पेपरलेस ऑफिस पर्यावरण की मदद कर सकता है, लेकिन यदि पर्याप्त वर्कफ़्लो सिस्टम को लागू नहीं किया जाता है तो यह प्रक्रिया सिरदर्द बना सकती है। डिजिटल स्पेस में सब कुछ स्थानांतरित करने के लिए दस्तावेज़ नियंत्रण और वर्कफ़्लो प्रक्रियाओं को स्थापित करने की आवश्यकता होती है जो यह सुनिश्चित करते हैं कि संक्रमण में कुछ भी नहीं खोया गया है। जब फिजिकल इन-बॉक्स इतिहास के डस्टबिन में फिर से जुड़ जाते हैं, तो आभासी लोगों को उन्हें बदलना होगा।
डिजिटल जा रहे हैं
एक कागज रहित कार्यालय में, लक्ष्य हर संभव ऑनलाइन स्थानांतरित करना है। मुद्रित दस्तावेज़ स्कैन किए जाते हैं और आपके कंप्यूटर सिस्टम पर एक साझा स्थान पर रखे जाते हैं जहां अधिकृत उपयोगकर्ता उन्हें एक्सेस कर सकते हैं। पर्यावरणीय लाभों के अलावा, एक अच्छी तरह से प्रबंधित पेपरलेस कार्यालय पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम की तुलना में जानकारी को आसान बना सकता है। वर्चुअल आर्काइव में फ़ोल्डर पुराने दस्तावेज़ों को संग्रहीत करते हैं, इसलिए वे अक्सर एक्सेस किए गए क्षेत्रों को अव्यवस्थित नहीं करते हैं, लेकिन जरूरत पड़ने पर भी उपलब्ध रहते हैं।
साझा कैलेंडर
एक साझा कैलेंडर में कर्मचारी शेड्यूल को आगे बढ़ाने से नियोक्ताओं को काम के समय को प्रभावित करने वाले छुट्टी के समय और अन्य मामलों का प्रबंधन करने की अनुमति मिलती है। यह सहकर्मियों को बैठकों और अन्य अनुसूचित घटनाओं को ट्रैक करने की भी अनुमति देता है। कार्य कैलेंडर साझा करने वाली टीमें इस बात की निगरानी करने में सक्षम होती हैं कि कौन और कौन कार्यालय से बाहर है और मन में परियोजनाओं पर वर्कफ़्लो की संरचना कर सकता है। यह देखने में सक्षम होना कि प्रमुख हितधारक सप्ताह के अंत में एक सम्मेलन में जा रहे हैं, उदाहरण के लिए, किसी को मुख्य दस्तावेज़ या अनुबंध के मसौदे को जल्दी से पूरा करने के लिए प्रेरित कर सकते हैं ताकि उन हितधारकों को अपना इनपुट पेश करने का मौका मिल सके सामग्री पूरी हो गई है।
दस्तावेज़ प्रबंधन
पेपरलेस कार्यालयों को एक ऐसी प्रणाली की आवश्यकता होती है जो यह बताती है कि दस्तावेजों को कैसे बनाए रखा जाए और संग्रहीत किया जाए। दस्तावेजों को खोजने के लिए आसान बनाने के लिए एक दस्तावेज़ नामकरण सम्मेलन और फ़ोल्डर संरचना बनाएं। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली अक्सर "चेक आउट" और ट्रैकिंग परिवर्तनों दोनों के लिए अनुमति देती है। यह एक ही समय में कई लोगों को दस्तावेज़ पर काम करने से रोकता है और संस्करण नियंत्रण की अनुमति देता है। साझा किए गए स्थान में दस्तावेज़ों को अपडेट करना अनिवार्य है जो उपयोगकर्ताओं द्वारा किसी फ़ाइल को डाउनलोड करने, अपडेट करने और ईमेल के माध्यम से भेजने और फिर आधिकारिक संस्करण को चालू रखने में विफल होने पर होने वाली समस्याओं को कम करता है।
परियोजना प्रबंधन
परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर परियोजना मील के पत्थर और समय सीमा को ट्रैक करने में मदद करता है। आपको एक ऐसी प्रणाली की आवश्यकता होगी जो कार्यों और प्रोजेक्ट शेड्यूल पर नज़र रख सके और कर्मचारियों को कुछ पूरा होने पर संकेत दे सके। जब किसी नए कार्य के लिए उसके ध्यान की आवश्यकता हो तो अधिसूचनाएँ किसी को सचेत करें। व्यक्ति अपनी स्वयं की परियोजनाओं को ट्रैक कर सकते हैं, जबकि प्रबंधकों को संपूर्ण टीम में वास्तविक रूप से देखने और आवश्यकतानुसार संसाधनों को पुनः प्राप्त करने के लिए एक समग्र रूप मिल सकता है। सीखे गए पाठों के साथ-साथ परियोजनाओं को एक बार पूर्ण रूप से संग्रहीत किया जाना चाहिए, इसलिए ज्ञान हस्तांतरण आसानी से हो सकता है जब इसी तरह की परियोजना बाद में शुरू होती है।
