एक प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस) लोगों, हार्डवेयर, संचार नेटवर्क और डेटा स्रोतों का एक संगठित संयोजन है जो किसी संगठन में जानकारी एकत्र, परिवर्तित और वितरित करता है। एक एमआईएस प्रबंधकों को समय पर, प्रासंगिक और सटीक जानकारी प्रदान करके निर्णय लेने में मदद करता है। MIS के भौतिक घटकों में हार्डवेयर, सॉफ़्टवेयर, डेटाबेस, कार्मिक और प्रक्रियाएँ शामिल हैं।
हार्डवेयर
कंप्यूटर सिस्टम के सभी भौतिक घटक कंप्यूटर हार्डवेयर की रचना करते हैं। महत्वपूर्ण घटकों में केंद्रीय प्रसंस्करण इकाई, इनपुट / आउटपुट डिवाइस, स्टोरेज यूनिट और संचार उपकरण शामिल हैं। संचार फाइबर-ऑप्टिक केबल या वायरलेस नेटवर्क पर हो सकता है।
सॉफ्टवेयर
सॉफ्टवेयर उपयोगकर्ताओं और सूचना प्रणाली के बीच इंटरफेस प्रदान करता है। सॉफ्टवेयर को दो सामान्य प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है: सिस्टम सॉफ्टवेयर और अनुप्रयोग। सिस्टम सॉफ़्टवेयर में ऑपरेटिंग सिस्टम, उपयोगिता कार्यक्रम और विशेष उद्देश्य कार्यक्रम शामिल हैं। किसी विशिष्ट कार्य को पूरा करने के लिए एप्लिकेशन विकसित किए जाते हैं। MIS के उपयोगकर्ताओं के लिए हार्डवेयर की तुलना में सॉफ़्टवेयर को समझना अधिक महत्वपूर्ण है। सॉफ्टवेयर रखरखाव MIS फ़ंक्शन में सभी कर्मियों की गतिविधि का 50 से 70 प्रतिशत हिस्सा ले सकता है। जब संगठन एक उन्नत सूचना प्रणाली को लागू करने के लिए आगे बढ़ता है तो हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर वातावरण अधिक जटिल हो जाता है।
डेटाबेस
एक डेटाबेस संगठित डेटा का केंद्र नियंत्रित संग्रह है। केंद्रीय नियंत्रण अतिरेक और डेटा के दोहराव को कम करता है। डेटा को एक सुव्यवस्थित और संरचित तरीके से संग्रहीत किया जाता है ताकि उन लोगों के लिए उपलब्धता को साझा करने और उनकी उपलब्धता को बेहतर बनाया जा सके। डेटाबेस अनावश्यक फ़ाइलों के उन्मूलन द्वारा भंडारण की दक्षता में सुधार करता है और अलग-अलग फ़ाइलों के बजाय एक ही फ़ाइल में सभी आवश्यक डेटा प्रदान करके प्रसंस्करण की दक्षता में सुधार करता है। इससे सूचना पुनर्प्राप्ति की दक्षता में भी सुधार होता है।
प्रक्रियाएं
MIS को प्रभावी ढंग से संचालित करने के लिए तीन प्रकार की प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है: उपयोगकर्ता निर्देश, इनपुट तैयारी के लिए निर्देश और MIS कर्मियों के लिए परिचालन निर्देश जो MIS बनाए रखते हैं।
कार्मिक
MIS फ़ंक्शन के कर्मियों में कंप्यूटर ऑपरेटर, प्रोग्रामर, सिस्टम विश्लेषक और प्रबंधक शामिल हैं। वर्तमान प्रणाली की जरूरतों और भविष्य की प्रणाली की वृद्धि दोनों पर विचार करके मानव संसाधन आवश्यकताओं का आकलन किया जाना चाहिए। एमआईएस कर्मियों की गुणवत्ता इसकी प्रभावशीलता का एक महत्वपूर्ण कारक है। एक MIS प्रबंधक को प्रबंधकीय और तकनीकी कौशल दोनों के संयोजन की आवश्यकता होती है।
