शिकायत पत्र कैसे बनायें और प्रारूपित करें

आप किसी विशेष उत्पाद या सेवा से संतुष्ट नहीं हैं। दोस्तों और रिश्तेदारों से शिकायत करने के बजाय, कार्रवाई करें और शिकायत पत्र लिखें। आपकी शिकायत के स्थायी रिकॉर्ड के रूप में सेवा करने के अलावा, एक अच्छी तरह से लिखा गया शिकायत पत्र उत्पाद या सेवा के लिए जिम्मेदार कंपनी को यह सुनिश्चित करने के लिए प्रेरित कर सकता है कि आप और अन्य ग्राहक भविष्य में इन समस्याओं का अनुभव न करें। एक अच्छी तरह से स्वरूपित व्यापार पत्र बनाएं जो सकारात्मक परिणाम प्राप्त करता है।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

शिकायत पत्र लिखने के लिए, आपको निम्नलिखित की आवश्यकता होगी:
चालान और रसीदें
उच्च गुणवत्ता वाले बांड पेपर

पूर्ण-ब्लॉक प्रारूप का उपयोग करके अपना पत्र बनाएं, जो संयुक्त राज्य अमेरिका के अधिकांश व्यवसायों द्वारा पसंद किया जाता है। पत्र के सभी भागों को छोड़ दें। आप नमस्कार समापन के बाद नमस्कार और अल्पविराम के बाद एक बृहदान्त्र या अल्पविराम सम्मिलित कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप विराम चिह्न छोड़ सकते हैं।

लेटरहेड या हेडर के नीचे 6 से 10 लाइनों की तारीख शुरू करें। अमेरिकी प्रारूप का उपयोग करें, उदाहरण के लिए, 15 जनवरी 2011।

तारीख और अंदर के पते के बीच चार से छह लाइनें छोड़ दें। संपर्क व्यक्ति का नाम और व्यवसाय शीर्षक शामिल करें। कंपनी स्विचबोर्ड को टेलीफोन करें और उपयुक्त प्रबंधक के नाम और शीर्षक के लिए पूछें। उसके नाम की सही वर्तनी की पुष्टि करें। यदि आप किसी नाम की पहचान नहीं कर सकते हैं, तो "ग्राहक सेवा प्रबंधक" जैसे उपयुक्त शीर्षक का उपयोग करें।

दो खाली लाइनें छोड़ें और प्रणाम दर्ज करें। "प्रिय महोदय या महोदया" या "किससे यह चिंता हो सकती है" का उपयोग न करें। उपयुक्त व्यक्तिगत शीर्षक के साथ प्राप्तकर्ता के उपनाम का उपयोग करें। यदि आप लिंग के बारे में अनिश्चित हैं, तो "प्रिय क्रिस स्मिथ" का उपयोग करें।

डबल स्थान और अक्षर का शरीर शुरू करें। पत्र के लिए कम से कम तीन पैराग्राफ का उपयोग करें, उनके बीच एक डबल स्थान छोड़ दें। जैसा कि आप अपने पत्र की रचना करते हैं, कंपनी द्वारा प्राप्त किसी भी चालान या अन्य दस्तावेजों को देखें। सुनिश्चित करें कि सभी उत्पाद नाम, मूल्य और अन्य विवरण सटीक हैं।

सकारात्मक नोट पर शुरू करें। ब्रांड नाम या कंपनी के प्रति अपनी वफादारी का उल्लेख करने के लिए पहले पैराग्राफ का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, "मैंने हमेशा आपके स्टोर में फर्नीचर की खरीदारी का आनंद लिया है। मैं आपके इन-स्टोर डेकोरेटर से मिली शानदार सलाह की सराहना करता हूं और अपनी सभी खरीदारी के साथ बहुत सहज महसूस करता हूं।"

किसी भी विवरण को शामिल करने के लिए दूसरे पैराग्राफ का उपयोग करें जो आपकी शिकायत को संसाधित करने के लिए पाठक को जानना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, "25 फरवरी, 2011 को, मैंने आपके ऑनलाइन कैटलॉग से एक ड्यूवेट कवर (ऑर्डर # 5768, ब्लू फ्लोरल प्रिंट, क्वीन साइज) ऑर्डर किया। दो हफ्ते बाद, मुझे ड्यूवेट कवर मिला। इसे एक्सट्रैप करने के बाद, मैंने एक मजबूत खोज की। धातु की गंध, जो दो मशीन washes के बाद बंद हो जाती है। संलग्नक शिपिंग ऑर्डर की एक प्रति है। " प्राप्तियों या अन्य दस्तावेजों की मूल प्रतियां न भेजें।

तीसरे पैराग्राफ में अपनी उम्मीदों का वर्णन करें। उदाहरण के लिए, "चूंकि लोहे की भाप सुविधा ठीक से काम नहीं करती है, इसलिए मुझे $ 52.38 के पूर्ण और तत्काल धनवापसी की उम्मीद है। इसके अलावा मैंने जिस लोहे की वापसी के लिए भुगतान किया है। मैं आपकी प्रतिक्रिया के लिए 4 सप्ताह की प्रतीक्षा करूंगा। यदि मैं नहीं सुनता। आपसे, मैं बेहतर व्यावसायिक ब्यूरो से संपर्क करूंगा।"

दो खाली लाइनें छोड़ें और एक उपयुक्त मानार्थ समापन दर्ज करें, जैसे कि "आपका वास्तव में" या "ईमानदारी से।" अपने हस्ताक्षर के लिए चार से छह खाली लाइनें छोड़ दें। सीधे नीचे, अपने टाइप किए गए हस्ताक्षर दर्ज करें।

डबल स्थान और एनक्लोजर (एस) दर्ज करें।

टिप्स

उच्च गुणवत्ता वाले बांड पेपर का उपयोग करें। एक हैडर बनाएं जिसमें आपका नाम, पता, टेलीफोन नंबर और ई-मेल पता शामिल हो। छोटे पैराग्राफ लिखें और पत्र की लंबाई एक पृष्ठ पर रखें। पत्र के ऊर्ध्वाधर स्थान की जांच करने के लिए अपने वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम के प्रिंट पूर्वावलोकन सुविधा का उपयोग करें। यदि आवश्यक हो, रिक्ति को समायोजित करें। अपने पत्र को प्रमाणित करने के लिए किसी विश्वसनीय मित्र या रिश्तेदार से पूछें। वर्तनी, विराम चिह्न और व्याकरण संबंधी त्रुटियों की जांच करने के अलावा, आपके मित्र या रिश्तेदार को यह सुनिश्चित करना होगा कि पत्र का स्वर उपयुक्त है।