किसी कंपनी के वित्तीय विवरणों में आय विवरण, बैलेंस शीट और नकदी प्रवाह का विवरण शामिल है। आय विवरण एक लेखांकन अवधि में राजस्व, व्यय और मुनाफे को संक्षेप में प्रस्तुत करता है। बैलेंस शीट में परिसंपत्तियों, देनदारियों और शेयरधारकों की इक्विटी को सूचीबद्ध किया गया है, और नकदी प्रवाह का बयान नकदी प्रवाह और बहिर्वाह को सारांशित करता है। सटीक वित्तीय विवरण महत्वपूर्ण हैं क्योंकि प्रबंधन, निवेशक, लेनदार और बाहरी लेखा परीक्षक वित्तीय स्वास्थ्य और कंपनियों के प्रदर्शन का आकलन करने के लिए विश्वसनीय और पूरी जानकारी पर निर्भर करते हैं। सटीकता जर्नल प्रविष्टियों के साथ शुरू होती है और मुख्य कार्यकारी के साथ समाप्त होती है जो जानकारी की विश्वसनीयता को प्रमाणित करती है।
डेटा प्रविष्टि प्रक्रिया की सटीकता सुनिश्चित करें, जिसमें वित्तीय लेनदेन के जर्नल प्रविष्टियों और खाताधारक के लिए जर्नल प्रविष्टियों की पोस्टिंग शामिल है। यदि आपके डेटा प्रविष्टि पेशेवर गणित की गलतियाँ कर रहे हैं या गलत खातों में डेटा दर्ज कर रहे हैं, तो एक परिष्कृत लेखा पैकेज भी इसका पता नहीं लगाएगा। डेटा-एंट्री प्रक्रिया में गुणवत्ता नियंत्रण सुनिश्चित करने के लिए प्रशिक्षण और यादृच्छिक निगरानी दो तरीके हैं। नवंबर 2010 में "उत्तरी नेवादा बिजनेस वीकली" लेख में प्रमाणित सार्वजनिक लेखाकार माइक बोस्मा ने सिफारिश की कि आप डेटा प्रविष्टि क्लर्कों को संदर्भ के रूप में उपयोग करने के लिए कंपनी के खातों के मुद्रित चार्ट के साथ प्रदान करते हैं ताकि वे सही खातों में डेटा दर्ज करें।
बाहरी रिकॉर्ड, जैसे बैंक स्टेटमेंट, सप्लायर इनवॉयस, क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट और अन्य दस्तावेजों के साथ अपने अकाउंटिंग रिकॉर्ड्स को रिकंस्टाइल करें। संख्याओं का मिलान होना चाहिए। उदाहरण के लिए, आपकी बैलेंस शीट पर मौजूद कैश बैलेंस आपके बैंक स्टेटमेंट पर समाप्त बैलेंस से मेल खाना चाहिए। इसी तरह, दीर्घकालिक देयता शेष को बंधक और अन्य दीर्घकालिक ऋण दस्तावेजों पर कुल संतुलन से मेल खाना चाहिए।
स्पष्ट बैलेंस-शीट त्रुटियों की जाँच करें। अपनी वेबसाइट पर प्रकाशित एक मार्गदर्शन नोट में, इलिनोइस स्टेट यूनिवर्सिटी में इलिनोइस स्माल बिज़नेस डेवलपमेंट सेंटर की सिफारिश है कि लघु-व्यवसाय के मालिक बैलेंस शीट पर स्पष्ट त्रुटियों की तलाश करते हैं, जैसे कि एक नकारात्मक नकदी संतुलन।
संभावित त्रुटियों के लिए आय विवरण की समीक्षा करें। बेचे जाने वाले सामानों की लागत प्रत्येक महीने समान नहीं होनी चाहिए, क्योंकि आपकी बिक्री संरचना प्रत्येक महीने भिन्न हो सकती है। यदि आपके पास अचल संपत्ति है, तो मूल्यह्रास खर्चों के लिए एक प्रविष्टि होनी चाहिए। सत्यापित करें कि आपने अर्जित व्यय के लिए समायोजन प्रविष्टियों को बनाया है, लेकिन ब्याज व्यय और वेतन व्यय जैसे अवैतनिक व्यय।
सत्यापित करें कि आपने नकदी प्रवाह के बयान में गैर-नकद खर्चों के लिए समायोजन किया है। पिछली और वर्तमान अवधि के बीच शुद्ध नकद शेष राशि में अंतर आपके बैंक के बयानों में परिवर्तन से मेल खाना चाहिए, यह मानते हुए कि ऋण की आय आपके व्यवसाय के बैंक खातों से गुजरती है।
यदि आप विसंगतियों को दूर करते हैं, तो अपने मुनीम, स्टोर मैनेजर या गोदाम पर्यवेक्षक के साथ चलें। उदाहरण के लिए, एक उच्च-से-सामान्य इन्वेंट्री बैलेंस स्टॉक में बहुत अधिक अप्रचलित या बंद वस्तुओं का परिणाम हो सकता है। एक उच्च बिक्री रिटर्न राशि आपके विनिर्माण सुविधा या आपके आपूर्तिकर्ता की सुविधा में गुणवत्ता नियंत्रण समस्या का संकेत दे सकती है।
