व्यापार की दुनिया में नकद सिर्फ सिक्कों और मुद्रा से अधिक है। इसमें चेक, क्रेडिट कार्ड लेनदेन और मनी ऑर्डर भी शामिल हैं। नकदी से निपटने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास तकनीकों का उपयोग करके, आप त्रुटियों को कम करने और जवाबदेही सुनिश्चित करने में मदद करते हैं, भले ही आपके द्वारा प्रबंधित नकदी की मात्रा कम हो। कैश हैंडलिंग नियंत्रण बनाने और लागू करने से, आप आउटगोइंग भुगतान और आपके द्वारा प्राप्त धन के प्रबंधन के लिए एक कुशल प्रक्रिया बना सकते हैं।
नकद जवाबदेही
उन व्यक्तियों पर नज़र रखें, जिनकी पहुँच किसी कंपनी के कैश तक है और प्रत्येक व्यक्ति के कैश-हैंडलिंग जिम्मेदारियों पर ध्यान दें। आपको पता होना चाहिए कि आपकी कंपनी की नकदी हर समय कहाँ है और विशिष्ट व्यक्तियों के लिए अनियमितताओं का पता लगाने में सक्षम है। आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि प्रत्येक भुगतान के लिए नकद रसीद जारी की जाए और रिकॉर्ड की जाए, प्रत्येक ग्राहक को रसीद दी जाए और किसी भी स्थानान्तरण का दस्तावेजीकरण किया जाए। एक पर्यवेक्षक को हमेशा शून्य या रिफंड किए गए लेनदेन को मंजूरी देनी चाहिए और नकदी जमा को सत्यापित करना चाहिए।
कर्तव्य पृथक्करण
जब एक या दो के पास नकदी को संभालने की जिम्मेदारी होती है, तो धोखाधड़ी का अधिक खतरा होता है। कई व्यक्तियों के बीच नकद हैंडलिंग कर्तव्यों को अलग करके, एक व्यक्ति के पास नकदी हैंडलिंग प्रक्रिया पर नियंत्रण नहीं हो सकता है। अलग-अलग व्यक्तियों के पास बहीखाता अभिलेखों के लिए नकद भुगतान रिकॉर्ड करें, धन प्राप्त करें, धनराशि जमा करें, बहीखाता अभिलेखों में नकद भुगतानों का मिलान करें और बिलों का भुगतान करें। जब आप कैश हैंडलिंग कर्तव्यों को अलग करते हैं, तो प्रत्येक व्यक्ति कैश हैंडलिंग प्रक्रिया में दूसरों के प्रति जवाबदेह होता है।
नकद सुलह
जब आपके पास नकद सामंजस्य करने की प्रथाएं हैं, तो आप इस बात की पुष्टि कर सकते हैं कि कर्मचारियों ने नकद लेनदेन को सही तरीके से दर्ज किया है और उनके पास चेक और बैलेंस की व्यवस्था है। कम से कम, आपको मासिक आधार पर अपनी नकदी प्राप्तियों और जमाओं के खिलाफ अपने बैंक विवरणों की जांच करनी चाहिए। जैसे ही आप उन्हें प्राप्त करते हैं, नकद भुगतान रिकॉर्ड करने के अलावा, हर दिन अपनी नकद प्राप्तियों को गिनें और संतुलित करें और सभी रसीदों की तुलना सामान्य पर्ची के साथ करें। एक निर्धारित मासिक नकद सामंजस्य के अलावा, हर महीने बहीखाता अभिलेखों का औचक निरीक्षण करें।
सुरक्षा
जब भी कोई व्यवसाय नकदी संभालता है, तो धन और कर्मचारियों को सुरक्षित रखना महत्वपूर्ण है। अपनी वित्तीय संपत्तियों की सुरक्षा के लिए, नौकरी के ऑफर देने से पहले हमेशा संभावित कर्मचारियों पर पृष्ठभूमि की जाँच करें। हमेशा नकदी को एक सुरक्षित स्थान पर बंद रखें और कर्मचारी की हैंडबुक में अपनी नकदी से निपटने की नीति का विस्तार करें। उन लोगों की संख्या को सीमित करें, जिनके पास जितना संभव हो उतना नकदी तक पहुंच है और केवल स्वीकृत कर्मचारियों को पासवर्ड और संयोजन देते हैं। हर साल, या जब भी कोई कर्मचारी जो कैश छोड़ता है, वह कंपनी छोड़ देता है, सभी संयोजनों और पासवर्डों को बदल देता है। जब भी कोई कर्मचारी नकद की गणना करता है, तो उसे ऐसा स्थान देना चाहिए, जिसे जनता या ग्राहक नहीं देख सकते। एक स्थान से दूसरे स्थान पर नकदी लेते समय, जमा करना पसंद करते हैं या यदि आपके व्यवसाय का एक बड़ा परिसर है, तो मित्र प्रणाली का उपयोग करें। अपने व्यवसाय में हमेशा रात में नकदी की मात्रा कम से कम करें ताकि आग लगने या चोरी होने की स्थिति में आपको बड़ा नुकसान न हो।
