दस्तावेज़ को आधिकारिक बनाने के लिए आमतौर पर नोटरी स्टैम्प की आवश्यकता होती है। चाहे अचल संपत्ति और ऋण दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना हो या किसी संदेह के बिना साबित करने की आवश्यकता हो, कि हस्ताक्षर प्रामाणिक है, नोटरी को काम पर रखने का एक तरीका है। नोटरीकृत दस्तावेजों के लिए प्रत्येक राज्य के अपने नियम हैं। कैलिफोर्निया में, राज्य के सचिव दस्तावेजों के लिए नोटरी और आवश्यकताओं के लाइसेंस की देखरेख करते हैं।
एक नोटरी पब्लिक की भूमिका, जिसे आमतौर पर "नोटरी" के रूप में जाना जाता है, यह सुनिश्चित करने के लिए है कि दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाला व्यक्ति वह है जो वह होने का दावा करता है, अपने सही दिमाग में है, दस्तावेज़ की सामग्री को समझता है और कोई अनुचित दबाव मौजूद नहीं है इस पर हस्ताक्षर करने के लिए। कैलिफ़ोर्निया में एक नोटरी बनने के लिए, आपको राज्य में रहना चाहिए, कम से कम 18 साल का होना चाहिए, एक कोर्स पूरा करना और राज्य के सचिव द्वारा परीक्षण करना और एक पृष्ठभूमि स्क्रीनिंग पास करना होगा।
सील
नोटरी की प्रमाणन प्रक्रिया का एक हिस्सा नोटरीकृत होने वाले दस्तावेज़ पर मुहर लगाने के लिए है। कैलिफोर्निया के नियमों की आवश्यकता है कि इस सील को ताला और चाबी के नीचे रखा जाए और नोटरी को इसे चोरी या दुरुपयोग के खिलाफ सुरक्षित करने के लिए कदम उठाने चाहिए। मुहर एक रबर स्टैम्प है; हालांकि कभी-कभी एक एम्बॉसर का उपयोग किया जाता है। दस्तावेज़ की फोटोकॉपी में दिखाने के लिए यह पर्याप्त और अंधेरा होना चाहिए। ये स्टैम्प्स कस्टम मेड हैं ताकि आपका नाम और नोटरी आइडेंटिफिकेशन नंबर, आपके कमीशन की एक्सपायरी डेट और कैलिफ़ोर्निया काउंटी जहां पर आपकी शपथ ली गई हो।
पहचान
हस्ताक्षरकर्ता की पहचान उन वस्तुओं में से एक है जो किसी दस्तावेज को प्रमाणित करते समय नोटरी पुष्टि कर रही है। कैलिफ़ोर्निया में, हस्ताक्षर करने वालों को आपके सामने पेश होना चाहिए, क्योंकि दस्तावेजों का ऑनलाइन नोटरीकरण राज्य में कानूनी नहीं है। किसी दस्तावेज़ को नोटरी करने से पहले उचित पहचान आपके सामने प्रस्तुत की जानी चाहिए। वैध पहचान के उदाहरणों में मोटर वाहन चालक के लाइसेंस का कैलिफोर्निया विभाग (या किसी अन्य राज्य, कनाडा या मैक्सिको द्वारा जारी किया गया), पासपोर्ट या किसी भी राज्य का आईडी कार्ड शामिल है। कैलिफोर्निया में, गवाह हस्ताक्षरकर्ता की आईडी के लिए एक प्रतिस्थापन हो सकता है। हालाँकि, उन्हें हस्ताक्षरकर्ता के बजाय, आपको अपनी पहचान प्रस्तुत करनी होगी। आईडी के कुछ रूप जो कैलिफोर्निया में किसी दस्तावेज़ को नोटरीकृत करने के लिए स्वीकार्य नहीं हैं, एक सामाजिक सुरक्षा कार्ड, जन्म प्रमाण पत्र या क्रेडिट कार्ड हैं।
पत्रिका
प्रमाणित होने पर सभी नोटरी दस्तावेजों की एक पत्रिका रखने के लिए कैलिफोर्निया नोटरी की आवश्यकता होती है। सील की आवश्यकताओं के रूप में, जर्नल को हर समय सुरक्षित रखा जाना चाहिए। जर्नल में दिनांक और समय, नोटरीकृत प्रकार का आईडी और उपयोग की गई आईडी, शुल्क लिया गया शुल्क और प्रत्येक व्यक्ति के हस्ताक्षर नोटरी स्टांप की आवश्यकता होती है। यदि नोटरीकृत किया गया दस्तावेज अचल संपत्ति लेनदेन या पावर ऑफ अटॉर्नी से संबंधित है, तो प्रत्येक व्यक्ति जिसका हस्ताक्षर नोटरीकृत किया गया था, को अपने दाहिने अंगूठे के प्रिंट को जरूर उपलब्ध कराना चाहिए। पत्रिका आपकी संपत्ति है और किसी अन्य के साथ साझा नहीं की जा सकती है, जिसमें एक और नोटरी या आपका नियोक्ता भी शामिल है, यहां तक कि समाप्ति पर भी।
