मानक तरीका बन गया है। उस ने कहा, ऐसे समय होते हैं जब एक पारंपरिक व्यावसायिक व्यवसाय पत्र आवश्यक होता है। यह नौकरी पूर्वेक्षण, व्यावसायिक प्रस्तावों या कानूनी कारणों के लिए भी हो सकता है। परिणाम प्राप्त करने का सबसे अच्छा मौका के लिए पत्र को ठीक से प्रारूपित करें। वर्तमान व्यावसायिक शैलियाँ कम औपचारिक पत्रों के लिए उपयोग की जाने वाली "इंडेंटेड स्टाइल" के बजाय व्यवसाय के लिए "ब्लॉक प्रारूप" पत्र का उपयोग करती हैं।
एक पत्र बनाएँ
लेटरहेड आपकी जानकारी प्रदान करता है जिसमें आपका नाम, व्यवसाय का नाम (यदि लागू हो), पता और अन्य प्रासंगिक संपर्क जानकारी जैसे कि फोन नंबर, फैक्स और ईमेल शामिल है। अधिकांश कंप्यूटर वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम रिक्त फ़ाइल पृष्ठ के शीर्ष इंच पर डबल क्लिक करके "हेडर" अनुभाग को खोलते हैं। ब्लॉक शैली में, सूचना का कोई इंडेंटेशन या केंद्र नहीं है। यह केवल बाएं मार्जिन के साथ सूचना का एक ब्लॉक है। इस शीर्ष लेख का उपयोग केवल पहले पृष्ठ पर किया जाता है।
यदि आप शीर्ष लेख अनुभाग में एक लेटरहेड बनाने में असमर्थ हैं, तो आपके पास दो विकल्प हैं। लेटरहेड को पहले ब्लॉक के रूप में मुख्य निकाय में ले जाएं या तारीख और प्राप्तकर्ता की जानकारी के बीच अपनी संपर्क जानकारी के साथ पहली तारीख रखें।
दिनांक, पता और सलामी
मुख्य पत्र पृष्ठ अनुभाग में पहले तीन ब्लॉक की तारीख, पता और ग्रीटिंग हैं। सुनिश्चित करें कि आप मुख्य बॉडी पेज पर क्लिक करके हेडर सेक्शन में नहीं हैं। पहली पंक्ति तारीख को दिन और वर्ष के साथ महीने की वर्तनी के आधार पर तैयार की जाती है, उदाहरण के लिए, 10 मई, 2017।
दिनांक और प्राप्तकर्ता का पता ब्लॉक के बीच एक रिक्त रेखा रखें। "श्री", "सुश्री" शामिल करें या "श्रीमती" जहां लागू। पूर्ण पता और संपर्क जानकारी का उपयोग करें, सड़क की जानकारी को एक पंक्ति में और शहर, राज्य को अगले में रखें। प्रणाम के लिए एक पंक्ति को छोड़ दें जो एक बृहदान्त्र द्वारा पीछा किया जाता है, उदाहरण के लिए "प्रिय सुश्री स्मिथ:"।
लेटर की बॉडी को फॉर्मेट करें
पते और सलामी के बीच, या प्रणाम करने के बाद, आप विषय को संक्षेप में प्रस्तुत करने वाले पत्र के लिए एक संदर्भ शामिल कर सकते हैं, जैसे कि "आरई: पर्यवेक्षक की स्थिति।" फिर पत्र के मुख्य भाग को लिखना जारी रखें। टाइम्स न्यू रोमन, कम्ब्रिया या एरियल जैसे 10 या 12 बिंदु रूढ़िवादी फ़ॉन्ट का उपयोग करें। पैराग्राफ इंडेंट नहीं हैं, बाएं मार्जिन पर तैनात हैं और एक पंक्ति स्थान द्वारा अलग किए गए हैं। दस्तावेज़ के सभी किनारों पर मार्जिन एक इंच होना चाहिए।
दूसरे पेज पर जा रहे हैं
पत्र के पहले पृष्ठ पर केवल लेटरहेड संपर्क जानकारी शामिल करें। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, पहला पृष्ठ एकमात्र स्थान है जिसमें प्रेषक का पूरा नाम और पता होना चाहिए। दूसरे पेज के हेडर को पेज नंबर पर केंद्रित होना चाहिए। आप लेटर के लेटर को लेफ्ट मार्जिन पर भी शामिल कर सकते हैं, और राइट मार्जिन पर डेट, जो डॉक्यूमेंट को पहचानने में मदद करता है कि दो पेज कभी अलग हो जाएं।
पत्र को बंद करना
एक हस्ताक्षर ब्लॉक के साथ पत्र बंद हैं। दूसरे पृष्ठ पर "लेकिन ईमानदारी से," या "सर्वश्रेष्ठ सादर," जैसे तटस्थ लेकिन मैत्रीपूर्ण उपयोग करके पत्र को बंद करें। समापन के बाद अल्पविराम, चार स्थान और आपका नाम है। यदि आपके नाम के तहत कोई शीर्षक है, तो उसे शामिल करें। अपने नाम के ऊपर अंतरिक्ष में नीली या काली स्याही से अक्षर पर हस्ताक्षर करें।
यदि आपने पत्र को फिर से शुरू करने या प्रस्ताव के साथ कुछ भी शामिल किया है, तो आप ध्यान देना चाहेंगे कि आपके नाम के नीचे "संलग्नक (ओं)" दो लाइनें हैं।
