एक नए कर्मचारी के सामाजिक सुरक्षा कार्ड को सत्यापित करने और उसकी फोटोकॉपी करने के बजाय केवल संख्या लिखना अच्छा व्यवसाय अभ्यास है। यह गलत सामाजिक सुरक्षा संख्या के साथ W-2 मजदूरी जारी करने और कर स्टेटमेंट जैसी गलतियों को रोकने में मदद कर सकता है। यदि ऐसा होता है, तो अपने रिकॉर्ड में त्रुटि को ठीक करें और अपने कर्मचारी को एक नया डब्ल्यू -2 फॉर्म जारी करें।
सही और पुनर्मुद्रण
जैसे ही त्रुटि का पता चलता है, यह सुनिश्चित करने के लिए कर्मचारी के पेरोल रिकॉर्ड में सही संख्या दर्ज करें कि यह फिर से न हो। फिर त्रुटि को ठीक करें और सामाजिक सुरक्षा प्रशासन और कर्मचारी के लिए एक नया W-2 फॉर्म पुन: प्रिंट करें। अपने कर्मचारी को सूचित करें कि चूंकि त्रुटि ने कमाई की जानकारी को प्रभावित नहीं किया है, इसलिए उसे संशोधित कर रिटर्न दाखिल नहीं करना होगा।
फॉर्म W-2C भरें
यदि आपने पहले से ही अपने कर्मचारी के डब्ल्यू -2 फॉर्म को दाखिल किया है, तो आपको सामाजिक सुरक्षा प्रशासन के साथ संशोधित डब्ल्यू -2 सी फॉर्म दाखिल करना होगा। यदि फार्म की सभी शेष जानकारी सही है, तो केवल शीर्ष अनुभाग भरें। बॉक्स ए में अपना व्यवसाय नाम और संपर्क जानकारी दर्ज करें, बॉक्स बी में आपका संघीय नियोक्ता पहचान संख्या और बॉक्स सी में कर वर्ष। बॉक्स डी में कर्मचारी का सही एसएसएन दर्ज करें। आपके द्वारा दर्ज किए गए नंबर को इंगित करने के लिए बॉक्स ई में एक चेक मार्क रखें। एक सही संख्या और गलत संख्या दर्ज करें - वह संख्या जो आपने मूल रूप से रिपोर्ट की थी - बॉक्स F में।
