खरीदें-में स्थापित करें
प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो प्रक्रिया एक ऐसी विधि है जो आपके संगठन द्वारा दी गई सभी परियोजनाओं की उत्पादन क्षमता को एक निश्चित समय में सीमित संसाधन बाधाओं के अधीन अधिकतम कर सकती है। अपने प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो प्रबंधन के प्रयासों को शुरू करने से पहले, अपने संगठन के प्रमुख निर्णय निर्माताओं के बीच समझ और सहयोग का माहौल स्थापित करें। प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो प्रक्रिया में वर्तमान परियोजनाओं को समाप्त करना शामिल हो सकता है जो उन परियोजनाओं के पक्ष में सफल और समय पर हो सकती हैं जिनका आपके कार्यों पर बड़ा आर्थिक या रणनीतिक प्रभाव पड़ता है। यह महत्वपूर्ण है कि प्रबंधक इस अवधारणा को समझें कि जब ऐसा होता है तो किसी भी तरह की नाराजगी से बचें। विशिष्ट परियोजनाओं के साथ कर्मचारियों के छोटे समूहों की पहचान करने के बजाय परियोजना चयन के लिए एक टीम-आधारित दृष्टिकोण को बढ़ावा दें। यह प्रोजेक्ट टीमों में उत्पन्न होने वाली अस्वीकृति की भावनाओं से बचना होगा जो नए प्रोजेक्ट्स के बीच फिर से असाइन किए गए या विभाजित हैं।
प्राथमिकता
प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो प्रबंधन प्रक्रिया के दौरान, आप उन परियोजनाओं के लिए समय, पैसा, कर्मचारी उत्पादकता और प्रौद्योगिकी सहित संसाधनों का आवंटन करेंगे, जो आपकी कंपनी की लाभप्रदता में सबसे अधिक योगदान करते हैं। किसी भी विशिष्ट परियोजनाओं पर विचार करने से पहले, उन प्राथमिकताओं की सूची विकसित करें जिनके द्वारा प्रत्येक को न्याय करना है। लगातार अपनी प्राथमिकता सूची की निगरानी करें और इसे रणनीतिक लक्ष्यों को बदलने और व्यापारिक जलवायु विकसित करने के लिए अनुकूलित करें। वे आइटम जिनके द्वारा आपकी परियोजनाओं को प्राथमिकता दी जा सकती है, लागत, राजस्व में योगदान, विपणन प्रभाव, समय सीमा और विशिष्ट लक्ष्यों की उपलब्धि शामिल हो सकती है।
क्षमता और मांग का निर्धारण करें
सभी संगठनों को सबसे प्रभावी तरीके से सीमित संसाधनों के उपयोग की समस्या का सामना करना पड़ रहा है। अपनी प्राथमिकता सूची का उपयोग करने से पहले अपनी संसाधन क्षमता और प्रत्येक परियोजना की संसाधन मांगों के बारे में जानकारी प्राप्त करें कि कौन सी परियोजना शुरू करनी है। सभी चुनी हुई परियोजनाओं की कुल संसाधन मांग आपकी कंपनी की संसाधन क्षमता से अधिक नहीं हो सकती। उदाहरण के लिए, यदि आपकी फर्म में दस कंप्यूटर और बीस कर्मचारी परियोजना कार्य के लिए उपलब्ध हैं, तो आप उन परियोजनाओं का एक पोर्टफोलियो नहीं चुन सकते हैं, जिनमें तेईस कर्मचारियों और ग्यारह कंप्यूटरों की आवश्यकता हो। इष्टतम परियोजना मिश्रण का निर्धारण करते समय बजट की कमी भी एक बड़ा कारक है।
प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो का अनुकूलन करें
आपकी प्राथमिकताओं की सूची और संसाधन क्षमता से संबंधित जानकारी और व्यक्तिगत परियोजनाओं की संसाधन मांगों से लैस, अब आप अपनी कंपनी के लिए रणनीतिक प्रासंगिकता को अधिकतम करने के लिए परियोजनाओं का एक सेट चुनने के लिए तैयार हैं। ध्यान रखें कि जिन परियोजनाओं को शुरू में नहीं चुना गया है, वे जरूरी नहीं कि समाप्त हो जाएं; कम प्राथमिकता वाली परियोजनाएं तब ली जा सकती हैं जब उच्च प्राथमिकता वाली परियोजनाओं के पूरा होने से संसाधनों को मुक्त किया जाता है।
प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो प्रक्रिया में आपकी सहायता के लिए कई सॉफ्टवेयर पैकेज मौजूद हैं, लेकिन सरल प्रोजेक्ट पोर्टफ़ोलियो के लिए एक निर्णय ट्री का उपयोग चुनी हुई परियोजनाओं के संयोजन से संबंधित सभी संभावनाओं को पूरा करने के लिए किया जा सकता है। प्रोजेक्ट निर्णय ट्री के उदाहरण के लिए इस आलेख के अंत में दिए गए लिंक का अनुसरण करें।
सबसे पहले, प्रत्येक परियोजना को सूचीबद्ध करें, कर्मचारियों और प्रौद्योगिकी, और अन्य संसाधनों के लिए इसकी कुल लागत और आवश्यकताओं के साथ। फिर, अपनी परियोजनाओं की प्राथमिकताओं के अनुसार उच्चतम स्कोर करने वाली परियोजनाओं को एकल करें, और फिर परियोजनाओं के एक पोर्टफोलियो से गुजरें। याद रखें, सभी चुनी हुई परियोजनाओं की कुल संसाधन मांगें आपकी कुल संसाधन क्षमता से कम होनी चाहिए। चूंकि नई संभावित परियोजनाएं आपके संगठन में पेश की जाती हैं, और जैसे-जैसे वर्तमान परियोजनाएं पूरी होती हैं, वैसे-वैसे प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो प्रक्रिया को फिर से तय करें कि कौन सी नई परियोजनाएं आपकी अद्यतन प्राथमिकता सूची और संसाधन क्षमताओं के आधार पर नए उपलब्ध संसाधनों के लायक हैं।
