कैसे एक आंतरिक नियंत्रण प्रणाली डिजाइन करने के लिए

आपके व्यवसाय के लिए आंतरिक-नियंत्रण प्रणाली डिजाइन करना योजना और कंपनी के विस्तृत कार्यों की समझ में आता है। आंतरिक नियंत्रण कई उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं, लेकिन मुख्य यह सुनिश्चित करना है कि व्यवसाय उद्देश्य के अनुसार संचालित हो और कर्मचारियों को गलत सामान या धन के अवसरों को रोकने के लिए। आंतरिक नियंत्रण एक व्यवसाय के मालिक को यह जानने की शांति देता है कि ऑपरेशन के हर पहलू की व्यक्तिगत रूप से निगरानी किए बिना सब कुछ ठीक से काम कर रहा है।

अपने व्यवसाय की प्रत्येक प्रमुख प्रक्रियाओं की समीक्षा करें: उत्पादन, सूची प्रबंधन, प्राप्य खाते, देय खाते, बैंक सामंजस्य और कोई अन्य प्रक्रिया जहां चोरी या छिपाव द्वारा धोखाधड़ी को रोकना संभव हो सकता है। प्रक्रिया के प्रत्येक भाग पर नाम या नौकरी के शीर्षक रखें जो एक व्यक्ति के लिए जिम्मेदार है। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि कोई प्रक्रिया कैसे काम करती है, तो "क्षेत्र में" समय बिताएं और इस प्रक्रिया को देखें या उन जिम्मेदार लोगों के प्रश्न पूछें।

नियंत्रण में कमजोरियों के लिए प्रत्येक प्रक्रिया के प्रत्येक चरण का आकलन करें जो कंपनी की संपत्ति को चोरी करने का अवसर देगा। उन क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित करें जहां किसी एकल व्यक्ति के पास संपत्ति की हिरासत और उनके लिए लेखांकन दोनों हैं। उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी के पास नकदी रजिस्टर पर नियंत्रण है और रात के अंत में इसे समेटने के लिए भी जिम्मेदार है, तो कर्मचारी के पास धन को चोरी करने और सुलह को गलत तरीके से छिपाने का अवसर है। एक अन्य उदाहरण में आने वाले मेल को खोलने के लिए एक एकल कर्मचारी जिम्मेदार है और मेल में आने वाले खातों-प्राप्य चेक को रिकॉर्ड करने के लिए भी जिम्मेदार है।

उन क्षेत्रों के लिए प्रक्रियाओं को बदलें जहां आपने कमजोर आंतरिक नियंत्रणों का आकलन किया है। जहां भी संभव हो, हिरासत फ़ंक्शन को रिपोर्टिंग फ़ंक्शन से अलग करें। हालांकि, आपके पास पर्याप्त कर्मचारी नहीं हो सकते हैं ताकि अलग-अलग लोग प्रत्येक काम कर सकें, उन कर्मचारियों के बीच वैकल्पिक कार्य जो आपको संभव हो, असंगत कार्यों को अलग करना है।

नई प्रक्रियाओं को अच्छी तरह से दस्तावेज करें और कर्मचारियों को उनके साथ परिचित करें। नई प्रक्रियाएँ कितनी कारगर हैं, इस बारे में कर्मचारियों से प्रतिक्रिया लें। यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि प्रक्रियाएं एक व्यवसाय और परिचालन दृष्टिकोण से समझ में आती हैं न कि केवल नियंत्रण के रूप में। फीडबैक के अनुसार प्रक्रियाओं को समायोजित करें लेकिन नियंत्रण के उद्देश्य को हमेशा ध्यान में रखें।

एक अनिवार्य छुट्टी नीति को लागू करें, अगर आपने पहले से ऐसा नहीं किया है। व्यवसायों में अधिकांश पुरानी चोरी की समस्याओं को जारी रखने की अनुमति है क्योंकि कोई भी कभी भी चोर के कार्यों को नहीं करता है।जब थकाऊ कर्मचारियों को छुट्टी लेने के लिए मजबूर किया जाता है और कोई और उनके लिए भरता है, तो वे अपराध को छिपा नहीं सकते हैं। यह नीति चोरी रोकने के साथ-साथ ऐसा होने पर उसे उजागर करने से भी रोक सकती है।

टिप्स

• कम से कम सालाना अपने आंतरिक नियंत्रण की प्रभावशीलता का आकलन करें और यदि आवश्यक हो तो उन्हें सुधारें।

चेतावनी

मजबूत आंतरिक नियंत्रणों को लागू करने से डरो मत क्योंकि आपको डर है कि आपके कर्मचारी सोचेंगे कि आप उन पर भरोसा नहीं करते हैं। ईमानदार कर्मचारी ठीक से डिज़ाइन किए गए वातावरण में काम करना चाहते हैं।