नीतियों और प्रक्रियाओं द्वारा निर्देशित अधिकांश व्यावसायिक कार्य अराजक और अव्यवस्थित हो जाते हैं। रिकॉर्ड प्रतिधारण व्यवसाय के सबसे रोमांचक पहलुओं में से एक नहीं है, लेकिन यह सबसे महत्वपूर्ण में से एक है। दस्तावेज़ भंडारण के लिए एक संगठित प्रणाली बेकार रिकॉर्ड को समाप्त करती है और ऑडिट की स्थिति में व्यवसाय की रक्षा करती है। यह जानना कि कब रखना है और कब टॉस करना है यह एक सफल व्यवसाय संचालन को विकसित करने में एक महत्वपूर्ण कदम है।
यूनिवर्सल रिटेंशन शेड्यूल
सभी कंपनियों को अभिलेखों के प्रतिधारण के लिए एक प्रणाली विकसित करनी चाहिए जो सभी विभागों के लिए सार्वभौमिक हो। यह एक ही पृष्ठ पर सभी को मिलता है जब यह रिकॉर्ड करने के लिए आता है। अपने व्यवसाय और परिचालन क्षेत्र के लिए कानूनों और विधियों पर शोध करें। उदाहरण के लिए, एक कानूनी फर्म की एक छोटी किराने की दुकान से अलग आवश्यकताएं हो सकती हैं। यदि आवश्यक हो, तो इस प्रणाली को बनाने के लिए एक वकील से परामर्श करें। फ़ंक्शन और विभाग के आधार पर योजना को अनुक्रमित करें। शेड्यूल बनाएं और वर्गीकरण कोड असाइन करें।
अभिलेख इन्वेंटरी
रिकॉर्ड इन्वेंट्री अवधारण के प्रबंधन में एक महत्वपूर्ण कदम है। यह आपके संगठन के भीतर सभी रिकॉर्ड, इलेक्ट्रॉनिक और पेपर की एक सटीक सूची है। सूची में प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए एक शीर्षक का विवरण होना चाहिए, जैसे "सामान्य लेजर" और दस्तावेज़ का स्थान। इसके अतिरिक्त, रिकॉर्ड के लिए एक वर्गीकरण शामिल करें। यह आपकी कंपनी के शेड्यूल के आधार पर अवधारण का मानदंड होगा। उदाहरण के लिए, एक स्प्रेडशीट लिखें; पहला कॉलम एक शीर्षक होगा, "लेखा देय एजिंग रिपोर्ट।" दूसरा स्तंभ शीर्षलेख एक वर्गीकरण होगा, "लेखा देय।" कॉलम तीन एक विभाग हो सकता है, "लेखा।" स्प्रेडशीट के शेष स्थान को दर्ज कर सकते हैं। "पूर्व भंडारण कक्ष, कैबिनेट चार," और प्रतिधारण कोड, "अनुसूची ए"
दस्तावेज़ मूल्यांकन
मूल्यांकन प्रक्रिया, रिटेंशन की अवधि से अधिक होने वाले दस्तावेजों को समाप्त करने के लिए ऑन-साइट रिकॉर्ड के कंपनी-व्यापी विश्लेषण पर जोर देती है। घर की सफाई का यह रूप अतिरिक्त रिकॉर्ड के निर्माण को समाप्त करता है। रिकॉर्ड सूची सूची का उपयोग करते हुए, समाप्त दस्तावेजों को नष्ट करें। एक बार पूरा होने के बाद, सभी स्टोरेज की समीक्षा करें और इन्वेंट्री लिस्टिंग को अपडेट करें। इस समय के दौरान, पिछली समीक्षा के बाद से लागू किए गए किसी भी बदलाव को पहचानने के लिए कानूनों की जाँच करें। वार्षिक, त्रैमासिक या मासिक अनुसूची अनुसूची।
