ट्रस्ट व्यापार में महत्वपूर्ण है, लेकिन स्मार्ट व्यवसाय के मालिक अक्सर पुराने रूसी कहावत से जीते हैं, "ट्रस्ट, लेकिन सत्यापित करें।" यदि आपकी आजीविका एक विशेष दस्तावेज पर निर्भर करती है, जिसे आप मेल में भेज रहे हैं, तो क्या आप आसानी से सांस नहीं लेंगे, जब आप निश्चित रूप से जानते थे कि लिफाफा आपके गंतव्य तक पहुंच गया है? संयुक्त राज्य अमेरिका का डाकघर ऐसी सेवा प्रदान करता है। प्रमाणित मेल ट्रैकिंग के साथ, आप यह देखने के लिए अपने पत्र या पैकेज का पालन कर सकते हैं कि यह क्या बनाता है और कब सही व्यक्ति के हाथों में है।
प्रमाणित मेल क्या है?
यूएसपीएस प्रमाणित पत्र के रूप में ज्ञात पत्र और पैकेज पर नज़र रखने के लिए एक विशेष सेवा प्रदान करता है। यह आपके मेल को उसके अंतिम गंतव्य तक ले जाता है और सही हाथों में डिलीवरी का प्रमाण प्रदान करता है। विशेष कोड और इलेक्ट्रॉनिक ट्रैकिंग तकनीक का उपयोग करते हुए, USPS आपको सूचित करेगा कि आपकी मेलिंग कब डिलीवर की गई थी या जब डिलीवरी का प्रयास किया गया था लेकिन असफल रहा था। आप अतिरिक्त सेवाओं जैसे रिटर्न रसीद का चयन भी कर सकते हैं जिसके लिए प्राप्तकर्ता को डाक से हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है और आपको हस्ताक्षरित रसीद की एक प्रति प्रदान करनी होगी।
प्रमाणित मेल का उपयोग क्यों करें?
औसत व्यापार मेल के अधिकांश मामलों के लिए, प्रमाणित मेल एक अनावश्यक व्यय है। पोस्ट ऑफिस आपके नियमित मेल का वादा करेगा, जैसा कि लगभग हर बार किया जाता है। जब कुछ परिस्थितियाँ उत्पन्न होती हैं, हालाँकि, यह महत्वपूर्ण है कि आपको अतिरिक्त सुरक्षा मिले जो प्रमाणित मेल प्रदान करता है।
- बिलिंग विवादों से निपटना।
- किसी भी कानूनी मामलों के बारे में लिखना।
- शिपिंग महंगा माल।
- उत्पादों को वितरित करने के लिए पी.ओ. बक्से।
प्रमाणित मेल ट्रैकिंग का लाभ उठाएं
यदि आप प्रमाणित मेल के माध्यम से कुछ भेजना चाहते हैं, तो आपके पास दो विकल्प हैं। सभी पैकेज और पत्र किसी भी यूएसपीएस कार्यालय से सीधे जा सकते हैं। इसके अलावा, कई अलग-अलग सेवाओं में से एक का उपयोग करके, एक प्रमाणित पत्र ऑनलाइन भेजने के लिए विकल्प हैं।
यदि आप पारंपरिक मार्ग पर जाना चाहते हैं, तो अपने स्थानीय डाकघर में जाएं और प्रमाणित मेल फॉर्म 3800 प्राप्त करें, जिसमें बारकोड और ट्रैकिंग नंबर के साथ स्टिकर भी शामिल है। यह फ़ॉर्म आपको डाकघर के माध्यम से अपनी डाक को ट्रैक करने की अनुमति देता है। प्राप्तकर्ता का नाम और पता सहित पूरी तरह से फ़ॉर्म भरें। स्टिकर से बैकिंग निकालें और इसे पैकेज या लिफाफे के शीर्ष पर रखें। डाकघर में डाक ले जाएं, उचित शुल्क का भुगतान करें और अपनी डाक को सौंप दें।
यदि आप केवल एक पत्र भेज रहे हैं, तो आपके पास इसे डिजिटल रूप से वितरित करने का विकल्प है। एक त्वरित Google खोज आपको कई ऑनलाइन व्यवसायों में से एक के लिए साइन अप की एक विस्तृत विविधता दिखाएगी जो प्रमाणित मेल डिलीवरी प्रदान करती है। अपने पत्र को अपने कंप्यूटर पर लिखें, इसे प्रिंट करें और इस पर हस्ताक्षर करें। अपने पत्र को स्कैन करें और इसे अपनी मेल सेवा वेबसाइट पर अपलोड करें। सेवा आपके प्राप्तकर्ता को एक मुद्रित प्रति भेज देगी।
प्रमाणित पत्र ट्रैकिंग का उपयोग करना
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपने अपना प्रमाणित मेल कैसे भेजा, आपके पास हमेशा एक रसीद होगी जिसमें एक लंबी ट्रैकिंग संख्या होती है।प्रत्येक ट्रैकिंग नंबर अद्वितीय है और केवल एक बार उपयोग किया जाएगा।
जब आप यह जानना चाहते हैं कि आपका पत्र या पैकेज कहां है, तो आपके पास कई विकल्प हैं। आप यूएसपीएस वेबसाइट या अन्य मेल सेवाओं की लंबी सूची में से एक का उपयोग कर सकते हैं, ये सभी आपको अपने प्रमाणित मेल आइटम को ट्रैक करने की अनुमति देते हैं। अपनी पसंद की वेबसाइट पर जाएँ और प्रमाणित मेल ट्रैकिंग पेज पर जाएँ। निर्दिष्ट बॉक्स में सटीक ट्रैकिंग नंबर दर्ज करें, जिससे सभी अंक प्राप्त हो सकें। काटने और चिपकाने के लिए संख्या को कॉपी करने का एक बेहतर तरीका है इसे टाइप करने की कोशिश करना।
एक बार जब आपके पास सही ट्रैकिंग नंबर हो, तो ट्रैकिंग के लिए बटन पर क्लिक करें। आपको उन सभी गंतव्यों की विस्तृत सूची दिखाई देगी जो आपके पत्र या पैकेज पर गए हैं। यह संभावना है कि डाक अपने अंतिम गंतव्य से पहले कई डाकघरों में रुकेगी, और कुछ अतार्किक रूप से साइड ट्रिप ले सकती है, लेकिन आप इसे ट्रैक करने में सक्षम होंगे। जब आपका पत्र या पैकेज अपने गंतव्य पर पहुंच गया है, तो आप इसे साइट पर देख पाएंगे।
यदि आपको मन की अतिरिक्त शांति की आवश्यकता है, तो यूएसपीएस वेबसाइट पर सूचित डिलीवरी के लिए साइन अप करें। इस नि: शुल्क सेवा के साथ, आपको हर बार आपके पैकेज के मूवमेंट और अंतिम संदेश को यह प्रमाणित करने के लिए एक ईमेल या टेक्स्ट संदेश मिलेगा कि यह अपने गंतव्य पर आ गया है।
