औपचारिक व्यवसाय संचार कंपनी के लेटरहेड पर होता है और आमतौर पर समापन सलामी के नीचे लेखक के हस्ताक्षर होते हैं। इस प्रकार के व्यावसायिक संचार का प्रारूप सीधा है; हालाँकि, एक पत्र जिसके लिए एक से अधिक लोगों के हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है, उसे लिखना चाहिए और यह बताने के लिए कि क्या पत्र में एक से अधिक हस्ताक्षर हैं और एक से अधिक हस्ताक्षर के लिए स्थान प्रदान करने के लिए थोड़ा अलग तरीके से प्रारूपित किया जाना चाहिए।
पारंपरिक ब्लॉक प्रारूप
व्यावसायिक पत्राचार पारंपरिक ब्लॉक प्रारूप में होना चाहिए, जिसका अर्थ है कि लेटरहेड के नीचे दो लाइन रिक्त स्थान है; पता करने वाले का नाम और मेलिंग पता दिनांक के नीचे दो पंक्ति रिक्त स्थान हैं; एक विषय पंक्ति अभिभाषक की सूचना के नीचे दो पंक्ति रिक्त स्थान है और अंत में, विषय पंक्ति के नीचे दो पंक्ति स्थान अभिवादन है। औपचारिक व्यापार पत्राचार के लिए स्वीकार्य अभिवादन "प्रिय सुश्री स्मिथ," "प्रिय मिस्टर जोन्स," "जेंटलमैन," या बस, "अभिवादन।" अंतिम उदाहरण तब उपयोगी होता है जब आपका पत्र मिश्रित लिंग के कई पतेदारों के लिए होता है। पारंपरिक ब्लॉक प्रारूप का मतलब है कि पैराग्राफ बाएं मार्जिन के साथ प्रत्येक लाइन फ्लश के साथ इंडेंट नहीं हैं।
एकाधिक हस्ताक्षर का कारण
जबकि जिस व्यक्ति को आप अपने पत्राचार को संबोधित करते हैं, वह पहले से ही जान सकता है कि क्यों कई हस्ताक्षरकर्ता हैं, यह आपके पत्र के शरीर में कारण को संक्षेप में दोहराना बुद्धिमान है। उदाहरण, जहाँ एक पत्र में कई हस्ताक्षरों की आवश्यकता हो सकती है, जिसमें एक ऐसे कार्य को संप्रेषित करना शामिल है जिसमें एक से अधिक लोगों से प्राधिकरण की आवश्यकता होती है या आपके पत्र के संदेश का समर्थन करने वाले कई लोगों के सामूहिक विचारों को व्यक्त करना। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "एबीसी कंपनी की कार्यकारी नेतृत्व टीम की ओर से, यह पत्र आम सहमति को निर्धारित करता है जो हम अतिरिक्त मानव संसाधन कर्मचारियों को नियुक्त करने के आपके लिखित अनुरोध पर चर्चा करने के बाद पहुंचे हैं।" पत्र के पहले पैराग्राफ में, आपके संचार का कारण और अक्षर के कई हस्ताक्षर होने का कारण बताते हैं। आपके पत्र के निम्नलिखित पैराग्राफ, निश्चित रूप से, बाएं मार्जिन के साथ फ्लश हैं।
समापन और हस्ताक्षर ब्लॉक
समापन अभिवादन एक ऐसा होना चाहिए जो औपचारिक व्यापार पत्र के लिए उपयुक्त हो, जैसे "बहुत सही मायने में," "सम्मानपूर्वक," या "सर्वश्रेष्ठ संबंध।" अंतिम प्रणोदन अंतिम पैरा के नीचे दो लाइन रिक्त स्थान शुरू करता है।
यदि आपके पास सिर्फ दो हस्ताक्षरकर्ता हैं, तो चार लाइन रिक्त स्थान छोड़ें, जो एक लिखित हस्ताक्षर के लिए पर्याप्त स्थान है, और बाएं हस्ताक्षर के साथ पहले हस्ताक्षरकर्ता का नाम फ्लश टाइप करें। हस्ताक्षरकर्ता के नाम के नीचे की रेखा पर, उनकी स्थिति या शीर्षक लिखें। दूसरे हस्ताक्षरकर्ता के नाम और स्थिति या शीर्षक के लिए एक और चार पंक्ति स्थान छोड़ें। संगठन में उच्च रैंक करने वाले व्यक्ति का नाम और शीर्षक पहला हस्ताक्षर ब्लॉक होना चाहिए।
यदि आपके पास तीन हस्ताक्षरकर्ता हैं, तो चार पंक्ति रिक्त स्थान छोड़ें और हस्ताक्षरकर्ता का नाम बाएं मार्जिन के साथ फ्लश टाइप करें। साइन ओवर 2 का नाम टाइप करें; फिर से टैब करें और हस्ताक्षरकर्ता का नाम टाइप करें। एक पंक्ति स्थान छोड़ें और हस्ताक्षरकर्ता 1 की स्थिति या शीर्षक टाइप करें, टैब ओवर करें और हस्ताक्षर 2 और हस्ताक्षर 3 के लिए भी ऐसा ही करें, इसलिए उनके शीर्षक सीधे उनके लिखे गए नामों के तहत हैं।
चार हस्ताक्षरकर्ताओं के लिए, चार लाइन रिक्त स्थान छोड़ें और हस्ताक्षरकर्ता 1 का नाम बाएं मार्जिन के साथ फ्लश करें। पृष्ठ के मध्य में टैब करें और हस्ताक्षर 2 का नाम टाइप करें; अगली पंक्ति के लिए नीचे जाएं और उनके नाम के नीचे सीधे हस्ताक्षरकर्ता 1 और हस्ताक्षरकर्ता 2 की स्थिति या शीर्षक टाइप करें। एक और चार लाइन रिक्त स्थान छोड़ें और हस्ताक्षरकर्ता 3 और हस्ताक्षर 4 के प्रारूप को दोहराएं।
अपने ड्राफ्ट को सर्कुलेट करें
क्योंकि आप एक से अधिक लोगों की ओर से एक पत्र की रचना कर रहे हैं, इससे पहले कि आप उनके हस्ताक्षर का अनुरोध करें, मसौदा तैयार करना एक अच्छा अभ्यास है। उन्हें बताएं कि आप उनके इनपुट का स्वागत करते हैं और ईमेल के माध्यम से या प्रत्येक व्यक्ति को व्यक्तिगत रूप से जाकर ड्राफ्ट भेजते हैं। जब सभी लोग पत्र के संदेश की सामग्री और वितरण पर सहमत होते हैं, तो अंतिम संस्करण तैयार करें और सभी को बताएं कि आप व्यक्तिगत रूप से उनके हस्ताक्षर के लिए इसे प्रसारित करेंगे।
