किसी भी संगठन के लिए, भवन समर्पण का जश्न मनाने के काम और योजना के वर्षों की परिणति है। इस स्मरणोत्सव की योजना बनाने के कई तरीके हैं। रचनात्मक रूप से तय किए गए समय का आनंद लें कि आपके ईवेंट के लिए कौन से घटक सबसे उपयुक्त हैं। क्या कोई रिबन काटेगा? एक लंच के बारे में क्या? क्या आप एक धार्मिक घटक को शामिल करना चाहते हैं? इनमें से कई विचार आपके बजट पर निर्भर हो सकते हैं, लेकिन खोज के लायक हैं। एक बार आपके पास कुछ दिशानिर्देश होने के बाद, योजना प्रक्रिया शुरू करें।
कई महीने पहले की तारीख निर्धारित करें। प्रत्याशित समापन तिथि पर अपने भवन ठेकेदार के साथ समन्वय करें। स्थानीय भवन विनियमों की जाँच करें - यदि आप कानूनी रूप से नए भवन में किसी कार्यक्रम की मेजबानी कर सकते हैं, तो आपको अधिभोग का प्रमाणपत्र जारी करने की आवश्यकता हो सकती है। यदि आप एक समुदाय-व्यापी उत्सव की योजना बना रहे हैं, तो अन्य समूहों या संस्थानों के कैलेंडर की जाँच करें ताकि आप मुख्य तिथियों को ओवरबुक न करें।
कई महीनों पहले अतिथि सूची तैयार करें। तिथि के आमंत्रित वीआईपी को सूचित करें और उन्हें बताएं कि आप पार्किंग स्थान और उनके लिए विशेष बैठने की व्यवस्था करेंगे। उपस्थित अतिथियों की संख्या का अनुमान लगाएं: अपनी सूची को ध्यान से देखें और भाग लेने वाले लोगों की संभावना। आमतौर पर, अतिथि सूची जितनी बड़ी होती है, उपस्थिति का प्रतिशत उतना ही कम होता है। 500 या अधिक मेहमानों की सूची के लिए, 25 प्रतिशत उपस्थिति एक प्रारंभिक अनुमान है। कैटरर्स उन मेहमानों की संख्या का अनुमान लगाने के लिए एक सूचित संसाधन हैं जो भाग लेंगे।
कई महीने पहले, पादरी के सदस्यों को आमंत्रित करें और अन्य वक्ताओं को आप सेवा में भाग लेने की उम्मीद करेंगे।
दो महीने पहले तक पूरे अतिथि सूची में मेल द्वारा "तारीख सहेजें" नोटिस भेजें।
जितनी जल्दी हो सके कैटरर के साथ बुक करें और मिलें। अंतरिक्ष योजना, मेनू, उपकरण की जरूरत, पार्किंग, पुष्प व्यवस्था और सेवा कर्मियों पर निर्णय लें।
पुस्तक उपकरण किराया और सेवाएं। पहले से कई महीनों के लिए उनमें से प्रत्येक के लिए नियोजन बैठकें शुरू करें। इनमें उपकरण (कुर्सी, टेबल, लिनेन, स्टेज, साउंड सिस्टम और पोडियम), वालेट, फूलवाला, संगीतकार, प्रिंटर और फोटोग्राफर शामिल हो सकते हैं। किसी भी मीडिया के साथ काम करना शुरू करें जो घटना को कवर कर सकता है।
घटना से तीन सप्ताह पहले मेल आमंत्रण। यदि संभव हो तो हाथ-पता।
दो सप्ताह पहले सेवा प्रदाताओं के साथ पुन: पुष्टि करें और सभी विवरणों की दोबारा जांच करें। घटना के दिन के लिए घटनाओं का एक विस्तृत कार्यक्रम बनाएं और सेवा प्रदाताओं को वितरित करें। सेल फोन नंबर के साथ संपर्क जानकारी शामिल करें। कार्यक्रम या सेवा के आदेश घटना से दो सप्ताह पहले प्रिंटर पर जाने चाहिए।
घटना के एक दिन पहले, वीआईपी के लिए आरक्षित पार्किंग, ट्रैफिक शंकु और आरक्षित पार्किंग संकेतों के साथ पादरी और कैटरर्स। प्रिंटर से प्रोग्राम / सर्विस के ऑर्डर उठाओ। किराये की वस्तुओं को प्राप्त करें और सेटअप शुरू करें। मीडिया के सदस्यों से फिर से संपर्क करें और यदि आवश्यक हो तो उनके लिए पार्किंग आरक्षित करें।
घटना के दिन, योजना पर काम करें और उन पेशेवरों पर निर्भर करें जिन्हें आपने अपनी नौकरी करने के लिए काम पर रखा है।
टिप्स
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भवन के इरादे का सम्मान करने के लिए समर्पण को डिजाइन करें। उदाहरण के लिए, छात्र एक नए स्कूल भवन के समर्पण में सार्थक भूमिका निभा सकते हैं, या मेहमानों को एक सार्वजनिक उद्यान केंद्र के समर्पण में वाइल्डफ्लावर बीज फेंकने के लिए आमंत्रित किया जा सकता है। यदि नए भवन के लिए धन दान किया गया था, तो समर्पण से पहले रात को दाताओं के लिए एक निजी "चुपके चुपके" पार्टी की योजना बनाएं।
