कुछ अन्य लिखित पत्राचार की तुलना में आशय पत्र आम तौर पर लंबाई में कम होते हैं। आशय पत्र का उपयोग भविष्य की योजनाओं, व्यापार संबंधों या संभावित समझौतों के संबंध में दो पक्षों के बीच व्यापक विचारों को प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है। यह एक पारस्परिक प्रारंभिक बिंदु और एक अवलोकन प्रदान करने का एक साधन है ताकि दोनों पक्षों को समझ में आ जाए कि क्या अपेक्षित है। ऐसी विशेषताएं हैं जो आम तौर पर इरादे के अधिकांश पत्र साझा करते हैं और इसमें शामिल होना चाहिए।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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कागज और कलम, पेंसिल
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प्रिंटर के साथ कंप्यूटर
किसी विशिष्ट व्यक्ति, व्यवसाय या अन्य संस्था को पत्र को संबोधित करें। "To To Whom This May Concern" जैसे अज्ञात को पत्र निर्देशित करने से बचें।
अनुसंधान और व्यापार पत्र और अन्य पत्राचार के मूल लेआउट या प्रारूप को समझें। पत्र को पेशेवर तरीके से प्रारूपित किया जाना चाहिए।
पहले पैराग्राफ में इस बात को शामिल करें कि पत्र क्यों लिखा जा रहा है। संक्षिप्त जानकारी शामिल करें जो आपके इरादे के पाठक को तुरंत सूचित करेगी।
व्यक्तिगत जानकारी दें। सामान्य जानकारी के रूप में आप कौन हैं और किसी भी प्रासंगिक साख या उपलब्धियों को शामिल किया जाना चाहिए।
प्रतिक्रिया पूछकर पत्र का समापन करें। अपने समय के लिए भी व्यक्ति को धन्यवाद दें। पत्र को सकारात्मक तरीके से लपेटें।
टिप्स
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पत्र को संक्षिप्त रखें। याद रखें, यह केवल संपर्क का एक प्रारंभिक साधन है।
चेतावनी
बहुत अधिक जानकारी के साथ प्राप्तकर्ता को अभिभूत करने से बचें। नमस्कार में व्यक्तियों के विशिष्ट नामों का उपयोग करना सुनिश्चित करें।
