फ़्लोचार्ट्स यह दिखाने के लिए उपयोगी हैं कि व्यवसाय प्रक्रिया में कदम एक साथ कैसे फिट होते हैं। जब लेखांकन चक्र को दस्तावेज करने के लिए उपयोग किया जाता है, तो वे न केवल एक सुविधाजनक चेकलिस्ट के रूप में काम करते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपके कर्मचारी हर महीने पूर्ण लेखा चक्र में प्रत्येक चरण को पूरा करते हैं, लेकिन वे आपको लेखा वर्कफ़्लो का विश्लेषण और सुधार करने में भी मदद करते हैं। एक बार जब आप समझ जाते हैं कि कौन से प्रतीकों को कहां और किस जानकारी का उपयोग करना है, तो एक लेखांकन प्रक्रिया फ्लोचार्ट बनाना मुश्किल नहीं है।
फ्लोचार्ट प्रतीकों को समझें
फ़्लोचार्ट प्रतीक, चक्र में शामिल चरणों, निर्णयों और कार्यों को दर्शाता है। यद्यपि आप इनमें से प्रत्येक को चित्रित करने के लिए किसी भी प्रतीक का उपयोग कर सकते हैं, कई लोग मानक प्रतीकों का उपयोग करते हैं। एक लेखा प्रक्रिया फ़्लोचार्ट के लिए, इनमें अंडाकार, आयताकार और समांतर चतुर्भुज शामिल हैं, जो समतल पक्षों के साथ समतल आकार के होते हैं, जिनकी लंबाई समानांतर और समान होती है। इसके अलावा उपयोगी तीर हैं जो उस दिशा को इंगित करते हैं जिसमें लेखांकन प्रक्रिया बहती है। जैसा कि वेबसाइट माइंड टूल्स बताते हैं, अंडाकार अक्सर किसी प्रक्रिया की शुरुआत या अंत का चित्रण करते हैं, आयतें विशिष्ट कार्यों और उनके निर्देशों या दिशाओं की पहचान करती हैं और समांतर कोश लेखांकन आउटपुट को वर्गीकृत करती हैं।
फ़्लोचार्ट संरचना बनाएँ
लेखांकन चक्र 10 चरणों का एक सेट है जो प्रत्येक लेखांकन अवधि में एक ही क्रम में होता है। जिस क्रम में प्रत्येक चरण में होता है, लेखांकन चक्र में लेनदेन की पहचान करना, लेनदेन का विश्लेषण करना, जर्नल एंट्री करना, प्रवेशकर्ता को प्रविष्टियां देना, परीक्षण संतुलन की गणना करना, प्रविष्टियों का समायोजन करना, समायोजित परीक्षण संतुलन की गणना करना, वित्तीय विवरण तैयार करना, स्थानांतरित करना शामिल हैं। प्रविष्टियों को बंद करने और एक के बाद समापन परीक्षण संतुलन की गणना के माध्यम से अस्थायी खातों में संतुलन। एक अंडाकार के भीतर प्रत्येक मुख्य चरण को पहचानें और एक ऊर्ध्वाधर फ़्लोचार्ट संरचना बनाने के लिए दिशात्मक तीरों का उपयोग करें।
टास्क विवरण जोड़ें
लेखांकन चक्र के प्रत्येक चरण में व्यक्तिगत कार्यों की पहचान करने के लिए एक कार्य विश्लेषण का संचालन करें। आप जितना अधिक विवरण प्रदान करेंगे, चार्ट उतना ही उपयोगी होगा। उदाहरण के लिए, एक एकल आयत का उपयोग करने के बजाय जो कहता है कि "जर्नल प्रविष्टियों को डेबिट या क्रेडिट के रूप में दर्ज करें", प्रत्येक चरण को सूचीबद्ध करें या इस कार्य को अपनी आयत में पूरा करने के लिए निर्देश प्रदान करें। आउटपुट का उत्पादन करने वाले चरणों के लिए, जैसे कि वित्तीय विवरण तैयार करना, समांतर चतुर्भुज का उपयोग करके आउटपुट की पहचान करना, उन्हें इसी आयत के दाईं ओर रखें और उन्हें दिशात्मक तीरों से कनेक्ट करें। फ़्लोचार्ट पूरा होने तक इस चरण को दोहराएं।
जांचो और परीक्षण करो
फ्लोचार्ट पूरा होने के बाद, माइंड टूल्स की सलाह है कि आप जानकारी को सत्यापित करें और सटीकता के लिए उसका परीक्षण करें। इसे पूरा करने का एक तरीका यह है कि लेखा कर्मचारियों को चार्ट की समीक्षा करने के लिए कहा जाए और जैसा उन्होंने प्रस्तुत किया है, ठीक उसी तरह चरणों का पालन करते हुए इसका परीक्षण करें। दक्षता और आंतरिक नियंत्रण में सुधार के लिए लेखांकन चक्र का विश्लेषण करने के लिए भी यह एक अच्छा समय है। अनावश्यक और निरर्थक दोनों चरणों की पहचान करें, साथ ही साथ जिन चरणों को आपको शामिल करना चाहिए। यह देखने के लिए देखें कि क्या लेखांकन प्रक्रियाएँ पर्याप्त आंतरिक नियंत्रण प्रदान करती हैं, जैसे कि सूचना सुरक्षा और कर्तव्यों का पृथक्करण।
