व्यवसाय नीतियों की व्याख्या करने में आम तौर पर कंपनी की प्रक्रियाओं की व्याख्या करना शामिल होता है, जिसे अक्सर नौकरशाही भाषा में लिखा जाता है, जो पहले से ही चिढ़ और परेशान हैं। उनकी निराशा को स्वीकार करके और सादे और सामान्य भाषा का उपयोग करके यह वर्णन करने के लिए कि ग्राहक को आगे बढ़ने के लिए क्या आवश्यक है, ग्राहक सेवा प्रतिनिधि एक तनावपूर्ण स्थिति को फैला सकते हैं, एक सफल लेनदेन का संचालन करने और अन्य जानकारी जैसे कि ब्रोशर, वेबसाइट लिंक को संकेत प्रदान करने का अवसर प्रदान करते हैं। और मदद और समर्थन के लिए अन्य फोन नंबर।
व्यवसाय नीति का वर्णन करके यह बताता है कि यह कैसे व्यापार लेनदेन को सुव्यवस्थित करने में मदद करता है जो वास्तव में लंबे समय में ग्राहकों की मदद करता है। पिछली नीतियों में बदलाव के बारे में ब्योरा दें कि लंबी अवधि के लाभ के मामले में मौजूदा नीति अधिक लाभप्रद है। किसी भी कानून, अध्ययन किए गए, ग्राहक प्रतिक्रिया प्राप्त या पारंपरिक व्यवसाय प्रथाओं का हवाला देते हैं जो व्यवसाय अभ्यास के कार्यान्वयन को सुदृढ़ करते हैं।
किसी भी व्यवसाय नीति की व्याख्या में ग्राहकों को शामिल करें। इस बारे में स्पष्ट प्रतिक्रिया के लिए पूछें कि नियम उनके व्यवसाय को कैसे प्रभावित करते हैं। उदाहरण के लिए, क्वालिट्रिक्स, जूमरंग या सर्वेमोनकी जैसे मुफ्त सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों का उपयोग करके ऑनलाइन सर्वेक्षण के साथ रिकॉर्ड इनपुट। अपने निष्कर्ष प्रकाशित करें ताकि ग्राहक देख सकें कि आपने उनकी प्रतिक्रिया को गंभीरता से लिया है और उनके सुझावों पर कार्रवाई करने का इरादा रखते हैं। उदाहरण के लिए, ग्राहक सेवा के घंटे कम करने से ग्राहक के व्यवसाय पर नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है, लेकिन कुल लागत कम हो सकती है, इसलिए ऐसी नीतियों का लाभ स्पष्ट होना चाहिए या असंतोष होना चाहिए।
विकल्प के बारे में बताएं। यदि आपके संगठन के लिए व्यवसाय नीति की वर्तमान व्याख्या ग्राहक के लिए आपके साथ व्यापार करना असंभव बनाती है, तो विकल्पों की जांच करें, खासकर यदि ग्राहक खाता आकर्षक अवसर प्रस्तुत करता है या महत्वपूर्ण निष्ठा दिखाता है। अन्य संभावनाओं पर विचार किए बिना अपनी कंपनी की प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचाने से बचें। उदाहरण के लिए, ग्राहक पूछताछ से निपटने के लिए अन्य विकल्पों का प्रस्ताव करें, जैसे कि सोशल मीडिया तकनीक, जिसमें विकी, ब्लॉग और फ़ोरम शामिल हैं। व्यावसायिक नीतियों के साथ असंतोष को दूर करने और ऑफसेट करने के लिए कंपनी की वेबसाइट पर उपलब्ध प्रशिक्षण अवसरों और संसाधनों पर ग्राहकों को शिक्षित करें।
यदि ग्राहक विरोध करता है तो कार्यान्वयन के लिए सख्त व्याख्या छोड़ दें। कार्यान्वयन तिथि प्रस्तावित करें जो ग्राहक को आपकी नई नीति और वर्तमान नीति के प्रवर्तन में समायोजित करने की अनुमति देती है। उदाहरण के लिए, सुनिश्चित करें कि उत्पादों और सेवाओं के लिए टेलीफोन समर्थन को समाप्त करने से पहले पर्याप्त दस्तावेज और ऑनलाइन समर्थन प्रणाली मौजूद है। ग्राहकों की संतुष्टि को सुनिश्चित करना शामिल है कि नए समर्थन तंत्र मौजूदा ग्राहकों और भविष्य के ग्राहकों की जरूरतों को समान रूप से पूरा करते हैं। एक ग्राहक की व्यवसाय को प्रभावित करने वाली सेवा को समाप्त करने से पहले अपनी कंपनी की व्यावसायिक नीतियों की व्याख्या करने पर सेमिनार, प्रशिक्षण, कार्यशाला और अन्य प्रकार की सहायता प्रदान करें।
