चाहे आप एक कर्मचारी हैं जो आपके बॉस के लिए एक रिपोर्ट लिख रहे हैं, या आपके सामान्य प्रबंधक को रिपोर्ट करने वाले व्यवसाय के मालिक, सबसे अच्छा उपकरण "क्यों-क्या-कैसे" ढांचा है। आप यह रिपोर्ट क्यों लिख रहे हैं? पाठक को क्या जानकारी जानना आवश्यक है? आप अपनी सिफारिशें या निष्कर्ष कैसे प्रस्तुत करने जा रहे हैं? इस संरचना का अनुसरण करने से आपके दस्तावेज़ को एक तार्किक प्रवाह मिलेगा। यह आपके बॉस या कार्यकारी को अच्छी तरह से सूचित व्यावसायिक निर्णय लेने के लिए आवश्यक सटीक जानकारी देगा।
क्यों पर ध्यान दें
समझें कि आप रिपोर्ट क्यों लिख रहे हैं। यह आवश्यक है कि आप रिपोर्ट के उद्देश्य पर स्पष्ट हों, अन्यथा आप अपने लेखन को गलत श्रोताओं के सामने ला सकते हैं या महत्वपूर्ण जानकारी छोड़ सकते हैं। यदि आवश्यक हो तो प्रश्न पूछें। यदि रिपोर्ट कई विभागों को वितरित की जाएगी, तो विचार करें कि क्या आपको प्रत्येक विभाग की चिंताओं को संबोधित करने वाले व्यक्तिगत अनुभागों को शामिल करना चाहिए।
क्या जानकारी शामिल करने के लिए तय करें
वित्तीय डेटा, चार्ट और ग्राफ़ जैसी आपकी ज़रूरत की जानकारी इकट्ठा करें। उन लोगों का साक्षात्कार करें जिनकी राय आपकी रिपोर्ट के लिए प्रासंगिक है। फिर, सबसे महत्वपूर्ण बिंदु या बिंदुओं पर निर्णय लें जो आपको लगता है कि दर्शकों को जानना आवश्यक है। कुछ पैराग्राफ लिखकर शुरू करें जो मुख्य बिंदुओं को उजागर करते हैं, या अपनी जानकारी को बुलेट-पॉइंट आइटम्स की संरचना में बनाते हैं।
अपनी सिफारिश कैसे प्रस्तुत करें यह तय करें
रिपोर्ट को एक शीर्षक दें। संक्षेप में असाइनमेंट का विवरण या रिपोर्ट लिखने का कारण बताएं। जानकारी एकत्र करने की अपनी विधि का वर्णन करें। कोर विषयों के अनुसार, उदाहरण के लिए, रिपोर्ट के मुख्य भाग को व्यवस्थित करें। यह सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त जानकारी शामिल करें कि आपने विषय की पूरी जाँच की है। अपने निष्कर्षों के आधार पर अपने निष्कर्ष या सिफारिश के साथ रिपोर्ट को समाप्त करें।
एक कार्यकारी सारांश जोड़ें
अपनी रिपोर्ट की शुरुआत में लौटें और एक पैराग्राफ या दो जोड़ दें जो रिपोर्ट के मुख्य बिंदुओं को प्रस्तुत करता है। वैकल्पिक रूप से, अपने विचारों की संरचना के लिए बुलेट पॉइंट का उपयोग करें। कार्यकारी सारांश वह सब हो सकता है जो आपके बॉस के पास पढ़ने के लिए समय हो, ताकि सभी प्रासंगिक जानकारी शामिल करना सुनिश्चित हो। संक्षेप में, रिपोर्ट किस बारे में है? प्रमुख निष्कर्ष क्या हैं? आप क्या प्रस्ताव या सिफारिश करते हैं? आगे क्या होगा? अपने सारांश को तब तक संपादित करें जब तक कि वह एक या दो मिनट के पढ़ने के समय के भीतर आपकी रिपोर्ट का सार वितरित न कर दे।
रिपोर्ट को प्रारूपित करें
यदि कोई कंपनी स्टाइल गाइड है, तो सुनिश्चित करें कि आप इसका पालन करते हैं। अन्यथा, एक आसान-से-पढ़ने वाली शैली में रिपोर्ट को प्रारूपित करें, जिससे प्रतिलिपि को यथासंभव स्कैन करना आसान हो। अलग-अलग विषयों के लिए स्पष्ट शीर्षकों का उपयोग करें; यह आपके बॉस के लिए रिपोर्ट में प्रासंगिक पृष्ठ ढूंढना आसान बनाता है। बड़े फ़ॉन्ट या बोल्ड प्रिंट में महत्वपूर्ण तथ्यों को उजागर करने पर विचार करें। रिपोर्ट के अंत में किसी भी वित्तीय विवरण, मुद्रित सामग्री या अन्य सहायक दस्तावेजों को परिशिष्ट में व्यवस्थित करें।
जाँच करें और प्रूफरीड करें
उचित वर्तनी और व्याकरण के लिए रिपोर्ट की जाँच करें। ऑनलाइन वर्तनी जाँच और व्याकरण जाँच सहायक होते हैं लेकिन वे हमेशा संदर्भ के लिए अनुमति नहीं देते हैं।यदि संभव हो, तो किसी ने त्रुटियों के लिए एक मनके आंख के साथ रिपोर्ट प्रूफरीड की है। सामान्य रूप से रिपोर्ट की आलोचना करने के लिए प्रूफरीडर से पूछें। क्या आपने एक विचार अधूरा छोड़ दिया है? क्या आपने उद्योग शब्दावली का लगातार उपयोग किया है? क्या यह समझना आसान है? अपनी तारकीय शब्दावली के साथ प्रभावित करने की कोशिश न करें - इसके बजाय स्पष्टता के लिए प्रयास करें।
