मानक संचालन प्रक्रिया कैसे तैयार करें

यूएस एनवायरनमेंटल प्रोटेक्शन एजेंसी (ईपीए) के दस्तावेज़ "स्टैंडर्ड ऑपरेटिंग प्रोसीजर (एसओपी) तैयार करने के लिए मार्गदर्शन" के अनुसार, "" एसओपी का विकास और उपयोग एक सफल गुणवत्ता प्रणाली का एक अभिन्न अंग है क्योंकि यह व्यक्तियों को नौकरी करने के लिए जानकारी प्रदान करता है। ठीक से और एक उत्पाद या अंतिम परिणाम की गुणवत्ता और अखंडता में स्थिरता की सुविधा। " इस प्रकार, एसओपी की उचित तैयारी लगातार प्रक्रियाओं को प्राप्त करने के लिए नींव रखने के लिए महत्वपूर्ण है। कुछ सामान्य चरणों का पालन करके, आप अपने संगठन के भीतर उपयोग के लिए एसओपी तैयार कर सकते हैं।

पहचानें कि आपके संगठन में किन प्रक्रियाओं या प्रक्रियाओं को एक सुसंगत तरीके से किए जाने के लिए दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता होती है और कौन से व्यक्ति संबंधित ओओपी को लेखक करने के लिए सबसे योग्य हैं। SOP की आवश्यकता की पहचान करने और SOP लिखने के लिए टीम दृष्टिकोण का उपयोग किया जा सकता है।

अपने एसओपी के पर्याप्त दस्तावेज नियंत्रण को सुनिश्चित करने के लिए एक नंबर प्रणाली का निर्धारण करें। नंबरिंग सिस्टम को लचीला होना चाहिए ताकि किसी भी SOP की संख्या और व्यक्तिगत SOP के लिए किसी भी संशोधन की अनुमति दी जा सके। अपने आप को या एक निर्धारित दस्तावेज़ नियंत्रण व्यक्ति को मास्टर सूची बनाए रखें ताकि कोई डुप्लिकेट संख्या का उपयोग न किया जाए।

एक SOP टेम्प्लेट विकसित करें जो सभी संगठनात्मक SOP शब्द प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करेगा। प्रशासनिक या प्रोग्रामेटिक प्रक्रियाओं के लिए, टेम्पलेट में न्यूनतम, एक शीर्षक पृष्ठ, प्रक्रियाएं (उद्देश्य, गुंजाइश, सारांश, परिभाषाएं, कर्मियों की योग्यता, प्रक्रिया खुद, चेकलिस्ट और रिकॉर्ड प्रबंधन), गुणवत्ता नियंत्रण और संदर्भ शामिल होने चाहिए। तकनीकी या प्रयोगशाला प्रक्रियाओं के लिए, टेम्प्लेट में न्यूनतम, कम से कम प्रशासनिक SOPs के लिए सभी अनुभागों में सुरक्षा संबंधी जानकारी, सावधानी, व्यवधान, उपकरण और आपूर्ति अनुभाग में शामिल होने चाहिए।

अपने संगठन के लिए मानक संचालन प्रक्रिया लिखने के तरीके पर एक मानक संचालन प्रक्रिया लिखें, जिसे "SOPs पर SOP" के रूप में जाना जाता है। विकसित टेम्प्लेट का उपयोग करें और अपनी अपेक्षाओं को निर्धारित करें कि सभी SOP कैसे तैयार किए जाएं, उदाहरण के लिए, जो जरूरत की पहचान करता है, कौन नंबर असाइन करता है, किस प्रारूप का उपयोग करना है और प्रत्येक अनुभाग में क्या शामिल होना चाहिए, इसके लिए अपेक्षाएं।

SOP पर SOP में निर्धारित विधि के आधार पर अपने बाकी SOPs को तैयार करें, परिणामी दस्तावेजों की समय और गुणवत्ता के मामले में तैयारी की प्रक्रिया में सुधार करने के लिए कोई भी मामूली संशोधन करें।

टिप्स

• एसओपी के कई उदाहरणों को देखें क्योंकि आप अपनी तैयारी करने से पहले कर सकते हैं।

चेतावनी

सुनिश्चित करें कि इसे जारी करने से पहले आपका एसओपी टेम्पलेट अंतिम है। किसी भी परिवर्तन का मतलब है कि आपको उस टेम्पलेट का उपयोग करके लिखे गए प्रत्येक SOP को संशोधित करना होगा।