वह व्यक्ति जो किसी कार्यालय में प्रवेश करने पर ग्राहकों को बधाई देता है, कंपनी की एक छवि प्रस्तुत करता है। एक अव्यवस्थित, उदासीन रिसेप्शनिस्ट कंपनी को अनप्रोफेशनल और अनरीडिंग के रूप में प्रस्तुत करता है। इस बीच, एक चौकस स्टाफ सदस्य द्वारा गर्मजोशी से स्वागत किया जाना एक ग्राहक को मूल्यवान महसूस कराता है और उसे कंपनी के साथ लंबे समय तक संबंध बनाने के लिए प्रेरित कर सकता है। यह भी याद रखें कि कुछ प्रकार के कार्यालयों में जैसे कि चिकित्सक या चिकित्सक का कार्यालय, और साक्षात्कार जैसे महत्वपूर्ण बैठकों से पहले, आगंतुक घबराहट महसूस कर सकते हैं। एक अनुकूल ग्रीटिंग उन्हें आराम से रखने में मदद कर सकता है।
प्रवेश द्वार का सामना करने के लिए अपनी डेस्क को स्थिति दें, ताकि आप ग्राहकों को प्रवेश करते समय देखें। सुनिश्चित करें कि कार्यालय प्रत्येक दिन की शुरुआत में सुव्यवस्थित दिखे और इसे पूरे दिन व्यवस्थित रखें। पैकेज तुरंत वितरित करें या उन्हें दृष्टि से बाहर रखें। कागजात ठीक से दर्ज करें और अपनी नियुक्ति पुस्तक को सुलभ रखें। उचित कंप्यूटर प्रोग्राम चलाएं ताकि आप आसानी से किसी ग्राहक की जानकारी देख सकें।
वास्तविक गर्मजोशी और उत्साह को व्यक्त करते हुए, मुस्कुराएं और ग्राहक का स्वागत करें। एक अभिवादन का उपयोग करें, जो संकेत देता है कि आप उससे उम्मीद कर रहे हैं, यदि यह मामला है - लेकिन केवल अगर आप जानते हैं कि यह वह ग्राहक है जिसकी आप अपेक्षा कर रहे हैं। यदि आप सुबह 9 बजे अपनी लॉ फर्म में क्लाइंट की उम्मीद कर रहे हैं, और एक बिजनेस मीटिंग के लिए तैयार एक आदमी चलता है, तो आप मुस्कुराते हुए कह सकते हैं, "हाय, क्या आप जॉन हैं? आपसे मिलकर बहुत अच्छा लगा।" कभी भी क्लाइंट का पूरा नाम न बताएं - इस जानकारी को गोपनीय समझें। यदि आप क्लाइंट को नहीं जानते हैं तो एक अधिक सामान्य ग्रीटिंग का उपयोग करें, जैसे "गुड मॉर्निंग, XYZ फर्म में आपका स्वागत है। मैं आज आपकी मदद कैसे कर सकता हूं?"
एक नियुक्ति की व्यवस्था करके ग्राहक को सहायता प्रदान करें, उसे कागजी कार्रवाई देनी होगी या उसे यह बताना होगा कि आप उपयुक्त व्यक्ति को बताएंगे कि वह आ चुका है। ग्राहक को बताएं कि उसे कितनी देर तक प्रतीक्षा करने की आवश्यकता हो सकती है। उससे पूछें कि क्या उसके पास कोई सवाल है और आपकी क्षमता के अनुसार उन्हें जवाब दें। यदि आपको उत्तर की जाँच करनी है, तो उसे आश्वस्त करें कि आप करेंगे।
प्रतीक्षा करते समय आराम करने के लिए ग्राहक को प्रोत्साहित करें। यदि उपलब्ध हो तो ग्राहक को जल, कॉफी या चाय जैसे जलपान प्रदान करें। यदि ग्राहक प्रस्ताव को अस्वीकार कर देता है, तो उसे बताएं कि क्या वह अपना विचार बदलता है। जब आप ग्राहक से बात करते हैं, तो गर्मजोशी और उत्साह के साथ मुस्कुराते हुए और आंखों से संपर्क बनाते रहें।
विनम्रता से ग्राहक से सिर्फ एक पल इंतजार करने के लिए कहें यदि आपको फोन का जवाब देना चाहिए। फोन को ग्रीटिंग के साथ उत्तर दें जैसे, "गुड मॉर्निंग, यह एक्सवाईजेड फर्म से टेरी है। क्या आप बस एक पल के लिए पकड़ सकते हैं?" फोन करने वाले को धन्यवाद दें और उसे आश्वस्त करें कि आप उसके साथ सही रहेंगे। फिर ऑफिस में क्लाइंट के पास जाएं।
ग्राहकों को कर्मचारियों से परिचित कराने के लिए अपने कार्यालय के प्रोटोकॉल का पालन करें। क्लाइंट के आते ही स्टाफ मेंबर को समन करें, अगर आपको पता है कि स्टाफ मेंबर किसी दूसरे विजिटर से नहीं मिल रहा है। अन्यथा, जब क्लाइंट की नियुक्ति शुरू होने वाली हो, तब उचित स्टाफ के सदस्य को फोन पर बुलाएं।
यदि आपके कार्यालय में यह स्वीकृत प्रक्रिया है, तो क्लाइंट को स्टाफ सदस्य के कार्यालय में ले जाएं, और स्टाफ सदस्य ने बैठक शुरू करने के लिए संकेत दिया है। वैकल्पिक रूप से, क्लाइंट से मिलने के लिए स्टाफ के सदस्य को प्रतीक्षा क्षेत्र में बुलाएं। क्लाइंट और स्टाफ सदस्य का परिचय दें, यदि वे अभी तक नहीं मिले हैं, अंतिम नामों या पहले नामों का उपयोग करके, जिसके आधार पर आपकी कंपनी पसंद करती है।
