किसी कंपनी के लिए काम करना उतना ही निराशाजनक हो सकता है जितना कि उसे पुरस्कृत करना। कभी-कभी, समस्याएं मौजूद होती हैं और कोई भी नोटिस नहीं लेता है। हालाँकि समस्या को सीधे संबोधित करना आपकी ज़िम्मेदारियों के दायरे से बाहर हो सकता है, एक कर्तव्यनिष्ठ कर्मचारी के रूप में, आप समस्या के समाधान के लिए आंतरिक प्रस्ताव तैयार कर सकते हैं। एक आंतरिक प्रस्ताव लिखने से आपको अपना ध्यान इस बात पर केन्द्रित करना होगा कि आपका प्रस्तावित समाधान कंपनी के लिए धन कैसे बचाएगा।
एक समस्या की पहचान करें जो या तो आपकी कंपनी के पैसे खर्च कर रही है या आपकी कंपनी की उत्पादकता को बाधित कर रही है।
समस्या को स्पष्ट करें और ठीक यही कारण है कि यह कंपनी को नुकसान पहुंचा रहा है। उदाहरण के लिए, आपकी कंपनी फोटोकॉपी करने वाले मेमो पर ओवरस्पीड कर सकती है जो इलेक्ट्रॉनिक रूप से आसानी से वितरित किया जा सकता है। इस मामले में, आपको इन मेमो को प्रिंट करने, कॉपी करने और वितरित करने की लागत की गणना करने की आवश्यकता होगी, बनाम केवल कंपनी के कर्मचारियों की सूची में मेमो को ईमेल करने की लागत।
समस्या के दायरे को सीमित करें। यदि समस्या केवल कंपनी के किसी विशेष खंड जैसे रखरखाव, पेरोल या मानव संसाधन के लिए विशिष्ट है, तो यह ज्ञात करें। समस्या के दायरे को सीमित करना किसी भी संभावित प्रस्ताव समीक्षकों को प्रदर्शित करेगा कि आपने इस समस्या से निपटने की तैयारी के संदर्भ में अपना होमवर्क किया है।
समस्या का समय और आवृत्ति निर्दिष्ट करें। उदाहरण के लिए, उपर्युक्त फोटोकॉपी गफ़ केवल तब होता है जब मेमो वितरित किए जाते हैं, लेकिन मेमो को दिन में दो से तीन बार, सप्ताह में एक या महीने में दो बार वितरित किया जा सकता है। समय और आवृत्ति निर्दिष्ट करना आपको समस्या की लागत और समस्या को ठीक करने से जुड़ी बचत दोनों की सटीक भविष्यवाणी करने की अनुमति देता है।
इतिहास प्रदान करें, यदि संभव हो, तो समस्या क्यों मौजूद है। उदाहरण के लिए, वितरण के लिए फोटोकॉपीिंग मेमो पिछले पर्यवेक्षक से एक नौकरशाही पकड़ हो सकता है जो बस नकल की गई थी और उस पर काम किया गया था।
कंपनी द्वारा मासिक और त्रैमासिक से लेकर वार्षिक तक की अवधि में समस्या का समाधान करके, धनराशि की बचत का विस्तार करें।
चेतावनी
समस्या के इतिहास को प्रदान करने में एक अधीनस्थ, सहकर्मी या पर्यवेक्षक को न डालें।
