धोखाधड़ी को रोकने के लिए आंतरिक नियंत्रण प्रक्रियाओं का उपयोग किया जाता है, और हर अच्छी तरह से चलने वाले संगठन के लिए महत्वपूर्ण हैं। ऐसी प्रणालियाँ एक संगठन के भीतर कर्मचारियों के बीच कर्तव्यों को अलग करती हैं। हाथ पर आंतरिक नियंत्रण प्रक्रिया मैनुअल होना महत्वपूर्ण है। जब प्रक्रिया या कर्तव्य प्रश्न में होते हैं तो कर्मचारी उन्हें संदर्भ के रूप में उपयोग करते हैं। आंतरिक नियंत्रण प्रक्रिया नियमावली में निहित जानकारी कंपनी से कंपनी में भिन्न होती है, लेकिन एक लिखने की प्रक्रिया समान होती है।
सामग्री का अवलोकन और तालिका लिखें। संक्षिप्त विवरण राजकोषीय जिम्मेदारी का वर्णन करता है, जिसमें आंतरिक नियंत्रण की अवधारणाएं और घटक शामिल हैं। सामग्रियों की तालिका अलगाव के कर्तव्यों से शुरू होती है। आम तौर पर अनुसरण करने वाली सामग्री इस प्रकार है: समीक्षा, सुलह, मूल्यांकन, संपत्ति, संवितरण, मानव संसाधन, क्रय और संपर्क।
कर्तव्यों अनुभाग के अलगाव को पूरा करें। भुगतान जमा करने के विपरीत, भुगतान प्राप्त करने और भुगतान करने जैसी चीजों के लिए कर्तव्यों के पृथक्करण के संबंध में विवरण। एक और महत्वपूर्ण अलगाव यह है कि यदि एक कर्मचारी एक भुगतानकर्ता है, तो दूसरा कर्मचारी चेक आउट करता है।
अगले दो वर्गों, समीक्षा और सुलह के लिए प्रक्रियाओं का निर्धारण करें। समीक्षा ऐसी प्रक्रियाएं हैं जो नियमित रूप से बजट जांच, स्पॉट-चेक लेनदेन और असामान्य गतिविधि की जांच करने के लिए निर्धारित की जाती हैं। सुलह अनुभाग में सटीकता सुनिश्चित करने, मतभेदों को देखने और कार्रवाई करने के लिए डेटा के सेट की तुलना करने जैसी प्रक्रियाएं होती हैं। इसमें विशेष रूप से यह रेखांकित करना भी शामिल है कि लेनदेन में प्रवेश करने वाला कर्मचारी बैंक के किसी भी खाते से मेल नहीं खाता है।
Approvals, आस्तियों और वितरण वर्गों को पूरा करें। एप्प्रोवाल्स भाग बताता है कि लेनदेन को मंजूरी देने के लिए कर्मचारियों के पास कौन से अधिकार हैं। प्राधिकरण केवल जिम्मेदार कर्मचारियों को कंपनी के बारे में विस्तृत ज्ञान के साथ दिया जाता है। संपत्ति अनुभाग संगठन के भीतर सभी प्रकार की परिसंपत्तियों को सूचीबद्ध करता है। प्रत्येक परिसंपत्ति श्रेणी के तहत, विशिष्ट प्रक्रियाओं का विवरण दिया जाता है कि कैसे परिसंपत्तियों को संभाला जाता है और उनकी निगरानी की जाती है। डिस्ट्रीब्यूशन सेक्शन में पेरोल चेक सहित कंपनी की नीतियों और पैसे वितरित करने की प्रक्रियाओं का विवरण होता है।
मानव संसाधन, क्रय और संपर्क: अंतिम तीन खंडों को पूरा करके मैनुअल को पूरा करें। मानव संसाधन (एचआर) अनुभाग एचआर कर्मचारियों के लिए निर्देशों का विवरण देता है कि कर्मचारी की जानकारी को कैसे संभाला जाता है। क्रय अनुभाग कंपनी की क्रय प्रक्रियाओं की व्याख्या करता है। अंत में, संपर्क अनुभाग कंपनी में ऐसे लोगों को सूचीबद्ध करता है जो कर्मचारी सवाल या समस्या आने पर संपर्क कर सकते हैं।
