किसी विशेष विषय पर एक संगोष्ठी आयोजित करना लोगों को कुछ नया सिखा सकता है, कुछ ऐसे लोगों को फिर से शिक्षित कर सकता है जिन्हें वे पहले से जानते हैं और आपके उद्योग में उन्नति का परिचय देते हैं। लेकिन एक सेमिनार आयोजित करना महंगा हो सकता है। ऐसे कई निर्णय हैं जो आपको करने होंगे ताकि आप जान सकें कि आपके सेमिनार के लिए बजट में कितना पैसा लगेगा और कई कारक जो कुल लागत को प्रभावित करेंगे।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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संगोष्ठी का बजट
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उपस्थित लोगों का अनुमान
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विक्रेताओं की सूची
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पिछली संगोष्ठी बजट योजना
अपने सेमिनार के लिए बजट योजना बनाना शुरू करें, यह निर्धारित करके कि आपको उस पर कितना पैसा खर्च करना है। यदि आपके संगठन ने आयोजन के लिए एक निश्चित राशि आवंटित की है, तो आपको यह जानना होगा कि यह क्या है। यदि आप ब्रेकिंग की उम्मीद में सेमिनार के लिए चार्ज करने की योजना बनाते हैं, तो भी आप यह निर्धारित करेंगे कि अपेक्षित उपस्थितों की संख्या और घटना की समग्र अनुमानित लागत के आधार पर कितना चार्ज करना है।
सेमिनार आयोजित करने के लिए आवश्यक वस्तुओं की एक सूची बनाकर घटना की समग्र लागत का निर्धारण करें। अगर आप के पास जगह उपलब्ध नहीं है तो सुविधा किराए पर लेने की लागत के रूप में ऐसी चीजों को शामिल करें, प्रस्तुतकर्ताओं के लिए ऑडियो-विजुअल उपकरण किराए पर देने की लागत, प्रस्तुतकर्ताओं की लागत यदि वे भुगतान किए जा रहे हैं, तो किसी भी मुद्रित हैंडआउट्स और पेन की लागत और यदि आप ऐसा करने की योजना बना रहे हैं तो टेबल और कुर्सियों को किराए पर देने की लागत।
पिछले संगठन से एक बजट योजना के लिए अनुरोध करें कि आपके संगठन ने इन वस्तुओं में से प्रत्येक के लिए कितना भुगतान किया है, इसका अंदाजा लगाने के लिए। आप उन अनुशंसित विक्रेताओं की सूची प्राप्त करना चाहेंगे जो आपके संगठन ने अतीत में उपयोग किए हैं। यदि आपका संगठन किसी भी विक्रेता की सिफारिश नहीं कर सकता है, तो अपने स्थानीय चैंबर ऑफ कॉमर्स या अन्य संगठनों से संपर्क करें जिनके साथ आपके अच्छे संबंध हैं और पूछते हैं कि क्या वे विक्रेताओं की सिफारिश कर सकते हैं। अपने सेमिनार में आने वाले प्रतिभागियों की संख्या के आधार पर आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली योजना और अनुमानों का अनुरोध करने वाले विक्रेताओं को बुलाएं।
अपने कंप्यूटर पर फ़ॉर्म बनाकर विक्रेता के अनुमानों पर नज़र रखें। प्रत्येक आइटम के लिए एक अनुभाग बनाएं जिसकी आपको आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, "ऑडियो-विज़ुअल" लेबल वाला एक अनुभाग बनाएं और कंपनी में टाइप करें और अनुमानित कीमत। यदि आपको दो कंपनियों के उद्धरण मिलते हैं, तो उन्हें और उनकी कीमतों को शामिल करें। अपनी सूची में प्रत्येक आइटम के लिए यह करें और राशियों को कुल करें। यदि आपके पास समान विक्रेताओं से अलग-अलग कीमतें हैं, तो आपके द्वारा पसंद किए गए विक्रेता की मात्रा को जोड़कर शुरू करें और कम महंगा विक्रेता पर स्विच करें यदि आपका कुल बहुत महंगा हो रहा है।
आपकी संगोष्ठी की कुल अनुमानित लागत की तुलना आपकी कंपनी की बजट राशि से करें ताकि यह स्वीकार्य हो। यदि लागत बहुत अधिक है, तो संगोष्ठी में भाग लेने के लिए प्रतिभागियों को चार्ज करने पर विचार करें। बजट से परे संगोष्ठी की लागत, या बजट से परे संगोष्ठी की लागत को विभाजित करें, यह निर्धारित करने के लिए अपेक्षित प्रतिभागियों की संख्या से कि आप लोगों को कितना चार्ज करना चाहिए।
