औपचारिक पत्र लिखना डराना है। अपने बॉस को एक औपचारिक पत्र लिखना इस दुनिया को डरावना लग सकता है। चाहे वह समय के लिए अनुरोध करना हो या अपने इस्तीफे को टेंडर करना हो, यह सीखने का एक अच्छा कौशल है क्योंकि आप कामकाजी दुनिया में जाते हैं। टेम्पलेट को ध्यान में रखते हुए आपको रास्ते में बहुत मदद मिलेगी।
अपने इरादे के बारे में सोचो
आपका ध्यान यहाँ क्या है? आप अपना अंतिम परिणाम क्या चाहते हैं? अपने आप से स्पष्ट होने के नाते न केवल आप क्या कहना चाहते हैं, बल्कि आपको यह कहने की आवश्यकता क्यों है कि यह आपके बॉस को लिखते समय मदद करता है। आप जो बताना चाहते हैं, उसके बारे में ईमानदार होना महत्वपूर्ण है।
आपकी संपर्क संबंधी जानकारी
ऊपरी दाएं कोने में, आपको अपनी सभी संपर्क जानकारी रखनी चाहिए। यह निम्नलिखित की तरह दिखना चाहिए:
- नाम
- कंपनी का पता।
- आपकी सीधी कंपनी फोन लाइन।
- ईमेल पता।
इससे यह स्पष्ट होता है कि आप कौन हैं और आपका प्रत्यक्ष पर्यवेक्षक कौन है या आपकी टीम है।
आपके बॉस की संपर्क जानकारी
अपनी संपर्क जानकारी से सीधे, अपने बॉस की संपर्क जानकारी को ऊपर दिए गए प्रारूप में, निम्नानुसार रखें:
- नाम
- कंपनी का पता।
- उनकी सीधी कंपनी फोन लाइन।
- ईमेल पता।
पत्र की तारीख
संपर्क जानकारी के नीचे एक पंक्ति, पत्र की तारीख। जिस दिन आप अपने बॉस के लिए इसे छोड़ना चाहते हैं, यह दिन होना चाहिए, न कि उस दिन जब आप अपना पत्र लिखना शुरू करते हैं। यह भी प्रतिक्रिया के लिए एक समय सीमा के लिए अनुमति देता है।
अभिवादन के साथ खोलें
सीधे तिथि के नीचे, ग्रीटिंग रखें, “प्रिय श्री / श्रीमती / डॉ। बॉस का नाम सीधे कॉमा के साथ। ठीक से लिखें कि आपका बॉस किस तरह संबोधित करना चाहता है।
पहला पैराग्राफ
संक्षेप में बताएं कि आप कौन हैं। चाहे आपकी कंपनी बड़ी हो या छोटी, खुद की पहचान करना आपके लिए उचित तरीका है। आपकी नौकरी का शीर्षक, आपका सटीक विभाग और आप कंपनी के साथ कितने समय से हैं। यह वह जगह भी है जहां आप अपने बॉस को यह पत्र लिखने के उद्देश्य को स्पष्ट रूप से बताना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, "मैं यह पत्र अब से छह सप्ताह से शुरू होने वाले चिकित्सा अवकाश का अनुरोध करने के लिए 15 मई से 5 जून तक लिख रहा हूं।"
दूसरा अनुच्छेद
यहां वह है जहां आप उपरोक्त अनुच्छेद में दिए गए विवरण को हटाते हैं। चिकित्सा अवकाश की आवश्यकता के उदाहरण के साथ जारी रखते हुए, आप कुछ ऐसा लिख सकते हैं, “चिकित्सा अवकाश का मेरा कारण चिकित्सकीय रूप से सर्जरी करना है। मेरे पास पाँच सप्ताह का सवेतन अवकाश उपलब्ध है। क्या मैं अपने भुगतान किए गए अवकाश को पूर्ण और साथ ही एक सप्ताह के अवैतनिक समय से निकाल सकता हूं? ”आपके पत्र में सही टोन का उपयोग करना महत्वपूर्ण है। आप कभी भी मांग के रूप में नहीं आना चाहते हैं, लेकिन पूछताछ और जानकारीपूर्ण हैं। अंतत:, आप चाहते हैं कि आपका बॉस महसूस करे कि आप तय करने के लिए उनकी स्थिति और अधिकार का सम्मान कर रहे हैं। यह जोड़ना भी महत्वपूर्ण है कि आप व्यक्ति में मामले के बारे में बोलने के लिए खुले हैं, या जो भी तरीके से आपके लिए उनसे संपर्क करना आसान है।
तीसरा पैराग्राफ
संक्षेप में, अपने पत्र को पढ़ने में अपने समय के लिए अपने बॉस को धन्यवाद दें।
अपने हस्ताक्षर के साथ बंद करें
एक विनम्र और पेशेवर समापन के साथ साइन-ऑफ करें। "सर्वश्रेष्ठ सादर" और "ईमानदारी से" के बाद अल्पविराम दोनों अच्छे, मानक विकल्प हैं। एक बड़ी जगह छोड़ें और अपना नाम टाइप करें ताकि जब वह मुद्रित हो, तो आप उस स्थान पर पत्र पर हस्ताक्षर कर सकें।
आपके बॉस को आपके औपचारिक पत्र का इरादा जो भी हो, अगर यह समय के प्रति संवेदनशील है, तो इसे पहले से ही लिखना सुनिश्चित करें। चाहे आपकी कंपनी को अस्थायी रूप से छोड़ना हो या आपके इस्तीफे को टेंडर देना हो, लेकिन तुरंत और विनम्र होना सर्वोपरि है।
