कैसे एक कंपनी अवकाश कैलेंडर बनाने के लिए

आप चाहते हैं कि आपके कर्मचारी अपने विवेक से छुट्टी के समय का लाभ उठाएं, लेकिन यह सुनिश्चित करना आपका काम है कि आपके पास साल भर सभी विभागों में कर्मचारी हों ताकि सामान्य व्यवसाय जारी रह सके। कर्मचारी छुट्टियों का समन्वय करने का एकमात्र तरीका एक मास्टर छुट्टी कैलेंडर बनाना है। शेड्यूल की तुलना करने और कर्मचारी छुट्टी के समय को ठीक से प्रबंधित करने के लिए आप ऑनलाइन या अपने कंप्यूटर पर कई तरह के सॉफ्टवेयर प्रोग्राम का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप उस विधि को पसंद करते हैं तो आप एक पेपर कैलेंडर भी रख सकते हैं।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• कैलेंडर कार्यक्रम

• कैलेंडर टेम्पलेट

इलेक्ट्रॉनिक कैलेंडर

अपने कंप्यूटर या इंटरनेट पर चुने गए कैलेंडर सॉफ़्टवेयर पर नेविगेट करें। इलेक्ट्रॉनिक प्रोग्राम बनाने के लिए कई प्रोग्राम उपलब्ध हैं जिनमें वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम, कैलेंडर सॉफ्टवेयर या ऑनलाइन प्रोग्राम शामिल हैं।

एक नया कैलेंडर जोड़ने के लिए विकल्प का चयन करें, और कंपनी के मास्टर अवकाश कैलेंडर के लिए एक नाम जोड़ें। सॉफ़्टवेयर चयन के आधार पर इसे अपनी हार्ड ड्राइव या अपने नेटवर्क या इंटरनेट पर इच्छित स्थान पर सहेजें। किसी भी ऐसे दिन या सप्ताह को ब्लॉक करें, जिसमें कर्मचारी अवकाश नहीं ले सकते हैं या इस विकल्प के प्रबंधकों को सूचित नहीं कर सकते हैं।

अपने चुने हुए सॉफ़्टवेयर के लिए प्रोफाइल बनाएँ जो लोगों के विशेषाधिकारों और विकल्पों को निर्धारित करता है। उदाहरण के लिए, आपको और आपके बैकअप को सभी बदलाव करने के लिए वैश्विक प्रशासनिक अधिकारों की आवश्यकता होती है, लेकिन प्रबंधकों को केवल शुरुआत के साथ घटनाओं को जोड़ने और रोकने की आवश्यकता हो सकती है जिसे आपने अनुमोदित किया था। प्रोग्राम में उपयोगकर्ता और उनके उपयोगकर्ता नाम जोड़ें और उन्हें सही प्रोफ़ाइल संलग्न करें। प्रबंधकों को अपने व्यक्तिगत पासवर्ड बनाने दें, या एक जेनेरिक जोड़ें जो वे बदल सकते हैं। अंत में, कैलेंडर को सभी कर्मचारियों के लिए सुलभ बनाने के लिए, केवल किसी भी कर्मचारी द्वारा उपयोग किए जा सकने वाले विकल्पों के साथ एक प्रोफ़ाइल और पासवर्ड बनाएं। यदि आपके पास बहुत सारे कर्मचारी हैं, तो आप कई जेनेरिक उपयोगकर्ता और पासवर्ड बनाना चाहते हैं जिनके पास देखने के विकल्प हैं।

एक इलेक्ट्रॉनिक टेम्पलेट बनाएं जिसका उपयोग कर्मचारी अपने प्रबंधकों से छुट्टी के समय का अनुरोध करने के लिए कर सकते हैं। उनके प्रबंधक के अनुमोदन के लिए एक स्थान जोड़ें। आप इस टेम्प्लेट को वर्ड प्रोसेसिंग या स्प्रेडशीट प्रोग्राम से बना सकते हैं। छुट्टियों का अनुरोध करने के लिए अपने कर्मचारियों को देने के लिए सभी प्रबंधकों को यह टेम्पलेट उपलब्ध कराएं।

कर्मचारियों द्वारा किए गए अवकाश अनुरोधों को अनुमोदित करने के लिए विभाग प्रबंधकों की आवश्यकता होती है। क्या प्रबंधक इलेक्ट्रॉनिक कैलेंडर में अवकाश अनुरोधों को टाइप करते हैं, लेकिन क्या आपने उन्हें स्वीकृत अवकाश अनुरोध की एक प्रति भेज दी है। कुछ व्यवसायों को इन अनुरोधों को आगे बढ़ाने के लिए प्रबंधकों की आवश्यकता होती है, जबकि अन्य को सप्ताह के एक विशिष्ट दिन पर कैलेंडर के लिए अवकाश अनुरोध अपडेट की आवश्यकता हो सकती है। आवश्यकतानुसार अतिरिक्त छुट्टियों की समीक्षा और अनुमोदन करें।

एक नियमित आधार पर मास्टर छुट्टी कैलेंडर की एक प्रति प्रिंट करें और इसे कर्मचारी लाउंज, रसोई या ब्रेक रूम में पोस्ट करें।

छुट्टी के लिए किताबों पर कर्मचारियों का समय सुनिश्चित करने के लिए सभी छुट्टी अनुरोधों का ध्यान रखें। स्वीकृत अवकाश अनुरोधों का प्रिंट आउट लें और उनकी कार्मिक फ़ाइलों में प्रतिलिपि रखें। अपने रिकॉर्ड के लिए पेरोल के अवकाश अनुरोध की एक इलेक्ट्रॉनिक प्रति अग्रेषित करें।

कागज का कैलेंडर

इंटरनेट से मुक्त कैलेंडर डाउनलोड करें या अपने चुने हुए सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम से कैलेंडर टेम्पलेट का चयन करें। इस कैलेंडर की एक प्रति प्रिंट करें। यदि आवश्यक हो तो आप कार्यालय आपूर्ति स्टोर से खाली कैलेंडर टेम्पलेट भी प्राप्त कर सकते हैं। कैलेंडर को किसी केंद्रीय स्थान पर, जैसे कि कार्यालय की रसोई, ब्रेक रूम या मेल रूम में पोस्ट करें।

किसी भी सप्ताह बाहर ब्लॉक करें जहां कर्मचारी छुट्टी नहीं ले सकते। आप इन क्षेत्रों को ग्रे कर सकते हैं या उन दिनों में एक बड़ा एक्स लगा सकते हैं जहां कर्मचारियों को उतारने की अनुमति नहीं है।

कर्मचारियों को अपने टाइम-ऑफ अनुरोधों को लिखने और अनुमोदन के लिए अपने प्रबंधक को अग्रेषित करने की आवश्यकता है। एक बार प्रबंधक के अनुमोदन के बाद, अनुरोध आपके पास भेज दिया जाता है। फिर, समय-समय पर अनुरोध को स्वीकार करने से पहले अपने व्यवसाय के सभी क्षेत्रों में कर्मचारियों की आवश्यक संख्या सुनिश्चित करने के लिए कैलेंडर की जाँच करें।

आवश्यकतानुसार कंपनी कैलेंडर में स्वीकृत छुट्टियां जोड़ें। कर्मचारी के कार्मिक फ़ाइल के लिए कॉपी और पेरोल रखने के लिए स्वीकृत अवकाश अनुरोध अग्रेषित करें।

टिप्स

• इससे पहले कि आप एक कंपनी अवकाश कैलेंडर स्थापित करें, छुट्टियों के लिए कंपनी की नीति और प्रक्रिया अनुभाग की समीक्षा करें। यदि आपके पास एक नहीं है, तो आपको इलेक्ट्रॉनिक या पेपर कैलेंडर के लिए चुनी गई प्रक्रियाओं का पालन करने के लिए नीति और कैसे-कैसे प्रक्रियाएं बनाने की आवश्यकता होगी।

  सुनिश्चित करें कि नीति में ऐसी जानकारी शामिल है जो अनुरोधों को इंगित करती है, प्रबंधक की स्वीकृति और उपलब्ध अवकाश समय के अधीन हैं। नीति के साथ किसी भी मुद्दे को स्पष्ट करने के लिए, आप उस भाषा को शामिल करना चाह सकते हैं, जो निष्पक्षता के लिए पहले आओ, पहले पाओ के आधार पर परिसीमन करती है, लेकिन यह इंगित करती है कि जब एक ही समय में कई कर्मचारी एक ही समय में छुट्टी के लिए आवेदन करते हैं, तो छुट्टियों की अनुमति दी जाती है वरिष्ठता।

  कर्मचारी मैनुअल के प्रक्रिया खंड में टाइम-ऑफ अनुरोध फॉर्म शामिल करें। आवश्यकतानुसार नियमावली में शामिल करने के लिए अद्यतन प्रतियां पास करें।

चेतावनी

राज्य और संघीय कानूनों का पालन सुनिश्चित करने के लिए अपनी नीति और प्रक्रियाओं की समीक्षा करें। जबकि कंपनियों को कर्मचारी अवकाश देने की आवश्यकता नहीं होती है, जब वे करते हैं, तो उन्हें कार्यक्रम के प्रशासन में संघीय और राज्य कानूनों का पालन करना चाहिए।

नीतियों में एक अवकाश अर्जित चार्ट शामिल करें ताकि कर्मचारी समझ सकें कि उनकी सेवा के वर्षों के लिए वे कितने अवकाश के हकदार हैं।