कंपनियों में लेखांकन और वित्तीय प्रबंधन के लिए इलेक्ट्रॉनिक प्रणालियों के बढ़ते उपयोग ने कई कंपनियों में भौतिक दस्तावेजों के उपयोग को कम कर दिया है। डिजिटल रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणालियों और वित्तीय लेखांकन कार्यक्रमों पर निर्भरता ने कुछ ऑडिटिंग फर्मों को मुख्य रूप से पेपरलेस ऑफिस चलाने वाली कंपनियों को पेपरलेस ऑडिटिंग की पेशकश करने की अनुमति दी है। सरकारी नियमों, ऑडिटिंग कंपनियों के पसंदीदा तरीकों और लेखा संगठनों के प्रस्तावों के माध्यम से एक पेपरलेस ऑडिट के लिए मॉडल स्थापित किए गए हैं।
सरल उपयोग
जो कंपनियां पेपरलेस ऑडिट का विकल्प चुनती हैं, वे वित्तीय दस्तावेजों और ऑडिटिंग कर्मियों के बयानों तक पहुंच बढ़ा सकती हैं। लेखा परीक्षकों को दस्तावेज प्रदान करने के लिए लेखांकन और वित्तीय कर्मचारियों द्वारा आवश्यक समय की मात्रा में वृद्धि की आवश्यकता कम हो सकती है। सुरक्षा आवश्यकताओं के आधार पर, एक्सेसिबिलिटी ऑडिटर को व्यावसायिक सुविधा के बाहर से अपनी समीक्षा करने की अनुमति दे सकती है।
ट्रैकिंग क्षमता
अधिकांश पेपरलेस ऑडिट सिस्टम ऑडिटिंग प्रक्रिया के दौरान रिपोर्टिंग और ट्रैकिंग क्षमताओं की पेशकश करते हैं। कंपनी के प्रबंधकों के साथ-साथ ऑडिटिंग फर्म के प्रबंधन की समीक्षा प्रक्रिया में प्रत्येक चरण को आसानी से ट्रैक और मॉनिटर कर सकते हैं। यह बढ़ी हुई ट्रैकिंग संसाधन आवश्यकताओं को सुव्यवस्थित करने में मदद कर सकती है और ऑडिटिंग टाइमलाइन को प्रबंधित करने में मदद करती है। ट्रैकिंग और समय प्रबंधन आवश्यक हो सकता है, विशेष रूप से एसईसी-जनादेश रिपोर्टिंग समय सीमा वाली सार्वजनिक कंपनियों के लिए।
कम अपव्यय
वित्तीय दस्तावेजों, भंडारण सुविधाओं और कार्यालय की आपूर्ति की डुप्लिकेट प्रतियों की आवश्यकता को कम करने से दोनों कंपनियों द्वारा उत्पन्न कचरे की मात्रा को कम किया जा सकता है। पेपरलेस ऑडिट एक पारंपरिक पेपर-बाउंड ऑडिट की तुलना में कम कागज, स्याही टोनर, बिजली और कार्यालय की आपूर्ति का उपयोग करता है। कागज और संबंधित आपूर्ति में कमी लागत बचत और एक पारिस्थितिक लाभ प्रदान कर सकती है। यह ग्रीन फोकस उन कंपनियों के लिए महत्वपूर्ण हो सकता है जो पर्यावरण के अनुकूल होने के नाते अपनी कंपनी को बढ़ावा देना चाहती हैं।
तेज़ समीक्षा
एक पेपरलेस ऑडिट में पारंपरिक पेपर-ट्रेल ऑडिट प्रक्रिया की तुलना में कम समय लग सकता है। अधिक सटीकता के साथ समीक्षा और विश्लेषण के लिए वित्तीय दस्तावेजों को आसानी से लोड किया जा सकता है। लेखापरीक्षा कार्यों का इलेक्ट्रॉनिक प्रसंस्करण मानवीय त्रुटियों को कम करता है और मैन्युअल रूप से ऑडिटिंग सिस्टम में जानकारी दर्ज करने की आवश्यकता होती है। जब ऑडिट आइटम को अतिरिक्त समीक्षा के लिए चिह्नित किया जाता है, तो ऑडिटर समीक्षा और अतिरिक्त जानकारी के लिए वित्तीय लीड को आसानी से जानकारी भेज सकते हैं। इलेक्ट्रॉनिक रूप में कागजी रूपों के साथ व्यक्ति की शारीरिक बैठकों की तुलना में कम समय लग सकता है। कम मैनुअल काम और आसान समीक्षा कुल ऑडिटिंग टाइमलाइन को कम कर सकती हैं।
बढ़ी हुई सुरक्षा
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की तुलना में भौतिक दस्तावेज सुरक्षित करना अधिक कठिन है। इलेक्ट्रॉनिक डेटा और दस्तावेजों को पासवर्ड और अन्य डिजिटल सुरक्षा विधियों के माध्यम से सुरक्षित किया जा सकता है। एक इलेक्ट्रॉनिक ट्रैकिंग सिस्टम भी सूचित कर सकता है जिसने सुरक्षा समीक्षा उद्देश्यों के लिए प्रत्येक डेटा तत्व की समीक्षा की है। भौतिक दस्तावेजों को एक असुरक्षित स्थान पर कॉपी, खो या रखा जा सकता है। पेपरलेस ऑडिट से कंपनी की वित्तीय प्रणाली की सुरक्षा बढ़ जाती है।
