समय बीतने के साथ, स्नातक छात्रों को पुनर्मिलन या विशेष स्कूल से जुड़े कार्यक्रमों के लिए ट्रैक करना कठिन हो सकता है। एक उच्च विद्यालय के पूर्व छात्र संघ सभी स्नातक स्नातकों की अद्यतन सूची रखकर व्यक्तिगत स्नातक स्तर की घटनाओं का समर्थन करने में मदद करेंगे। इससे पहले कि आप विशेष आयोजनों की व्यवस्था कर सकें और दान या बकाया राशि माँग सकें, आपको पूर्व छात्रों के आयोजनों की योजना बनाने और उनकी मेजबानी करने के लिए प्रतिबद्ध होना चाहिए।
हाई स्कूल स्नातक सहपाठियों तक पहुंचें जिनके साथ आप अभी भी एक रुचि समूह बनाने के लिए संपर्क में हैं। एक बार जब आप इस समूह के साथ बैठक की व्यवस्था कर लेते हैं, तो समूह के प्रत्येक सदस्य को सहपाठियों के साथ संवाद करना होता है जिनके साथ वे अभी भी संपर्क कर रहे हैं, संभवतः समूह में शामिल होने के बारे में।
स्कूल के प्रतिनिधियों से मिलकर उन्हें बताएं कि आप एक हाई-स्कूल पूर्व छात्र संघ शुरू कर रहे हैं। निर्धारित करें कि क्या यह सभी स्नातक कक्षाओं के लिए एक समग्र विद्यालय संघ है या एक व्यक्तिगत स्नातक वर्ग संघ है। स्कूल की फाइलों से छात्रों के नाम और पते को स्नातक करने के लिए कहें। यह आपको स्नातकों की सूची बनाने और एक डेटाबेस शुरू करने में मदद करने के लिए एक प्रारंभिक स्थान देगा।
रुचि समूह के प्रत्येक सदस्य को पूर्व छात्रों से संपर्क जानकारी अपडेट करने के लिए स्नातक सूची से कई नाम लेने दें। प्रत्येक रुचि समूह के व्यक्ति को अन्य सहपाठियों से संपर्क करके वर्ग के सदस्यों को ट्रैक करें, जिन्हें वे अभी भी जानते हैं या सोशल मीडिया वेबसाइटों पर संचार करते हैं या उनके लिए ऑनलाइन खोज करते हैं। वर्तमान ईमेल पते, सड़क के पते की जानकारी या दोनों के साथ पूर्व छात्रों की सूची को अपडेट करें।
पूर्व छात्रों के लिए एक पत्र लिखें जो एक पूर्व छात्र संघ बनाने की योजना बताते हैं। उन्हें अद्यतन संपर्क जानकारी प्रदान करने के लिए कहें। रुचि समूह के सदस्यों से संपर्क करने के लिए पूर्व छात्र संघ में भाग लेने के इच्छुक लोगों से पूछें।
पूर्व छात्र संघ की पहली बैठक के लिए एक एजेंडा स्थापित करें। एजेंडा में एसोसिएशन के संगठनात्मक ढांचे जैसे कि bylaws, मिशन स्टेटमेंट, कार्य योजना, लक्ष्य, एसोसिएशन अधिकारी नामांकन और चुनाव, और यदि कोई हो, फंडिंग संरचनाओं को विकसित करने की योजनाएं शामिल होनी चाहिए।
नेतृत्व परिषद या एसोसिएशन बोर्ड में भाग लेने के इच्छुक लोगों की एक बैठक बुलाई। अधिकारी नामांकन और चुनाव कराने और मतदान तंत्र पर कब निर्णय लें। स्वयंसेवी दान, वार्षिक बकाया या प्रायोजन जैसे वित्त पोषण गतिविधियों के लिए विचारों के साथ आने के लिए संगठन के उपनियमों और एक अन्य समूह को विकसित करने के लिए जिम्मेदार होने के लिए एक समिति का आयोजन करें।
अधिकारी चुनाव करें और संगठन के उपचुनावों को औपचारिक रूप दें।
अलग-अलग स्वयंसेवकों से एसोसिएशन संचार, फंड जुटाने की गतिविधियों, बकाया संग्रह, और यदि पुनर्मिलन की घटनाओं को संभालने के लिए अलग-अलग समितियों में भाग लेने के लिए कहें।
समिति की बैठकों के लिए अनुसूची तिथियां, और समिति के अद्यतन को शामिल करने के लिए आगामी बोर्ड बैठकों का समन्वय करें। उदाहरण के लिए, अगले नेतृत्व या बोर्ड की बैठक की तारीख, समय और स्थान की योजना बनाएं, और एजेंडे में प्रस्तावित एसोसिएशन बकाया संरचना पर एक समिति प्रस्तुति और समीक्षा और अनुमोदन के लिए निधि जुटाने की गतिविधियों का सुझाव दिया।
