चार संचार घटक एन्कोडिंग, डिकोडिंग, ट्रांसमिशन माध्यम और फीडबैक हैं। व्यक्तिगत या व्यावसायिक संचार संदेश भेजने वाला प्रेषक को एक या एक से अधिक मीडिया के माध्यम से रिसीवर तक पहुंचाता है और प्रसारित करता है, जो इसे डिकोड करता है और प्रतिक्रिया प्रदान करके प्रतिक्रिया करता है। व्यवसाय में, प्रभावी संचार सौदे होते हैं, प्रबंधकों को अपने कर्मचारियों को प्रेरित करने की अनुमति देता है और कंपनियों को अपने हितधारकों के साथ बातचीत करने में मदद करता है। खराब संचार के परिणामस्वरूप कम मनोबल, खोई हुई उत्पादकता और विश्वास की कमी हो सकती है।
एन्कोडिंग
पहला संचार घटक एन्कोडिंग है, जो प्रतीकों और इशारों में विचारों और अवधारणाओं का अनुवाद है। प्रेषित किए जाने वाले संदेश को तय करके प्रेषक शुरू होता है। यदि एन्कोडिंग प्रक्रिया को रोक दिया जाता है तो अच्छे विचार अक्सर खो जाते हैं। उदाहरण के लिए, हार्वर्ड बिजनेस स्कूल के प्रोफेसर जॉन पी। कोटर और यूनिवर्सिटी ऑफ ब्रिटिश कोलंबिया के प्रोफेसर लोर्ने वाइटहेड के अनुसार, अप्रासंगिक तथ्यों और जटिल तर्क के साथ बातचीत से तथ्यों पर स्पष्ट और उत्पादक संवाद होना असंभव हो सकता है। भ्रामक संचार रणनीतियों, जैसे कि भय भ्रामक, काल्पनिक जोखिमों के बारे में चिंता पैदा कर सकता है जो लोगों को एक अच्छे विचार के खिलाफ भी कर सकता है। व्यावसायिक लेखक थियोडोर किन्नी ने हार्वर्ड बिज़नेस स्कूल वर्किंग नॉलेज में लिखा है कि संचार की शक्ति को तथ्यों की व्याख्या करके और न केवल उन्हें पढ़कर और संदेशों को बढ़ाने के लिए भावनाओं और प्रतीकों का उपयोग करके और कर्मचारियों के साथ तुरंत कनेक्ट करके अधिकतम किया जा सकता है।
मध्यम
एन्कोडेड संदेश एक माध्यम या चैनल के माध्यम से प्रेषित होता है। दो बुनियादी व्यापार चैनल श्रेणियां मौखिक और लिखित हैं। मौखिक संचार को टेलीफोन पर या इंटरनेट आधारित तकनीकों जैसे वर्चुअल टेलीकांफ्रेंसिंग और वेबकास्ट का उपयोग करके किया जा सकता है। लिखित संचार में पारंपरिक पेपर-आधारित मीडिया या इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर रिपोर्ट और मेमो शामिल हैं। मौखिक चैनल तेजी से होते हैं क्योंकि प्रेषक और रिसीवर संदेशों को प्रसारित करने और लगभग तुरंत प्रतिक्रिया देने के लिए मौखिक और अशाब्दिक संकेतों का उपयोग कर सकते हैं। यही कारण है कि अधिकारी पूरी तरह से व्यापारिक सौदों को समाप्त करने के लिए दुनिया भर में यात्रा करते हैं क्योंकि व्यक्तिगत संपर्क और विश्वास स्थापित करना ईमेल और आभासी बैठकों का उपयोग करना मुश्किल हो सकता है।
डिकोडिंग
डिकोडिंग संदेश के रिसीवर का काम है। इसमें प्रेषक द्वारा प्रेषित मौखिक और अशाब्दिक संदेशों की व्याख्या करना शामिल है। सफल व्यावसायिक संचार के लिए, एन्कोडिंग और डिकोडिंग प्रक्रियाओं को सिंक में होना चाहिए। इसके लिए रिसीवर और प्रेषक के बीच विश्वास की आवश्यकता होती है। सांस्कृतिक अंतर अक्सर इस ट्रस्ट के निर्माण में एक भूमिका निभाते हैं, विशेष रूप से अशाब्दिक संचार की व्याख्या में। उदाहरण के लिए, एक उंगली से इशारा करना उत्तरी अमेरिका में स्वीकार्य है लेकिन एशिया के कई हिस्सों में असभ्य माना जाता है।
प्रतिक्रिया
संचार प्रक्रिया में फीडबैक अंतिम चरण है जिसमें रिसीवर प्रेषक के संदेश का जवाब देता है। यह संकेत मौखिक हो सकता है - उदाहरण के लिए, "हां, मुझे लगता है कि यह एक उत्कृष्ट विचार है" - या अशाब्दिक, जैसे कि एक उच्छ्वास या असहमति को इंगित करने के लिए लंबा विराम। फीडबैक भेजने वाले को गलत तरीके से संदेश को फिर से भेजने या फिर से जोड़कर सुधारात्मक कार्रवाई करने की अनुमति देता है। हालांकि, प्रतिक्रिया जल्दी से प्रदान की जानी चाहिए क्योंकि देरी व्यापारिक विचारों को मार सकती है और खोए हुए व्यावसायिक अवसरों को जन्म दे सकती है।
