चाहे आप मर्चेंडाइज ऑर्डर कर रहे हों, किसी पद के लिए आवेदन कर रहे हों, धन का अनुरोध कर रहे हों, प्रशंसा व्यक्त कर रहे हों या शिकायत कर रहे हों, जब भी आप किसी संगठन के साथ व्यवहार करते हैं, तो आपको एक व्यावसायिक पत्र लिखना होगा। आपको स्थापित प्रक्रियाओं का पालन करना चाहिए और आपके द्वारा लिखे गए प्रत्येक पत्र में आवश्यक घटक शामिल करना चाहिए। अपने संगठन के पते वाले लेटरहेड पेपर की एक शीट के साथ शुरू करें। वैकल्पिक रूप से, आप अपना निजी हेडर बना सकते हैं जिसमें आपका पूरा नाम, पता, पोस्टल कोड, टेलीफोन नंबर और ईमेल पता शामिल हो।
दिनांक
लेटरहेड या हेडर और तारीख के बीच कम से कम एक खाली लाइन छोड़ दें। संयुक्त राज्य अमेरिका के भीतर संगठनों को लिखते समय, उदाहरण के लिए, 23 मई 2011 को अमेरिकी तिथि प्रारूप का उपयोग करें। सदस्यता जैसे कि 2 का उपयोग न करें। आप या तो केंद्र बिंदु पर तारीख या टैब को सही ठहरा सकते हैं और तारीख टाइप कर सकते हैं।
अंदर का पता
अंदर का पता या प्राप्तकर्ता का पता तिथि के नीचे एक इंच (तीन खाली लाइनें) शुरू होता है। यह हमेशा वाम-औचित्यपूर्ण है। प्राप्तकर्ता के नाम और मेलिंग पते की वर्तनी की दोबारा जाँच करें। एक व्यक्तिगत शीर्षक, जैसे कि मिस्टर, मिसेज, डॉ, मिस या मिस और मार्केटिंग डायरेक्टर जैसे व्यवसाय का शीर्षक शामिल करें। यदि आप शीर्षक के बारे में अनिश्चित हैं, तो संगठन में रिसेप्शनिस्ट को टेलीफोन करें।
अभिवादन
अंदर के पते के बाद एक खाली लाइन छोड़ दें। यदि आप प्राप्तकर्ता को जानते हैं, तो आप उसके पहले नाम का उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, प्रिय मैरी। अन्य मामलों में, उसके व्यक्तिगत शीर्षक और उपनाम का उपयोग करें, उदाहरण के लिए: प्रिय श्रीमती जॉनसन। यदि आप प्राप्तकर्ता के लिंग के बारे में अनिश्चित हैं, तो पूर्ण नाम का उपयोग करें। आप नमस्कार के बाद अल्पविराम या बृहदान्त्र शामिल कर सकते हैं या किसी विराम चिह्न को छोड़ सकते हैं।
तन
प्रणाम करने के बाद एक खाली लाइन छोड़ दें। एकल स्थान और बायां अक्षर के शरीर में पैराग्राफ को सही ठहराते हैं। अधिकांश पत्रों में कम से कम तीन अनुच्छेद होते हैं। पहले पैराग्राफ में, पत्र के उद्देश्य का परिचय दें। यदि आप नौकरी के विज्ञापन पर प्रतिक्रिया दे रहे हैं, तो स्थिति का नाम दें और उसके स्रोत की पहचान करें। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं "विपणन निदेशक की स्थिति ऑनलाइन विज्ञापित मेरे कौशल और क्षमताओं का सटीक वर्णन करती है।"
दूसरे और तीसरे पैराग्राफ में विशिष्ट विवरण शामिल हैं जो इस उद्देश्य का समर्थन करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी उत्पाद या सेवा के बारे में शिकायत कर रहे हैं, तो खरीद की तारीख, चालान संख्या और आपके असंतोष का कारण शामिल करें।
उद्देश्य और अपेक्षित प्रतिक्रिया को बहाल करने के लिए अंतिम पैराग्राफ का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, लेखन "कृपया मुझे व्यक्तिगत रूप से संपर्क करें यदि आपके पास हमारी नई उत्पाद लाइन के बारे में कोई प्रश्न या टिप्पणी है। मैं आने वाले कई वर्षों के लिए आपके व्यापार पत्राचार की जरूरतों को पूरा करने के लिए तत्पर हूं।" प्रत्येक पैराग्राफ के बीच एक खाली लाइन छोड़ दें।
समापन
पत्र के अंतिम पैराग्राफ के बाद एक खाली लाइन छोड़ दें। अक्षर को एक उपयुक्त पूरक समापन के साथ सम्मिलित करें, जैसे कि क्रमशः आपका, या कॉर्डियली आपका। यदि एक बृहदान्त्र या अल्पविराम ने नमस्कार का पालन किया, तो समापन के बाद अल्पविराम शामिल करें। अपने हस्ताक्षर के लिए तीन से चार खाली लाइनें छोड़ दें। उदाहरण के लिए, जॉन स्टीवर्ट, सेल्स मैनेजर, अपने टाइपराइनेट हस्ताक्षर और शीर्षक के साथ समाप्त करें।
