जब आप एक क्लब मीटिंग चलाते हैं, तो आप एक बार में सभी क्लब सदस्यों के साथ संवाद करते हैं, भविष्य की क्लब गतिविधियों की योजना बनाते हैं और महत्वपूर्ण निर्णय लेते हैं। बैठक को प्रभावी ढंग से चलाने के लिए, आपको संगठित होना चाहिए और एक योजना बनानी चाहिए। मीटिंग के एजेंडे पर सभी विषयों से निपटने के दौरान मीटिंग फैसिलिटेटर पूरे मीटिंग के लिए ऑर्डर रखता है।
पहले से तैयार। तय करें कि आपके लक्ष्य बैठक के लिए क्या हैं और उन लक्ष्यों को पूरा करने के लिए एक विशिष्ट कार्य योजना बनाएं। क्लब सदस्यों को वितरण के लिए उन विषयों की एक सूची बनाएं जिन्हें आप संबोधित करेंगे और इस सूची की प्रतियां बनाएँगे।
एक आमंत्रित वातावरण बनाएँ। बैठक से पहले जलपान परोसें और क्लब सदस्यों के साथ बैठक क्षेत्र में प्रवेश करते समय नरम संगीत चलाएं। यह एक ऐसा माहौल बनाएगा जो सदस्यों को बैठक शुरू होने से पहले आराम करने और सामूहीकरण करने के लिए प्रोत्साहित करता है।
समय पर शुरू करें। शुरू करने की योजना बनाने से पांच मिनट पहले एक घोषणा करें। जैसा कि क्लब के सदस्यों ने बैठक के एजेंडे की प्रतियां हाथ में लेकर बैठी हैं। यह क्लब के सदस्यों को एजेंडे की समीक्षा करने की अनुमति देता है जैसा कि आप शुरू करने के लिए तैयार करते हैं।
नए क्लब के सदस्यों का परिचय दें। नए सदस्यों को पेश करने के लिए आइसब्रेकर सत्र सबसे अच्छा तरीका है। क्या वे राज्य में हैं जहां वे बड़े हुए, जहां वे स्कूल गए और उन्होंने आपके क्लब में शामिल होने का फैसला क्यों किया।
पिछली बैठक से मिनट की समीक्षा करें। यह क्लब के सदस्यों की याद दिलाता है जो पिछली बैठक के दौरान उठाए गए थे और नए सदस्यों को वर्तमान बैठक विषयों की बेहतर समझ प्रदान करते हैं।
काम पर रहें। हमेशा मीटिंग के एजेंडे का पालन करें। यदि कोई ऐसे विषय पर चर्चा करना चाहता है जो आपके एजेंडे में नहीं है, तो विषय को एक अलग पत्र की शीट पर लिखें और अगली बैठक के दौरान इसे निपटाएं।
प्रश्न और उत्तर के लिए समय दें। क्लब के सदस्यों के प्रश्नों की संभावना होगी, इसलिए उन्हें जवाब देने के लिए तैयार रहें। सवाल पूछने वालों से हाथ उठाकर व्यक्तिगत रूप से प्रत्येक सदस्य को बुलाने के लिए कहें। यह क्लब के सदस्यों को भविष्य की बैठकों के लिए सुझाव देने के लिए प्रोत्साहित करने का एक अच्छा समय है।
समय पर समाप्त करें। एक विशिष्ट अंत समय होने से सूत्रधार को ट्रैक पर रखने में मदद मिलती है। यदि क्लब के सदस्यों के पास अतिरिक्त प्रश्न या चिंताएं हैं, तो बैठक स्थगित होने के बाद उन्हें आपके साथ बोलने के लिए आमंत्रित करें।
