व्यवसाय चलाने के सबसे निराशाजनक पहलुओं में से एक खराब जांच से निपटना है। लौटे चेक से निपटना एक जटिल मामला हो सकता है। सबसे आम मुद्दा व्यापार मालिकों और प्रबंधकों का सामना होता है कि किसी ग्राहक के साथ विषय को कैसे जोड़ा जाए, खासकर अगर वह नियमित रूप से एक है। शायद धन एकत्र करने का सबसे आम और विनम्र तरीका ऋण के संबंध में एक अच्छी तरह से तैयार किए गए पत्र के साथ है।
अपनी कंपनी की स्टेशनरी पर पत्र लिखें। अपनी व्यक्तिगत स्टेशनरी पर भुगतान करने के लिए कहकर समस्या को भ्रमित न करें।
अपने ग्राहक के लिए उपयुक्त ग्रीटिंग का उपयोग करें, वापसी पते के तहत दो स्थान। "प्रिय" शब्द का उपयोग करें और साथ ही अंतिम नाम जैसे "प्रिय श्री जोन्स" या "प्रिय सुश्री स्मिथ।" आप इसके बजाय सामान्य "हैलो" या "अभिवादन" का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन एक व्यक्तिगत पता बेहतर है। पहले नाम या अनौपचारिक ग्रीटिंग जैसे "हाय" का उपयोग करने से बचें।
गैर-धमकी भरे तरीके से ऋण को संबोधित करके पत्र शुरू करें। इसका एक उदाहरण होगा, "हम आपको यह बताने के लिए लिख रहे हैं कि आपके द्वारा जारी किया गया एक व्यक्तिगत चेक हमें बैंक द्वारा हमें वापस कर दिया गया था।" एक तरह से जारी रखें जिससे प्राप्तकर्ता को संदेह का लाभ मिले: "हमें यकीन है कि यह आपकी ओर से एक निरीक्षण से अधिक कुछ नहीं दर्शाता है, और आप जल्दी से त्रुटि को ठीक करेंगे।"
खराब चेक, जैसे बैंक का नाम, चेक नंबर और तारीख के साथ-साथ राशि के बारे में सभी विवरण दें। इसके अलावा, अपनी कंपनी के साथ ग्राहक के खाता नंबर का संदर्भ लें और उस खाते की शेष राशि का दस्तावेजीकरण करें।
यदि आपके पास एक है तो अपनी "वापसी जांच शुल्क" नीति देखें। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक लिखित नीति है जो सभी लौटे चेक के लिए $ 20 शुल्क निर्दिष्ट करती है, तो आप इसे उद्धृत करेंगे और चेक की राशि के साथ अनुरोध करेंगे। हमेशा पूर्ण शेष की राशि के साथ ग्राहक को प्रदान करें जैसे कि "कृपया अपने लौटे चेक के लिए $ 150.00 और साथ ही $ 20.00 कुल $ 170.00 के लिए चेक शुल्क वापस करें।"
ग्राहक को निर्देश दें कि वह आपके लिए निधियों को कैसे भेज सकता है। उदाहरण के लिए, आप अनुरोध कर सकते हैं कि वह आपके व्यवसाय के स्थान पर नकदी लाए या आपके व्यापार पते पर मनी ऑर्डर या प्रमाणित चेक मेल करे। इसके अलावा, यह इंगित करें कि क्या आप टेलीफोन या व्यक्तिगत रूप से क्रेडिट या डेबिट कार्ड स्वीकार कर सकते हैं।
भुगतान की शर्तें बताएं: "कृपया भुगतान 15 दिनों के भीतर करें।" प्राप्तकर्ता को किसी भी प्रश्न के साथ कॉल करने के लिए निमंत्रण के साथ बंद करें।
साइन अप करें और अपने वकील को कॉपी करें। अटॉर्नी के उपनाम के लिए "एस्क्वायर" संलग्न करें, इसलिए प्राप्तकर्ता जानता है कि एक कानूनी पेशेवर स्थिति की निगरानी कर रहा है। आप पहले पत्र में कानूनी कार्रवाई की धमकी नहीं देना चाहते हैं। ऋण को सौहार्दपूर्वक निपटाना पसंदीदा विकल्प है। अपने वकील की नकल करने से उप-प्राप्तकर्ता को चेतावनी दी जाती है कि यदि समस्या हल नहीं हुई है तो आप प्राप्तकर्ता को अदालत में ले जा सकते हैं।
टिप्स
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यदि आप 10 व्यावसायिक दिनों के भीतर अपने देनदार से नहीं सुनते हैं, तो एक और पत्र के साथ पालन करें, जो आपको एक सप्ताह के भीतर उससे वापस सुनने की आवश्यकता पर जोर देता है। यदि आपको कोई प्रतिक्रिया नहीं मिलती है, या देनदार भुगतान करने से इनकार कर देता है, तो मामले को अपने वकील को सौंप दें।
