निर्धारण उन सांसारिक प्रशासनिक कार्यों में से एक है जो कोई भी नहीं करना चाहता है; हालांकि, महत्वपूर्ण तारीखों और मील के पत्थर को रिकॉर्ड करने के लिए एक व्यवस्थित तरीके से विकसित करने में विफलता सबसे अच्छी रखी योजनाओं को बर्बाद कर सकती है। एक मास्टर कैलेंडर में महत्वपूर्ण तिथियां शामिल होनी चाहिए, स्वचालित होनी चाहिए, और लोगों को आगामी तिथियों के बारे में सूचित करने के लिए एक टिकर प्रणाली भी शामिल होनी चाहिए। प्रभावी ढंग से एक मास्टर कैलेंडर बनाने के लिए सभी उपयोगकर्ताओं के लिए सहज, कुशल और अच्छी तरह से लिखित प्रक्रियाएं होनी चाहिए।
रखरखाव और बैक-अप के लिए जवाबदेही रखने के लिए एक व्यक्ति को नामित करें। यह व्यक्ति वितरण से पहले कैलेंडर पर महत्वपूर्ण तिथियों की समीक्षा करने और दर्ज करने के लिए जिम्मेदार होना चाहिए।
अंतिम तिथियां और समय सीमा दर्ज करें। अंतिम तिथियां शायद सांप्रदायिक मास्टर कैलेंडर बनाने और बनाए रखने का सबसे महत्वपूर्ण कारण हैं। इन तिथियों को बाहर खड़ा होना चाहिए और बोल्ड चेहरे, रंगीन या सभी कैप में प्रवेश किया जाना चाहिए।
समय सीमा से पहले गुदगुदाने की तारीख निर्धारित करने के लिए पेशेवरों और सहायक कर्मचारियों के साथ काम करें। यह गतिविधि और संगठन पर निर्भर है। उदाहरण के लिए, आप एक प्रमुख बजट बैठक से एक सप्ताह पहले रिमाइंडर प्रदान कर सकते हैं। हालांकि, एक समूह खुश घंटे केवल घटना से एक घंटे पहले एक अनुस्मारक की आवश्यकता हो सकती है। आप यात्रा के लिए समय का निर्माण करना चाहते हैं यदि घटना तत्काल कार्यालय में नहीं है।
परिवर्तनों के उपयोगकर्ताओं को सूचित करने के लिए एक प्रक्रिया निर्धारित करें। यह एक औपचारिक या अनौपचारिक प्रक्रिया हो सकती है। हालांकि, इसे प्रक्रियाओं में स्पष्ट रूप से उल्लिखित किया जाना चाहिए। आपको परिवर्तन की पुष्टि करने का एक तरीका भी प्रदान करना होगा। यह सभी कर्मचारियों या बैठक में उपस्थित लोगों के लिए एक पुष्टिकरण अनुरोध के साथ एक त्वरित ईमेल हो सकता है।
अनुवर्ती तिथियों को शामिल करने का एक विकल्प प्रदान करें। अनुवर्ती तिथियां वे तिथियां हैं जो एक अन्य बैठक के परिणामस्वरूप आती हैं। यही है, वे एक मूल बैठक से जुड़े हैं। अगली बैठक से पहले वित्त पूरा करने के लिए एक उदाहरण एक एआर (कार्रवाई की आवश्यकता) होगा। मूल बैठक के लिए अनुवर्ती तिथियां संलग्न करने में सक्षम होने के कारण प्रक्रिया को स्वचालित करने और अगली बैठक या घटना के लिए अधिक दक्षता लाने का एक अच्छा तरीका है।
दैनिक और साप्ताहिक आधार पर मास्टर कैलेंडर का प्रिंट आउट लें और वितरित करें। यह संगठन के आधार पर वैकल्पिक है।
कैलेंडर को केंद्रीय स्थान पर रखें। यह ऑनलाइन, एक साझा फ़ाइल या एक साझा बुलेटिन बोर्ड पर हो सकता है।
