कंपनी की मूल्यवान संपत्ति की चोरी, और नुकसान को रोकने के लिए आंतरिक नियंत्रण नीतियां हैं। मूर्त संपत्ति, जैसे कि वास्तविक संपत्ति, उत्पादक उपकरण, इन्वेंट्री और नकदी, हर समय सुरक्षित रखने के लिए एक चुनौती हो सकती है, लेकिन मूर्त संपत्ति का प्रबंधन करने के लिए आंतरिक नियंत्रण के साथ खुद को परिचित करना आपकी संपत्ति को सुरक्षित रखने में मदद कर सकता है।
नियंत्रित अभिगम
ताले या सुरक्षा चौकियों के साथ अपने संचालन के प्रमुख क्षेत्रों तक पहुंच को नियंत्रित करें, जैसे इन्वेंट्री स्टोरेज सुविधाएं, कैश वाल्ट और उपकरण कमरे। इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम उपलब्ध हैं जो आपको पारंपरिक कुंजी का उपयोग किए बिना नामित कर्मियों के संवेदनशील क्षेत्रों तक पहुंच को प्रतिबंधित करने की अनुमति देते हैं। इन प्रणालियों में एक लॉग रखने की क्षमता है, जिसमें कर्मचारी विशिष्ट समय पर विशिष्ट क्षेत्रों तक पहुंचते हैं।
प्रत्यायोजन के मुद्दे
केवल प्रतिनिधि गतिविधियों जिसमें आपके सबसे भरोसेमंद कर्मचारियों को इन्वेंट्री, नकद और अन्य कीमती सामानों की खुली पहुँच शामिल है। Montana.edu के अनुसार, प्रबंधकों को आपूर्तिकर्ताओं, वितरकों या ग्राहकों के साथ व्यवहार करते समय किसी को प्रबंधक के नाम पर हस्ताक्षर करने की अनुमति नहीं देनी चाहिए, और किसी भी कर्मचारी को विशेष नियंत्रण, या वितरण, नकदी-हैंडलिंग गतिविधियों के लिए अनुमति नहीं देनी चाहिए।
सुरक्षा मुद्दे
विस्तार के लिए एक अनुशासित ध्यान आपकी मूर्त संपत्ति की सुरक्षा के लिए महत्वपूर्ण है। प्रत्येक कार्य दिवस के बाद, अपने परिसर को पूरी तरह से लॉक, गेट और सुरक्षित करें और कैमरा निगरानी का उपयोग अतिचारियों या संदिग्ध गतिविधि को रिकॉर्ड करने के लिए करें। बार-बार बैंक डिपॉजिट करें, और केवल आवश्यक रूप से नकदी पर हाथ रखें।
ट्रेल्स तक पहुँचें
जब भी संभव हो संवेदनशील क्षेत्रों तक पहुंच दर्ज करें। Siterooms.com के अनुसार, एक्सेस रिकॉर्ड प्रभावी आंतरिक नियंत्रणों की कुंजी है। प्रतिबंधित क्षेत्रों तक पहुंच का इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखें। कैशियर को एक अद्वितीय आईडी के साथ कैश रजिस्टर में लॉग इन करने की आवश्यकता होती है, और कैश रजिस्टर साझा करने की अनुमति नहीं देते हैं। कर्मचारियों को बैंक डिपॉजिट रसीदें, डिलीवरी फॉर्म, कैश रजिस्टर टेप और अन्य नियंत्रण दस्तावेजों पर अपने प्रारंभिक निशान लगाने की आवश्यकता होती है।
शारीरिक आडिट
संदिग्ध गतिविधि को जल्दी पकड़ने के लिए अपनी सूची, उपकरण और बैंक खातों के नियमित और यादृच्छिक ऑडिट करें। ऑडिट परिणामों की विश्वसनीयता सुनिश्चित करने के लिए एक तृतीय-पक्ष ऑडिट कंपनी का उपयोग करने पर विचार करें।
कर्मचारियों को जिम्मेदारी के अपने क्षेत्रों का ऑडिट करने की अनुमति न दें। उदाहरण के लिए, कच्चे माल की सूची का ऑडिट करने के लिए एक कर्मचारी को डिलीवरी प्राप्त करने की अनुमति न दें, और उस कर्मचारी को अनुमति न दें जो बैंक के बयान और नकदी रजिस्टर रिकॉर्ड का ऑडिट करने के लिए बैंक जमा करता है।
पारदर्शिता
ऊपर उल्लिखित अवधारणाओं और तकनीकों से नुकसान और क्षति की रोकथाम में सहायता मिल सकती है, लेकिन कर्मचारियों, ग्राहकों और व्यापार भागीदारों के लिए आपकी आंतरिक नियंत्रण नीतियों को पूरी तरह से पारदर्शी बनाने से घटनाओं को पहली जगह पर होने से रोका जा सकता है। उदाहरण के लिए, अपने कर्मचारियों को बताएं कि प्रतिबंधित क्षेत्रों तक पहुंच लॉग इन है; ग्राहकों को बताएं कि आपके परिसर की निगरानी वीडियो निगरानी द्वारा की जाती है; और अपने आपूर्तिकर्ताओं को अपनी आंतरिक ऑडिट नीतियों से अवगत कराएं।
