आपूर्तिकर्ता को कैसे ऑडिट करना है

गुणवत्ता आपूर्तिकर्ता एक संगठन का एक आवश्यक हिस्सा हैं क्योंकि वे अच्छी और सेवाएं प्रदान करते हैं जो आप अपने ग्राहकों की सेवा के लिए उपयोग करते हैं। आपूर्तिकर्ताओं की व्यावसायिक प्रथाओं का आपके संगठन पर सीधा प्रभाव पड़ता है। यदि आपके पास एक आपूर्तिकर्ता है जो आपके उत्पादों को समय पर वितरित करने में सक्षम नहीं है, तो यह सीधे आपके राजस्व को प्रभावित करता है। आपूर्तिकर्ता का ऑडिट करना गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली का एक आवश्यक हिस्सा है। आप एक नए आपूर्तिकर्ता का ऑडिट करने का निर्णय ले सकते हैं क्योंकि आप उन्हें अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए उपयोग करने पर विचार कर रहे हैं, या आप अतीत में हुई किसी घटना के कारण वर्तमान आपूर्तिकर्ता का ऑडिट करने का निर्णय ले सकते हैं।

ऑडिट आयोजित करने के लिए समय निर्धारित करने के लिए अपने आपूर्तिकर्ता से संपर्क करें। अपने आपूर्तिकर्ता की प्रतिक्रिया पर ध्यान दें, विशेषकर कि वे आपके लिए ऑडिट कर रहे हैं या नहीं। आप आपूर्तिकर्ता के समय को ध्यान में रखते हैं और ऑडिट के समय को निर्धारित करने का प्रयास करते हैं जिससे दोनों पक्षों को लाभ होता है।

अपनी ऑडिट योजना विकसित करें और अपने आपूर्तिकर्ता के गुणवत्ता इतिहास की समीक्षा करें। ऑडिट करने के लिए आपका ऑडिट प्लान आपके कारण से निर्धारित होता है। उदाहरण के लिए, यदि आपने अपने आपूर्तिकर्ता के साथ कुछ उत्पादन समस्याओं का अनुभव किया है, तो आपको उत्पादन क्षेत्र का ऑडिट करने में अधिक समय देना चाहिए।

अपने आपूर्तिकर्ता की सुविधा को समय पर पहुंचाना। आपके आपूर्तिकर्ता के समय को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है। यदि संभव हो तो, अपने ऑडिट को पुनर्निर्धारित करने से बचने की कोशिश करें क्योंकि यह आपकी कंपनी को अव्यवसायिक दिखाई देता है।

पार्किंग स्थल, डंपस्टर क्षेत्र और सामने कार्यालय क्षेत्र पर ध्यान दें कि क्या वे साफ-सुथरे हैं। अगर आपको एक पेशेवर और विनम्र तरीके से बधाई दी जाती है, तो ध्यान दें। ये सभी चीज़ें आपूर्तिकर्ता की प्रबंधन टीम के सिद्धांतों का प्रतिबिंब हैं।

सुविधाओं का दौरा करें। किसी भी उपकरण दोष या सुरक्षा मुद्दों के लिए देखो। सुविधाओं में कितने अस्थायी कर्मचारी और कितने कर्मचारी कर्मचारी काम करते हैं, इस बारे में पूछताछ करें। आपूर्तिकर्ता की शिपिंग नीतियों का ऑडिट करें, और उत्पादन और विधानसभा प्रक्रियाओं का निरीक्षण करें। जब आप सुविधाओं का दौरा कर रहे हों और अपना ऑडिट कर रहे हों, तब प्रबंधक के रवैये का दस्तावेजीकरण करें।

एक मौजूदा आपूर्तिकर्ता के इनवॉइस और मूल्य निर्धारण अनुबंध को देखें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपूर्तिकर्ता आपको सही चार्ज कर रहा है। मूल्य निर्धारण में किसी भी विसंगतियों के लिए देखें, जैसे कि गलत शुल्क और निर्धारित समय से पहले मूल्य परिवर्तन। आपूर्तिकर्ता चालान में किसी भी विसंगतियों के लिए खोज करने के लिए देय खातों के साथ सहयोग करें, जिसमें अस्पष्टीकृत विविध शुल्क और गलत शिपिंग और परिवहन शुल्क शामिल हैं।

एक नए आपूर्तिकर्ता के व्यवसाय की शर्तों को सत्यापित करें। एक नए आपूर्तिकर्ता का उपयोग करने के कुछ महीनों के बाद, आपको यह देखने के लिए कि क्या शर्तें मेल खाती हैं, आपूर्तिकर्ता के चालान लाइन के नमूने और व्यापार अनुबंधों के नमूने बैच की समीक्षा करें। यदि आपको कोई विसंगति साबित होती है कि आप ओवरचार्ज किए गए थे, तो आपको रिफंड का अनुरोध करने के लिए आपूर्तिकर्ता से संपर्क करना चाहिए।

जिन चीजों का आप अवलोकन कर रहे हैं, उनके अच्छे नोट्स लें। यह आपकी सहायता करेगा जब यह आपके मूल्यांकन को लिखने और प्रबंधन को प्रस्तुत करने का समय है। अपने नोट्स में आवश्यक रूप से अधिक विवरण जोड़ें ताकि आप किसी भी मुद्दे को प्रभावी ढंग से संबोधित कर सकें।

अपना मूल्यांकन लिखिए। अपने मूल्यांकन में किसी भी सिफारिश को शामिल करें और सबूत के साथ उनका समर्थन करें। उदाहरण के लिए, यदि आपको नए उपकरणों की सिफारिश की जाती है, तो अपनी ऑडिट करते समय आपके द्वारा देखे गए दोषपूर्ण उपकरणों का दस्तावेजीकरण करें। आपूर्तिकर्ता को मूल्यांकन प्रदान करें और अपने आपूर्तिकर्ता की किसी भी चिंता पर चर्चा करें।