प्रौद्योगिकी के निरंतर आगे बढ़ने के साथ, 21 वीं सदी के हाल के रुझानों में से एक तथाकथित पेपरलेस कार्यालय रहा है। एक कागज रहित कार्यालय वास्तव में पूरी तरह से कागज रहित नहीं होता है, बल्कि न्यूनतम कागज का उपयोग करता है और यथासंभव डिजिटल रूप में अधिक से अधिक दस्तावेज़ीकरण करता है। एक कागज रहित कार्यालय के फायदे और नुकसान दोनों हैं, दोनों को पारंपरिक रिकॉर्ड रखने से एक संक्रमण पर विचार करने वाले संगठन द्वारा विचार किया जाना चाहिए।
अधिक कॉम्पैक्ट और कुशल
डिजिटल फ़ाइलों को कागज की फ़ाइलों की तुलना में बहुत कम भौतिक स्थान की आवश्यकता होती है, और व्यवस्थित रखना बहुत आसान होता है। इसके अलावा, संग्रहीत डिजिटल फ़ाइलों को संग्रहीत पेपर फ़ाइलों की तुलना में एक्सेस करना बहुत आसान है। डिजिटल फ़ाइलों को एक साथ कई उपयोगकर्ताओं के बीच आसानी से साझा किया जा सकता है, और दूरस्थ स्थानों से पहुँचा जा सकता है, कार्य कुशलता बढ़ा सकता है।
सांत्वनापूर्ण रूप से सजग
कम कागज़ की फ़ाइलों का मतलब होता है कम कॉपी का इस्तेमाल डुप्लिकेट कॉपी के लिए और सामान्य रिकॉर्ड कीपिंग के लिए। यह कारक एक कागज रहित कार्यालय को अधिकांश उदाहरणों में पर्यावरण के प्रति जागरूक बनाता है। ऑनलाइन पत्रिकाओं और अन्य प्रकाशनों के लिए, डिजिटल रूप से प्रकाशित करने का मतलब है उन स्याही को खत्म करना जिनमें भारी धातु, सॉल्वैंट्स और अन्य पदार्थ शामिल हैं जो पर्यावरण के लिए हानिकारक हैं।
सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर चिंताएं
एक पेपरलेस कार्यालय केवल उतना ही कुशल है जितना कि सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर, जो रिकॉर्ड को संग्रहीत करने के लिए उपयोग किए जाते हैं, श्रमिकों को अनुमति देते हैं। सॉफ्टवेयर बग और उपकरण के टूटने से पेपरलेस ऑफिस के कामकाज में बड़ी गड़बड़ी हो सकती है। एक कागज रहित कार्यालय के सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर का रखरखाव भी एक चिंता का विषय है; सूचना प्रौद्योगिकी (आईटी) स्टाफ या सलाहकार अक्सर एक आवश्यकता होती है, साथ ही तकनीशियनों को नियमित रूप से हार्डवेयर की सेवा देने के लिए।
डाटा एंट्री एरर्स और लर्निंग कर्व्स
किसी भी संक्रमण के साथ, पेपरलेस कार्यालय में संक्रमण में अक्सर सीखने की अवस्था शामिल होती है, विशेष रूप से कार्यालय के वातावरण में जहां कर्मचारी पहले से ही कंप्यूटर के जानकार नहीं होते हैं। डेटा प्रविष्टि त्रुटियां महंगी हो सकती हैं और इसके परिणामस्वरूप बड़ी समस्याएं हो सकती हैं। इसके अलावा, डेटा प्रविष्टि और फाइलिंग त्रुटियों के कारण गलत वर्गीकरण हो सकता है, जिससे उन्हें बाद की तारीख में ढूंढना मुश्किल या असंभव हो जाता है।
सुरक्षा चिंतायें
डिजिटल रिकॉर्ड अनधिकृत पहुंच के प्रति संवेदनशील हो सकते हैं, या तो हैकिंग के द्वारा या कर्मचारियों की ओर से सुरक्षा के लिए। विशेष रूप से संवेदनशील कानूनी और चिकित्सा रिकॉर्ड के साथ, डेटा हानि में शामिल कंपनी के लिए महत्वपूर्ण दायित्व हो सकता है, खासकर अगर लापरवाही को फंसाया जाता है। डिजिटल रिकॉर्ड का निपटान विशेष रूप से एक साझा नेटवर्क वातावरण में एक विशेष कठिनाई प्रस्तुत करता है। बस एक फ़ाइल को मिटा देना पूरी तरह से एक डिजिटल रिकॉर्ड को नष्ट नहीं करता है, जिस तरह एक दस्तावेज़ को कूड़ेदान में फेंकने से बाद में किसी और को कागज प्राप्त करने से नहीं रोका जा सकता है।
