ऐसे संगठन जिनके पास अनुबंध प्रबंधन प्रक्रिया है, वे समय और धन बचा सकते हैं और इसलिए बाजार में एक फायदा है। एक स्वस्थ अनुबंध प्रबंधन प्रक्रिया के मूल में एक केंद्रीय स्थान है जहां सभी अनुबंध भाषा आसानी से सुलभ है।
अनुबंध का विश्लेषण करें
यह सुनिश्चित करने के लिए अनुबंध की समीक्षा करें कि इसमें सभी प्रासंगिक जानकारी शामिल है। एक ठोस अनुबंध स्पष्ट रूप से संगठनों और व्यक्तियों की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित करता है। यह सभी समय सीमा और समय सीमा का विस्तार करना चाहिए, यह पहचानें कि डिलिवरेबल्स को कैसे मापा जाएगा और भुगतान की व्यवस्था स्पष्ट रूप से की जाएगी।
पृष्ठभूमि को समझें
संगठन के भीतर चर्चा करने के लिए समय देना सेवा प्रदाता की भूमिका और विकसित हुआ संबंध अनुबंध की शर्तों को परिभाषित करने में मदद करेगा। यदि आवश्यक हो, तो किसी भी बकाया मुद्दों की पहचान करने के लिए सेवा प्रदाता के साथ मिलें। सेवा प्रदाता के साथ एक ठोस संबंध एक अनुबंध को आकार देने में मदद कर सकता है जो दोनों पक्षों के लिए फायदेमंद है।
मॉनिटरिंग प्रोटोकॉल स्थापित करें
सुनिश्चित करें कि डेटा एकत्र करने, समय-सीमा की निगरानी करने, प्रदर्शन पर रिपोर्ट करने और बहीखाता की व्यवस्था करने के लिए सिस्टम मौजूद हैं। अच्छी तरह से परिभाषित प्रक्रियाएं समय और पैसा बचाती हैं।
आवश्यक दस्तावेज प्राप्त करें
सभी आवश्यक लाइसेंस और दस्तावेज़ीकरण की पहचान करने के लिए एक अनुबंध की शुरुआत में यह महत्वपूर्ण है, पुष्टि करें कि सभी जानकारी वर्तमान है और इस जानकारी को सेवा प्रदाता के साथ साझा करें।
सभी दलों को सूचित करें
अनुबंध प्रबंधन टीम के सदस्यों और अन्य हितधारकों को अनुबंध प्रक्रिया में अपनी जिम्मेदारियों से शुरू में अवगत कराया जाना चाहिए। अनुबंध की अवधि के दौरान जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से रेखांकित किया जाना चाहिए ताकि टीम के सभी सदस्य अपनी जिम्मेदारियों को समझ सकें।
मुद्दे प्रबंधित करें
जब अनुबंध पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो किसी भी अनसुलझे मुद्दों को संभाला जाना चाहिए ताकि वे अनुबंध की अवधि के दौरान समस्या पैदा न करें। अनुबंध पर हस्ताक्षर के समय अनारक्षित मुद्दों को लिखा जाना चाहिए और समाधान और समय सीमा पर सहमति हुई। यह उन अनुबंध वस्तुओं की पहचान करने का भी एक अच्छा समय है जो भविष्य के विकास के लिए छोड़े जाएंगे। प्रारंभिक अनुबंध में भिन्नता की आवश्यकता वाले किसी भी आइटम को सावधानीपूर्वक रिकॉर्ड और प्रबंधित करने की आवश्यकता होती है।
संक्रमण का आकलन करें
एक संक्रमण चरण कुछ अनुबंधों में मौजूद होगा। इस चरण के अंत में, पार्टियों को अनुबंध के समग्र प्रदर्शन का आकलन करने के लिए मिलना चाहिए। कुछ मामलों में, संक्रमण की अवधि तब होती है जब अनुबंध के अंतिम विवरण को अंकित किया जाता है; इन उदाहरणों में, संक्रमण अवधि का गहन मूल्यांकन महत्वपूर्ण है। यह अनुबंध व्यवस्था जैसे संसाधनों की आवश्यकता का निर्धारण करने का समय भी है।
प्रदर्शन का आकलन करें
प्रदर्शन प्रबंधन पूरे अनुबंध में निरंतर होना चाहिए। प्रदर्शन डेटा का मूल्यांकन जारी रखना, जो काम कर रहा है उसे जारी रखना और जो नहीं है उसे सुधारना, अनुबंध की शर्तों को फिर से बनाने में मदद करेगा जो सभी पक्षों को लाभान्वित करता है।
विविधताएँ प्रबंधित करें
सभी अनुबंधों में विविधताओं के प्रावधान शामिल होने चाहिए, जिन्हें केवल परिभाषित उदाहरणों में अनुमति दी जानी चाहिए। अनुबंध भिन्नताओं को हमेशा एक औपचारिक संशोधन द्वारा लिखित रूप में परिभाषित किया जाना चाहिए। सभी बदलावों के लिए एक मानक परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया होनी चाहिए।
