यदि आप कुछ सही करना चाहते हैं, तो एक अच्छा मानक संचालन प्रक्रिया, या एसओपी लिखें। एक अच्छी तरह से लिखित मानक संचालन प्रक्रिया मैनुअल कंपनियों को कुशलतापूर्वक और लगातार कर्मचारियों को यह बताने में मदद करती है कि प्रक्रियाओं को सही ढंग से कैसे किया जाना चाहिए। आसानी से समझ के माध्यम से गुणवत्ता और निरंतरता बनाए रखना, चरण-दर-चरण निर्देश भी उत्पादकता बढ़ाने, कचरे को खत्म करने और कार्यस्थल की चोटों को कम करने जैसे लाभ प्रदान कर सकते हैं। एक एसओपी मैनुअल व्यवसायों को नियमों का पालन करने और कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण में सुधार करने में मदद कर सकता है।
चरण 1: अपना एसओपी चुनें
उन प्रक्रियाओं को पहचानें जिन्हें मानकीकृत किया जाना चाहिए, जैसे किसी उत्पाद के लिए भागों को इकट्ठा करना या ग्राहक की शिकायत को संभालना। एक गतिविधि पर प्रत्येक एसओपी पर ध्यान दें। केवल उन प्रक्रियाओं के बारे में लिखें जिन्हें आप जानते हैं कि कैसे सही तरीके से करना है। या, किसी ऐसे व्यक्ति को ढूंढें जो योग्य है ताकि वे आपको यह दिखा सकें कि प्रक्रियाओं को कैसे करना है। उन सभी सूचनाओं का संकलन करें जिनकी आवश्यकता होगी।
चरण 2: लिखने के लिए तैयार करें
प्रत्येक एसओपी को एक सार्थक शीर्षक दें, जैसे "अपने उत्पाद को कैसे इकट्ठा करें" या "ग्राहक शिकायत को कैसे संभालें।" यदि आवश्यक हो तो एसओपी नंबर या श्रेणियां शामिल करें, जैसे "एसओपी - उत्पादन - विधानसभा" या "एसओपी - ग्राहक सेवा - हैंडलिंग शिकायतें"। "यह आपको कर्मचारियों के लिए संबंधित प्रक्रियाओं का समूह बनाने की अनुमति देगा। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके पास सभी जानकारी है और यह सही क्रम में है प्रक्रियाओं के लिए किसी न किसी फ़्लोचार्ट को ड्रा करें। उस कर्मचारी पर ध्यान दें जो आपके दृष्टिकोण को तैयार करते समय प्रक्रिया को पूरा करेगा।
चरण 3: अनुभागों का मानकीकरण करें
अपने SOPs की रूपरेखा तैयार करें। प्रत्येक एसओपी में निम्नलिखित अनुभाग होने चाहिए:
- हैडर
- उद्देश्य
- क्षेत्र
- संदर्भ
- परिभाषाएं
- जिम्मेदारियों
- प्रक्रिया
- परिशिष्ट
- संशोधन इतिहास
- अनुमोदन हस्ताक्षर
चरण 4: विस्तार प्रक्रिया चरण-दर-चरण
प्रत्येक प्रक्रिया को चरणबद्ध तरीके से तोड़ें, जिस क्रम में उन्हें किया जाना चाहिए। प्रमुख चरणों के साथ शुरू करें, जैसे "उत्पाद के लिए पार्ट्स प्राप्त करें" या "फोन का जवाब दें।" फिर उन्हें छोटे चरणों में तोड़ दें, जैसे "पुष्टि करें कि प्रत्येक भाग सही है," या "अपना परिचय दें और ग्राहक को कॉल करने के लिए धन्यवाद दें।"
चरण 5: प्रत्येक एसओपी लिखें
सरलता से लिखिए। छोटे शब्दों और छोटे वाक्यों का प्रयोग करें। पहले मुख्य विचार रखो। विवरण के साथ पालन करें। क्रिया क्रिया और सक्रिय आवाज़ का उपयोग करें। अस्पष्टता और भ्रम से बचें। संक्षिप्तीकरण, शब्दकोष या शब्दजाल का उपयोग न करें।
चरण 6: प्रारूप SOPs लगातार
प्रत्येक एसओपी को एक ही फ़ॉन्ट और फ़ॉन्ट आकार में लिखा जाना चाहिए। छोटे पैराग्राफ में लंबे पैराग्राफ तोड़ो। लंबे वाक्यों के बजाय बुलेट बिंदुओं का उपयोग करें। फ़्लोचार्ट जैसे दृश्य एड्स जोड़ें। महत्वपूर्ण जानकारी को हाइलाइट करें, जैसे कि बोल्डफेस प्रकार या इटैलिक का उपयोग करना।
चरण 7: प्रत्येक एसओपी की प्रभावशीलता का आकलन करें
सुगमता, पठनीयता और समझदारी के लिए एसओपी की जाँच करें।
- वैधता: क्या प्रकार काफी बड़ा और पढ़ने में आसान है?
- पठनीयता: क्या निर्देश सरल हैं? या क्या प्रोटोकॉल में जटिल अवधारणाओं और शब्दों के दुरुपयोग की पूर्व शर्त है?
- बोधगम्यता: क्या कोई पाठक सीखता है कि प्रक्रिया को सही ढंग से करने के लिए उन्हें क्या जानना चाहिए?
चरण 8: समीक्षा, संशोधन और अनुमोदन
ऐसे कर्मचारी हैं जो प्रक्रिया करते हैं, यह पुष्टि करने के लिए एसओपी की समीक्षा करते हैं कि वे सब कुछ समझते हैं। उन कर्मचारियों से पूछें जो एसओपी पढ़ने के लिए प्रक्रियाओं से परिचित नहीं हैं। एक पाठक को यह जानने के लिए प्रक्रिया नहीं करनी चाहिए कि यह कैसे किया जाता है। जब तक वे स्वीकार्य न हों, तब तक एक ही पाठकों द्वारा किए गए परिवर्तनों का प्रत्येक सेट देखें। प्रबंधक, जो यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार होंगे कि एसओपी का पालन किया जाता है, जारी होने से पहले उन पर हस्ताक्षर करना चाहिए।
व्यापार में, वर्दी प्रणाली काम करती है। एक मानक संचालन प्रक्रिया मैनुअल बनाना यह सुनिश्चित करता है कि हर कर्मचारी सिस्टम में हर कदम का पालन उसी तरह से करता है, जैसे हर बार।
