लेखांकन सॉफ्टवेयर इन दिनों सस्ती और काफी लोकप्रिय रही है। अक्सर, एक से अधिक लोगों को एक ही समय में सिस्टम तक पहुंच की आवश्यकता होती है; इस प्रकार, कार्यक्रमों के लिए बहु-उपयोगकर्ता लाइसेंस आम जगह बन गए हैं। एक व्यवसाय अपनी आवश्यकताओं के आधार पर एक व्यक्ति या 20 के लिए लाइसेंस खरीद सकता है।
उपयोगकर्ताओं की संख्या
कई लेखा विभागों में एक ही समय में एक से अधिक व्यक्ति कार्यक्रम का काम करते हैं। उदाहरण के लिए, किसी के बिल जमा करने के बाद, जब तक वह जमा राशि का भुगतान नहीं करता है, तब तक किसी को इंतजार करने का कोई मतलब नहीं है। बहुत छोटी फर्मों में, यह काम कर सकता है, लेकिन लेखा विभाग में एक से अधिक लोगों के साथ बड़ी फर्मों में, यह सेटअप काम नहीं करता है और बहु-उपयोगकर्ता सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होती है।
नेटवर्क
यदि किसी प्रोग्राम को एक से अधिक लोगों द्वारा उपयोग किया जाएगा, तो कंप्यूटर नेटवर्क आवश्यक है। नेटवर्क एक केंद्रीय सर्वर के साथ सॉफ्टवेयर और संसाधनों को साझा करना संभव बनाता है जहां अधिकांश कार्यक्रम व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं द्वारा स्थित और एक्सेस किए जाते हैं। सॉफ्टवेयर प्राप्त करने से पहले एक नेटवर्क रखना एक अच्छा विचार है। यदि आपके पास केवल एक ही उपयोगकर्ता है, तो वास्तव में नेटवर्क की कोई आवश्यकता नहीं है।
सीमाएं
प्रत्येक सॉफ्टवेयर बहु-उपयोगकर्ता नहीं हो सकता है और इस पर सीमाएं हैं कि कितने उपयोगकर्ता एक कार्यक्रम को समायोजित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, क्विकबुक के साथ आप एक ही समय में कार्यक्रम तक पहुंचने वाले 20 लोगों तक हो सकते हैं। सॉफ्टवेयर इससे ज्यादा नहीं संभाल सकता। अन्य सॉफ़्टवेयर की अपनी सीमाएँ हैं, इसलिए उत्पाद को खरीदने से पहले उस पर शोध करें। आम तौर पर सभी लेखांकन सॉफ्टवेयर एक उपयोगकर्ता के लिए अच्छा है, लेकिन जैसे-जैसे उपयोगकर्ता बढ़ते हैं, समस्याएं हो सकती हैं।
लाभ
लेखांकन सॉफ्टवेयर के साथ काम करते समय एकल उपयोगकर्ता और एकाधिक उपयोगकर्ता स्थितियों के लिए लाभ हैं। एक एकल उपयोगकर्ता लाइसेंस प्राप्त करने का निर्णय बनाम एक बहु-उपयोगकर्ता लाइसेंस एक व्यवसाय की जरूरतों के साथ टिकी हुई है। एक दूसरे से बेहतर नहीं है, वे बस अलग-अलग आवश्यकताओं के अनुरूप हैं। कई उदाहरणों में एक फर्म एक एकल लाइसेंस से शुरू हो सकती है और फिर 'आवश्यकतानुसार' आधार पर विस्तार कर सकती है। कुछ लेखांकन सॉफ्टवेयर मुख्य रूप से एक व्यक्ति द्वारा उपयोग किए जा सकते हैं, और एक से अधिक उपयोगकर्ता खरीदने से कोई मतलब नहीं है। यह सब व्यापार की जरूरतों पर निर्भर करता है।
विचार
एकल उपयोगकर्ता सॉफ़्टवेयर स्थापित करना सरल हो सकता है, बहु-उपयोगकर्ता सॉफ़्टवेयर स्थापित करना नहीं है। आमतौर पर आईटी लोगों को इंस्टॉलेशन के साथ-साथ बहु-उपयोगकर्ता वातावरण के रखरखाव में शामिल होने की आवश्यकता होती है।
यदि आप किसी एकल उपयोगकर्ता या बहु-उपयोगकर्ता सॉफ़्टवेयर स्थिति पर हैं तो लेखांकन फ़ाइलों का बैकअप लेना सुनिश्चित करें। यदि नेटवर्क या कंप्यूटर नीचे चला जाता है तो एक योजना बनाएं।
