जस्ट-इन-टाइम इन्वेंट्री, या जेआईटी, इन्वेंट्री में व्यावसायिक निवेश में कटौती करने के लिए डिज़ाइन की गई एक प्रक्रिया है, इस प्रकार कंपनी के अन्य भागों में निवेश करने के लिए धन को मुक्त करना, जैसे कि श्रम या बुनियादी ढाँचा। कंपनियां कच्चे माल की कम मात्रा ले जाती हैं, एक परिष्कृत लेखा प्रणाली पर निर्भर होती है जो भविष्य की सूची की जरूरतों की भविष्यवाणी करती है और जरूरत पड़ने पर उन्हें आदेश देती है। डेलीवरी छोटी लेकिन अधिक बार होती है, जिससे ताज़ा आपूर्ति का एक घूमने वाला छोटा स्टॉक बन जाता है। इस प्रणाली का लक्ष्य उन घटकों को सुविधा तक पहुंचाना है, जो कुछ हिस्सों या अवयवों की एक बड़ी सूची को हाथ में रखने के बजाए शीघ्र ही वितरित किए जाते हैं। भंडारण सुविधाओं में सामग्रियों के कम पैसे के साथ, कंपनियां अधिक आसानी से सुधार या विस्तार करने के लिए स्वतंत्र हैं।
बस-इन-टाइम इन्वेंट्री सिस्टम के कई फायदे और नुकसान हैं। दूसरी तरफ, कार्यशील पूंजी को बांधा नहीं जाता है, भंडारण में अप्रचलित होने की संभावना कम होती है और उत्पादन आदेशों को बदलना आसान होता है क्योंकि हाथ से उत्पाद बहुत कम होता है। हालाँकि यह सब सकारात्मक नहीं है। यहां तक कि बोर्ड भर में महत्वपूर्ण बचत के बावजूद, किसी भी व्यवसाय के मालिक को प्रक्रिया पर गंभीर नज़र डालने के लिए JIT के पर्याप्त नुकसान हो सकते हैं।
बस-समय में इन्वेंटरी नुकसान
केवल-इन-टाइम इन्वेंट्री सिस्टम में, कंपनियां अगली डिलीवरी की तारीख तक सूची प्राप्त करने के लिए नंगे न्यूनतम राशि का आदेश देती हैं। द्विवार्षिक वितरण अनुसूची पर इस प्रणाली का उपयोग करने वाला एक रेस्तरां केवल चार दिनों के व्यवसाय के लिए औसतन पर्याप्त भोजन का आदेश देगा। इनमें से अधिकांश प्रणालियाँ वर्ष के पहले के तुलनात्मक आंकड़ों पर आधारित हैं, और वे मानती हैं कि व्यापार वर्ष-दर-वर्ष अपेक्षाकृत स्थिर रहेगा। यदि रेस्तरां का मुख्य प्रतियोगी अचानक व्यापार से बाहर हो जाता है, तो यह राजस्व में अचानक वृद्धि देख सकता है जिसे पहले से योजनाबद्ध नहीं किया गया था। नतीजतन, अलमारियों पर सप्ताह के माध्यम से रहने के लिए पर्याप्त भोजन नहीं बचा हो सकता है। आपातकालीन खाद्य आपूर्ति के लिए वैकल्पिक स्रोत खोजना असंभव हो सकता है या, सबसे अच्छा, बहुत महंगा है।
दूसरी ओर, व्यापार में अचानक और अप्रत्याशित गिरावट का मतलब अलमारियों पर अतिरिक्त सामग्री हो सकती है, संभवतः उपयोग किए जाने से पहले खराब हो जाना। एक स्वचालित प्रणाली के साथ, यह दो या तीन इन्वेंट्री चक्र हो सकता है, इससे पहले कि कोई व्यवसाय स्वामी इसमें आने वाले उत्पाद की मात्रा को समायोजित कर सकता है। यह अगले वर्ष के लिए भी एक समस्या खड़ी करता है, क्योंकि सिस्टम फिर से व्यापार में गिरावट की उम्मीद करेगा और होगा संभावना है कि सप्ताह के लिए पर्याप्त सामग्री का ऑर्डर न करें।
आश्चर्य अतिरिक्त व्यापार के साथ कठिनाई
यह सबसे अच्छा समय-समय पर व्यापार के नुकसान में से एक है जब यह सौभाग्य की बात आती है तो लचीलेपन की कमी होती है। अधिकांश व्यवसायों में, आने वाले ग्राहक और उत्पादों की भारी मात्रा में ऑर्डर करना चाहते हैं, यह एक अच्छी बात है। एक नए स्कूल खाते के साथ एक टी-शर्ट कंपनी के लिए, इसका मतलब यह हो सकता है कि वह नए ग्राहक को इंतजार कर सके, जबकि वह सिर्फ एक पूर्ण आदेश प्राप्त करना चाहता है। छोटे व्यवसाय पवनचक्की को बंद करने का जोखिम नहीं उठा सकते हैं, लेकिन उन लाभदायक ग्राहकों को ध्यान में रखने के लिए छोटी सूचना पर पर्याप्त कच्चा माल मिलना असंभव हो सकता है।
इसे एक दो तरीकों से हल किया जा सकता है। पहले मामले में, नए ग्राहक अपना वांछित ऑर्डर प्राप्त कर सकते हैं, लेकिन इन्वेंट्री की कमी के कारण उन्हें इसे प्राप्त करने के लिए अधिक इंतजार करना होगा। शर्ट के विशेष प्रकार के आधार पर, वे चाहते हैं कि नए ग्राहकों को संतुष्ट करने के लिए एक बड़ी पर्याप्त आपूर्ति खोजने में सप्ताह लग सकते हैं। दूसरी ओर, यदि टी-शर्ट की दुकान के मालिक बुनियादी शर्ट की एक तैयार आपूर्ति खोजने का प्रबंधन करते हैं जो ग्राहक को संतुष्ट करेगा, तो संभावना है कि वे दुकान के सामान्य आपूर्तिकर्ता से अधिक पैसा खर्च करेंगे। विंडफॉल ग्राहक वास्तव में अगले कुछ भी नहीं करने के लिए लाभ मार्जिन को कम करके कंपनी के पैसे की लागत को समाप्त कर सकता है।
अधिक योजना और प्रशिक्षण की आवश्यकता है
कई छोटे व्यवसाय कम से कम शुरुआत में, कागज और पेंसिल का उपयोग करके सूची और सामग्री ऑर्डर करते हैं। यहां तक कि एक कंप्यूटर इन्वेंट्री प्रोग्राम की जरूरत या चाहने वाले बड़े लोग भी साधारण ऐप्स के साथ ऐसा करते हैं। ज्यादातर मामलों में, महीने में एक-दो बार इन्वेंट्री लेना काफी होता है, बस इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि आपको किस चीज की जरूरत होगी। इन मामलों में, इन्वेंट्री एक सरल प्रक्रिया है और कम समय में किसी भी कर्मचारी को आसानी से सिखाया जा सकता है।
JIT इन्वेंट्री सिस्टम के साथ, पूरी इन्वेंट्री प्रक्रिया अधिक जटिल है। कर्मचारियों को बहुत विस्तृत आधार पर अत्यधिक विस्तृत सूची लेने के लिए प्रशिक्षित किया जाना चाहिए। सटीकता महत्वपूर्ण है क्योंकि कंपनी के लिए संपूर्ण ऑर्डरिंग सिस्टम उन नंबरों पर आधारित है। कर्मचारियों को विस्तृत कंप्यूटर सिस्टम का उपयोग करना सीखना होगा, जो उन लोगों के लिए चुनौतीपूर्ण हो सकता है जो कार्यालय में स्थापित कंप्यूटरों से परिचित नहीं हैं। कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने और रखने के लिए जो इन इन्वेंट्री कर्तव्यों को संभाल सकते हैं, आपको श्रम लागत को बढ़ाना पड़ सकता है। इसके अलावा, आपको उन आपूर्तिकर्ताओं को खोजने की आवश्यकता होगी जो प्रत्येक आदेश में बिना किसी अतिरिक्त वितरण शुल्क जोड़े हर सप्ताह कई बार आपूर्ति प्रदान करके आपके साथ काम करने के इच्छुक हैं। इन्वेंट्री / डिलीवरी प्रक्रिया में ब्रेक के मामले में आपातकालीन आपूर्ति के लिए कम आपूर्तिकर्ताओं के साथ संबंध बनाने के लिए यह एक स्मार्ट अभ्यास भी है।
एक तंग आपूर्ति श्रृंखला कम नियंत्रण का मतलब है
अधिकांश छोटे व्यवसाय के मालिकों को अपनी धुरी की क्षमता और चीजों को जल्दी से बदलने के लिए गर्व होता है जब उनके आसपास के आर्थिक बल इसके लिए कहते हैं। बस-इन-टाइम इन्वेंट्री सिस्टम के साथ, ऐसा करना बहुत मुश्किल है। एक स्थानीय बेकरी को आम तौर पर पता होगा कि स्थानीय समारोह कब होंगे और तदनुसार आदेश देंगे। लेकिन अगर बेकर को पता चलता है कि एक नया वेडिंग प्लानर फैंसी कपकेक की आपातकालीन आपूर्ति की तलाश कर रहा है, तो उसके पास नौकरी के लिए कदम बढ़ाने और पहुंचने की बहुत कम संभावना है।
भले ही वह कपकेक ऑर्डर प्राप्त करने का प्रबंधन करता है, अगर बेकर के सिल्वर केक सजावट के आपूर्तिकर्ता स्टॉक से बाहर है, तो उसके पास संभावित नए ग्राहक की पेशकश करने के लिए कम विकल्प हैं। सिस्टम में कहीं भी आपूर्ति श्रृंखला में किसी भी प्रकार का व्यवधान अंततः इस प्रणाली का उपयोग करके छोटे व्यवसाय की निचली रेखा को प्रभावित करेगा। कम विकल्पों पर ग्राहकों को पेश करने के लिए और कम अवसरों पर व्यावसायिक योजनाओं को बदलने के कम अवसरों के साथ, बस-इन-टाइम इन्वेंट्री उन अवसरों को रोक सकती है जो अन्यथा एक छोटे व्यवसाय को विकसित कर सकती हैं।
प्राकृतिक आपदाओं की समस्या
तूफान, तूफान, बाढ़ और अन्य प्राकृतिक आपदाओं से किसी भी व्यवसाय पर भारी प्रभाव पड़ सकता है, जैसा कि नागरिक अशांति या पुलिस कार्रवाई हो सकती है। बस-इन-टाइम इन्वेंट्री सिस्टम के साथ अंतर यह है कि प्रभाव को अधिक कठोर रूप से महसूस किया जा सकता है। यह खतरा न केवल तब होता है जब व्यवसाय के निकट आपात स्थिति उत्पन्न होती है, बल्कि जब वे अन्य क्षेत्रों में भी होते हैं, जहां व्यवसाय का आपूर्तिकर्ता होता है।
जेआईटी ऑर्डरिंग का उपयोग करने वाली एक स्थानीय कॉफी शॉप आमतौर पर औसत बिक्री के तीन या चार दिनों के लिए पर्याप्त फलियों को हाथ पर रखेगी। वे अतिरिक्त दिनों की आपूर्ति का मूल्य स्टॉक कर सकते हैं लेकिन उससे अधिक नहीं। यदि अगले राज्य में स्थित उनका रोस्टर, बवंडर या आग की चपेट में आ जाता है, तो कॉफी शॉप के मालिक के पास नए वाणिज्यिक बीन आपूर्तिकर्ता को हाथापाई करने और खोजने के लिए बहुत कम समय होगा। यदि उसके ग्राहकों को मालिकाना मिश्रणों के एक निश्चित मिश्रण के लिए उपयोग किया जाता है, तो वह इन्वेंट्री से बाहर चलने से पहले कुछ दिनों के लिए अपने दरवाजे खुले रखने में सक्षम नहीं हो सकता है।
उच्च आईटी निवेश की आवश्यकता
बस-इन-टाइम इन्वेंट्री सिस्टम इतने जटिल हैं कि कंप्यूटर और समर्पित कार्यक्रमों के बिना उनका उपयोग करना लगभग असंभव है। कंपनियों को इस प्रणाली को ठीक से काम करने के लिए इन्वेंट्री ट्रैकिंग, ऑर्डर क्रिएट, सेल्स प्रेडिक्टिंग और अन्य कार्यक्रमों की मेजबानी की आवश्यकता होगी। इसका मतलब है कि प्रबंधन और कर्मचारियों के लिए हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर प्लस प्रशिक्षण समय दोनों में एक बड़ा निवेश। डेटा इनपुट करने के लिए अतिरिक्त श्रम लागत, अतिरिक्त पर्यवेक्षी कर्तव्यों और अधिक समय की आवश्यकता होगी।
एक बार जब ये सभी सिस्टम स्थापित हो जाते हैं और लोगों को प्रशिक्षित किया जाता है, तो पूरी कंपनी अब कंप्यूटर प्रणाली पर निर्भर होकर काम करती है। ज्यादातर मामलों में, वे करते हैं, लेकिन समस्याएं पैदा होती हैं। यही कारण है कि आईटी विभाग मौजूद हैं। जेआईटी प्रणाली के साथ किसी भी व्यवसाय को आईटी पेशेवर के साथ संबंध बनाने की आवश्यकता होती है जो उसके द्वारा स्थापित हार्डवेयर से परिचित हो, साथ ही जेआईटी कंपनी के लिए काम करने वाले पेशेवरों के साथ एक परिचित हो। कोई भी कंपनी अपने इन्वेंट्री सिस्टम को दिनों के लिए ऑफ़लाइन नहीं रख सकती है, चाहे वह सॉफ्टवेयर में बग की वजह से हो या कंप्यूटर में गड़बड़ हो। आपातकालीन मरम्मत महंगी हो सकती है और रात या छुट्टियों पर भी उपलब्ध नहीं हो सकती है। स्मार्ट व्यवसाय के मालिक आपात स्थिति के लिए एक बैकअप योजना बनाते हैं, लेकिन वे अस्थायी स्टॉपगैप हैं।
एक आपूर्तिकर्ता पर आवश्यक रिलायंस
जेआईटी प्रणाली स्थापित करने के लिए प्रमुख आपूर्तिकर्ताओं के साथ संबंध बनाने की आवश्यकता होती है जो साप्ताहिक कच्चे माल को एक व्यावसायिक आवश्यकताओं को वितरित करेंगे। हालांकि ये व्यापारिक संबंध किसी भी कंपनी के लिए लाभकारी हो सकते हैं, वहीं इस व्यवस्था के लिए डाउनसाइड भी हैं।
एक पिज्जा रेस्तरां मालिक जो एक रेस्तरां आपूर्ति कंपनी पर भरोसा करता है, उसे यह जानने का फायदा है कि वह हर सप्ताह पेपरोनी और आटे के लिए कितना भुगतान करेगा, जिससे भोजन की लागत को नियंत्रित करना आसान हो जाता है। दूसरी ओर, वह अपने आपूर्तिकर्ता के प्रतिद्वंद्वियों के चारों ओर देखने की अपनी क्षमता में सीमित है, यह देखने के लिए कि वे उसी उत्पादों के लिए क्या कीमतें पेश करते हैं। यदि शहर भर में एक सप्लायर उस सप्ताह आधी कीमत के लिए पेपरोनी की पेशकश कर रहा है, तो वह अपने स्थिर आपूर्तिकर्ता पर वापस जाने से पहले एक भी आदेश नहीं दे सकता है। वह आपूर्तिकर्ताओं को बदल सकती है, लेकिन हर हफ्ते सर्वोत्तम मूल्य खोजने के लिए बस खरीदारी करने का कोई तरीका नहीं है।
यदि आपूर्तिकर्ता कीमतें बढ़ाने का फैसला करता है तो भी यही समस्या होती है। पिज्जा की दुकान का मालिक ऊंची कीमतों का भुगतान कर रहा है, जब तक कि वह एक समान आपूर्तिकर्ता नहीं पा सकता है जो बेहतर मूल्य प्रदान करता है और जो उसके ऑर्डर शेड्यूल पर उसके साथ काम करने को तैयार है। किसी भी तरह से, जेआईटी इन्वेंट्री कच्चे माल के लिए समय पर आधार पर सर्वोत्तम लागत खोजने के लिए एक व्यवसाय के मालिक की क्षमता को गंभीर रूप से काट देती है।
ग्राहक संतुष्टि के साथ समस्याएं
जब बस-इन-टाइम इन्वेंट्री सिस्टम काम करते हैं, तो वे अच्छी तरह से काम करते हैं। हालांकि, जब ये सिस्टम टूट जाता है, तो व्यवसाय कई मोर्चों पर पीड़ित हो सकते हैं। इन्वेंट्री की कमी का मतलब व्यापार का नुकसान है, लेकिन यह केवल तात्कालिक प्रभाव है। असंतुष्ट ग्राहक जो प्राप्त नहीं कर सकते हैं वे चाहते हैं या जिन्हें अपने आदेशों को पूरा करने के लिए सामान्य से अधिक समय तक इंतजार करना पड़ता है वे आज के कारोबारी माहौल में एक वास्तविक समस्या हैं।
लगभग हर छोटे व्यवसाय पर इंटरनेट का बहुत बड़ा प्रभाव है, और दुखी ग्राहक व्यवसायों को चोट पहुंचाने के लिए पहले से कहीं अधिक शक्ति रखते हैं। येल्प और फेसबुक, ट्विटर और अन्य सोशल मीडिया साइटों जैसी समीक्षा साइटें ग्राहकों को एक ऐसी आवाज देती हैं जो उनके पास पहले कभी नहीं थी। एक बुरी समीक्षा, यदि एक मनोरंजक या चौंकाने वाली शैली में लिखा गया है, तो आज किसी भी छोटे व्यवसाय को गंभीर रूप से चोट पहुंचाने के लिए पर्याप्त हो सकता है। वायरल व्यवसाय समीक्षा इंटरनेट किंवदंती का सामान है, और कुछ वर्षों से दोहराया गया है। एक ऐसी उम्र में जहां हर ग्राहक के पास किसी व्यवसाय को बंद करने की शक्ति होती है यदि वह पर्याप्त रूप से प्रेरित होता है, तो व्यवसाय के मालिक उन्हें खुश रखने के लिए ऊपर और परे जा रहे हैं। ग्राहकों को संतुष्ट रखने के लिए स्टॉक में पर्याप्त इन्वेंट्री रखना इस रणनीति का एक बड़ा हिस्सा हो सकता है।
