गुणवत्ता ऑडिट छोटे व्यवसायों को बढ़ने और समृद्ध बनाने में मदद करने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं क्योंकि वे व्यवसाय की दक्षता और लागत प्रबंधन रणनीतियों का आकलन करने का एक तरीका प्रदान करते हैं। क्या ऑडिट उत्पादों या प्रक्रियाओं पर केंद्रित है, परिणाम प्रबंधकों को यह निर्धारित करने में मदद करता है कि रणनीति कितनी अच्छी तरह काम कर रही है, समस्याओं के अंतर्निहित कारण की पहचान करें और यदि आवश्यक हो, तो सुधारात्मक कार्रवाई करें। अपने व्यवसाय की सफलता सुनिश्चित करने के लिए आंतरिक गुणवत्ता लेखा परीक्षा का संचालन करना एक महत्वपूर्ण कदम है।
प्रारंभिक समीक्षा
साइट पर गुणवत्ता की समीक्षा करने से पहले आपके द्वारा उठाए जाने वाले कदम ऑडिट की प्रभावशीलता को निर्धारित कर सकते हैं। प्रक्रिया एक विस्तृत ऑडिट योजना तैयार करके शुरू होती है जो ऑन-साइट समीक्षा करने के लिए एक रोड मैप के रूप में कार्य करती है। ऑडिट और ऑडिट लोकेशन की टाइमलाइन, स्कोप निर्दिष्ट करें। उत्पाद या प्रक्रिया के लिए गुणवत्ता प्रबंधन नीति, मानक संचालन प्रक्रिया और नियमावली सहित लिखित प्रलेखन को इकट्ठा और समीक्षा करें। ऑन-साइट समीक्षा के दौरान आचरण करने के लिए व्यक्तिगत साक्षात्कारों की प्रारंभिक सूची को तय करें और विकसित करें। ध्यान रखें कि एक प्रारंभिक सूची, जिसमें आमतौर पर विभाग के प्रबंधक या पर्यवेक्षक और प्रमुख कर्मचारी शामिल होते हैं, सक्रिय ऑडिट चरण के दौरान विस्तार कर सकते हैं।
ऑडिट दस्तावेजों को इकट्ठा करें
व्यक्तिगत साक्षात्कार के दौरान जानकारी रिकॉर्ड करने के लिए प्रत्येक ऑडिट टीम के सदस्य के पास ऑडिट चेकलिस्ट के साथ-साथ फॉर्म या टेप रिकॉर्डर होना चाहिए। प्रत्येक सदस्य के पास संदर्भ दस्तावेज भी होने चाहिए जैसे मानक संचालन प्रक्रियाओं की प्रतियां। सूचना और टिप्पणियों को रिकॉर्ड करने के लिए एक चेकलिस्ट महत्वपूर्ण है, साथ ही यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप कुछ भी नहीं भूलते हैं। जबकि विशिष्ट चेकलिस्ट आइटम विभाग, उत्पाद या प्रक्रिया के ऑडिट के आधार पर अलग-अलग होंगे, चेकलिस्ट में आमतौर पर अनुभाग, प्रत्येक अनुभाग के भीतर मूल्यांकन आइटम, एक रेटिंग सिस्टम और टिप्पणियों के लिए एक स्थान होता है। सामान्य वर्गों में विभाग संगठन, भौतिक कार्य वातावरण, गुणवत्ता प्रणाली घटक जैसे SOP और प्रदर्शन परीक्षण शामिल हैं।
साइट पर ऑडिट का आयोजन
ऑन-साइट समीक्षा में यह जानकारी एकत्र करने पर ध्यान दिया जाता है कि आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि क्या विभाग प्रश्न नियंत्रण गुणवत्ता मानकों का पालन कर रहा है और स्थापित गुणवत्ता नियंत्रण प्रक्रियाओं का पालन कर रहा है या नहीं। इस चरण में कार्रवाई के चरण शामिल हैं, जिसमें अवलोकन, परीक्षण और व्यक्तिगत साक्षात्कार आयोजित करना शामिल है। अधिकतर, ऑडिट टीम पर्दे के पीछे से कुछ कार्यों को पूरा करती है, जैसे प्रदर्शन या गुणवत्ता परीक्षण और व्यक्तिगत साक्षात्कार। यह टीम को यथासंभव दैनिक कार्यों को बाधित करने से बचने में मदद करता है। यह समझना महत्वपूर्ण है कि व्यक्तिगत साक्षात्कारों की तरह, ऑडिट प्लान और चेकलिस्ट दोनों ही सक्रिय ऑडिट चरण के दौरान आपके द्वारा खोजे जाने के आधार पर मूल्यांकन की गुंजाइश और गहराई में विस्तार कर सकते हैं।
समाप्त और अनुवर्ती गतिविधियों
ऑडिट का सक्रिय चरण पूरा होने के बाद "वास्तविक" काम शुरू होता है। गुणवत्ता ऑडिट का अंतिम चरण गुणवत्ता की समस्याओं और समस्याग्रस्त क्षेत्रों को सही करने के लिए आवश्यक चरणों की समीक्षा, पता करने और निर्धारित करने के लिए एक बैठक से शुरू होता है। इस जानकारी का विवरण देते हुए एक प्रबंधन रिपोर्ट बनाएं। एक बार जब मालिक और प्रबंधक ऑडिट निष्कर्षों की समीक्षा करते हैं, तो एक रणनीति बैठक आयोजित की जानी चाहिए जो ऑडिट टीम द्वारा प्रस्तुत गुणवत्ता में सुधार के समाधानों का विश्लेषण करने और कैसे - और कभी-कभी यह तय करने पर केंद्रित है।
