एक लघु व्यवसाय लेखा व्यय लेजर कैसे सेट करें

एक सामान्य खाता बही (जीएल) में पांच खंड होते हैं: संपत्ति, देयताएं, मालिक की इक्विटी, राजस्व और व्यय। इनमें से प्रत्येक खंड एक अलग लेखा-बही खाता या पुस्तक है, इसलिए जीएल को आपकी कंपनी की पुस्तकों के बारे में बात करते समय संदर्भित किया जाता है। प्रत्येक खाता बही में कई खाते होते हैं, इसलिए आपके व्यय खाताकर्ता में ये खाते होंगे: किराया, टेलीफोन, बिजली उपयोगिताओं, कार्यालय की आपूर्ति, और आपके व्यवसाय में होने वाले खर्चों की अन्य सभी व्यक्तिगत श्रेणियां।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• 12 महीने का बैंक स्टेटमेंट

• खातों का चार्ट (COA)

अपने लेजर सिस्टम का आयोजन

अपने बैंक स्टेटमेंट की जांच करें और नियमित मासिक खर्चों, तिमाही और वार्षिक खर्चों की एक सूची और कार्यालय की आपूर्ति, विपणन, मनोरंजन और यात्रा जैसे चर खर्चों की एक और सूची संकलित करें। अपने खातों का चार्ट सेट करने में इन सूचियों का उपयोग करें।

अपने खातों का चार्ट स्थापित करें। आपके सीओए में अलग-अलग उत्पादकों को पारंपरिक रूप से निम्न प्रकार से गिना जाता है: 1000-1999 संपत्ति, 2000-2999 देनदारियां, 3000-3999 मालिक की इक्विटी, 4000-4999 राजस्व, 5000-5999 माल की बिक्री, 6000-6999 विपणन और अमूर्त खर्च, 7000 -7999 अन्य राजस्व, 8000-8999 प्रशासनिक, यात्रा, कर्मियों और विविध व्यावसायिक खर्च।

मार्केटिंग और इंटैंगिबल्स व्यय खाता बही में 6000-6099 सामान्य व्यय, 6100 विज्ञापन, 6200 वित्तीय शुल्क, 6300 धर्मार्थ दान, 6400 मूल्यह्रास, 6500 कर्मचारी लाभ, 6600 कर, 6700 बीमा शामिल हो सकते हैं। प्रत्येक श्रेणी को आगे गिने हुए उपश्रेणियों में विभाजित किया जाएगा, जैसे कि अधिकारी और निदेशक का बीमा, त्रुटियां और चूक बीमा, देयता बीमा, वाहन बीमा और आपके द्वारा वहन किया जाने वाला कोई अन्य बीमा।

प्रशासनिक, यात्रा, कार्मिक और विविध व्यवसाय व्यय खाता शामिल हो सकते हैं जैसे 8100 किराया, 8200 विद्युत उपयोगिताओं, 8300 इंटरनेट, 8400 टेलीफोन, 8500 कानूनी, लेखा और सलाहकार, 8600 वेतन और मजदूरी, 8600 पेरोल करों, 8700 कार्यालय की आपूर्ति, 8800 मरम्मत और रखरखाव, और व्यापार करने के अन्य खर्च।

अपने वर्तमान बिलों में से एक, एक उपयोगिता बिल लें। उस पर अपने खाता संख्या को चिह्नित करें। अपने सीओए के प्रशासनिक, यात्रा, कर्मियों और विविध श्रेणी के अंतर्गत देखें और 8200 विद्युत उपयोगिताओं की श्रेणी खोजें। यदि आप कार्यालय के लिए और शोरूम के लिए उन लोगों से अपने गोदाम में उपयोगिताओं को अलग करते हैं, तो आपको उन श्रेणियों में से प्रत्येक के लिए खाता संख्या बनानी चाहिए ताकि आपका गोदाम उपयोगिता बिल 8220, कार्यालय 8230 और शोरूम 8240 हो सके।

टिप्स

• क्विकबुक की तरह अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर ने अकाउंटिंग के कई बुनियादी कामों को खत्म कर दिया है जैसे कि जनरल लेजर और चार्ट ऑफ अकाउंट्स सेट करना, लेकिन आप अपने सीओए के साथ परामर्श करना सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप अपना सीओए ठीक से सेट कर रहे हैं। सीओए का कारण विभिन्न प्रकार के राजस्व और कर उद्देश्यों के लिए खर्चों को व्यवस्थित करना है।

चेतावनी

"खाता" शब्द को बैंकिंग में खाते के साथ भ्रमित न करें। लेखांकन में, यह एक प्रणाली को संदर्भित करता है या श्रेणियों में प्रविष्टियों का आयोजन करता है ताकि उन्हें वर्ष के अंत में कर तैयारी को आसान बनाने के लिए आसानी से अलग किया जा सके।