सीज़लिटी, 24-घंटे की सेवा की अपेक्षाएं और कभी बदलते परिवेश के अनुकूल होने की क्षमता संगठित कार्यफलों को कुशल होटल संचालन के लिए महत्वपूर्ण बनाती है। हालाँकि कार्य गतिविधियाँ एक सहज अनुक्रम में कई बार प्रवाहित होंगी, व्यस्त समय के दौरान ये वही गतिविधियाँ ओवरलैप हो सकती हैं। यह एक कुशल संचार प्रणाली को एक संगठित होटल वर्कफ़्लो में जाने वाले नियमों, मार्गों और भूमिकाओं का एक महत्वपूर्ण हिस्सा बनाता है।
वर्कफ़्लो की योजना बनाएं
एक ऊर्ध्वाधर वर्कफ़्लो आरेख बनाएँ जो प्रत्येक विभाग या क्षेत्र की पहचान करता है और वर्कफ़्लो की दिशा की पहचान करने के लिए तीर और संख्याओं को जोड़ते हुए टेक्स्ट बॉक्स का उपयोग करके कार्यों के अनुक्रम को दर्शाता है। एक छोटे से होटल के लिए, इनमें ग्राहक, फ्रंट डेस्क और हाउसकीपिंग विभाग शामिल हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, आरेख अपने प्रत्येक घटक चरण में एक कमरे की बुकिंग को तोड़ देगा: एक अतिथि आरक्षण करता है, एक पुष्टि प्राप्त करता है और सामने डेस्क पर आता है, जहां फ्रंट डेस्क कर्मचारी चेक-इन की प्रक्रिया करते हैं। जब अतिथि चेक आउट करता है, तो फ्रंट डेस्क चेकआउट की प्रक्रिया करता है और हाउसकीपिंग को सूचित करता है।
कार्य का विश्लेषण करें
होटल के काम के माहौल में, ऐसे समय होते हैं जब कार्यों और जिम्मेदारियों को ओवरलैप करना पड़ता है। एक संदर्भ के रूप में वर्कफ़्लो आरेख का उपयोग करना, प्रत्येक शिफ्ट के दौरान प्रदर्शन किए गए कार्यों का विश्लेषण करना है ताकि स्टाफ की आवश्यकताओं का अनुमान लगाया जा सके। उदाहरण के लिए, थर्ड-शिफ्ट फ्रंट डेस्क कर्मचारी हल्के हाउसकीपिंग कर्तव्यों और अतिरिक्त प्रशासनिक कार्यों को संभालने में सक्षम हो सकते हैं जैसे आरक्षण डेटाबेस को अपडेट करना या ईमेल का जवाब देना। यह रातोंरात हाउसकीपिंग को शेड्यूल करने और पहली और दूसरी-शिफ्ट के कर्मचारियों के लिए खाली समय की आवश्यकता को समाप्त कर सकता है।
शेड्यूलिंग कर्मचारी
कर्मचारी शेड्यूलिंग और कार्य समय सीमा दोनों ही लचीली होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आपका सामान्य चेक-इन दोपहर है, तो हाउसकीपिंग में उस समय तक कमरे साफ और तैयार होने चाहिए। हालांकि, आपको व्यस्त समय के दौरान शेड्यूल को समायोजित करने या अस्थायी कर्मचारियों को नियुक्त करने की आवश्यकता होगी। फ्रंट-डेस्क कर्मियों के लिए भी यही सच है। यदि आप सामान्य रूप से दिन के दौरान दो व्यक्ति और रात में एक व्यक्ति को शेड्यूल करते हैं, तो आपको व्यस्त समय के दौरान ओवरलैप कवरेज प्रदान करने के लिए काम के शेड्यूल को समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है - कभी-कभी थोड़ा पूर्व सूचना के साथ।
संचार योजना
एक अच्छी संचार योजना एक संगठित होटल वर्कफ़्लो के लिए महत्वपूर्ण है। वर्कफ़्लो आरेख की समीक्षा करें और महत्वपूर्ण संचार बिंदुओं की पहचान करें। उदाहरणों में शिफ्ट-चेंज मीटिंग्स, ऑन-कॉल प्रक्रिया, हाउसकीपिंग आपात स्थिति और आकस्मिक खरीद मेहमानों को उनके प्रवास के दौरान अपडेट करने की प्रक्रियाएं शामिल हैं। उदाहरण के लिए, जब कोई अतिथि कमरे के रेफ्रिजरेटर से आइटम निकालता है तो हाउसकीपिंग कर्मचारियों को फ्रंट डेस्क को सूचित करना चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए वर्कफ़्लो परिवर्तनों को संप्रेषित करने के लिए प्रक्रियाओं को शामिल करें कि कुछ भी अनदेखा न हो। इसके लिए ऑन-कॉल कर्मचारियों के लिए दो-तरफा रेडियो या सेल फोन जैसे अतिरिक्त उपकरण खरीदने की भी आवश्यकता हो सकती है।
