कई व्यवसायों के लिए, इन्वेंट्री कंपनी के स्वामित्व वाली सबसे बड़ी भौतिक संपत्ति का प्रतिनिधित्व करती है। ये व्यवसाय गोदामों में अपनी सूची को तब तक संग्रहीत करते हैं जब तक उन्हें उत्पादन में या ग्राहक को देने की आवश्यकता नहीं होती है। वेयरहाउस कर्मी विक्रेताओं से इन्वेंट्री आने पर प्राप्त करने की प्रक्रिया को संभालते हैं। वेयरहाउस कर्मी ग्राहकों को शिपिंग पूर्ण आदेश भी प्रबंधित करते हैं। वेयरहाउस यह सुनिश्चित करने के लिए आंतरिक नियंत्रणों पर भरोसा करते हैं कि इन्वेंट्री को सही तरीके से दर्ज किया गया है और सुरक्षित रखा गया है।
अनुक्रमिक क्रमांकन
आंतरिक नियंत्रण प्रक्रियाओं में सभी प्राप्त दस्तावेजों, शिपिंग दस्तावेजों और वेयरहाउस ट्रांसफर प्रलेखन के लिए अनुक्रमिक नंबरिंग का उपयोग करना शामिल है। अनुक्रमिक क्रमांकन के लिए आवश्यक है कि प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ में क्रमांकन प्रणाली शामिल हो, और यह कि प्रत्येक प्रपत्र क्रम में क्रमांकित हो। यह वेयरहाउस को फॉर्म नंबर का उपयोग करके प्रत्येक स्वतंत्र फॉर्म के लिए खाते की अनुमति देता है। यदि कोई पेज गायब हो जाता है, तो गोदाम के कर्मचारी लापता संख्या के आधार पर विशिष्ट पृष्ठों की पहचान कर सकते हैं।
वीडियो कैमरा
आंतरिक नियंत्रण प्रक्रियाओं में पूरे गोदाम में वीडियो कैमरों का उपयोग शामिल है। वीडियो कैमरे गोदाम के भीतर होने वाली सभी गतिविधियों, और इन्वेंट्री के बारे में सभी आंदोलन की निगरानी करते हैं। यदि इन्वेंट्री गायब हो जाती है, तो कंपनी वीडियो रिकॉर्डिंग की समीक्षा करती है। कोई भी अनधिकृत सूची हस्तांतरण वीडियो रिकॉर्डिंग पर दिखाई देता है और वास्तविक घटना का प्रमाण प्रदान करता है।
कर्तव्यों का अलगाव
गोदाम में आंतरिक नियंत्रण प्रक्रियाएं भी गोदाम जिम्मेदारियों के अलगाव को शामिल करती हैं। गोदाम में होने वाली प्रत्येक गतिविधि को व्यक्तिगत चरणों को पूरा करने के लिए कई कर्मचारियों की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, जब कोई गोदाम इन्वेंट्री प्राप्त करता है, तो एक कर्मचारी प्राप्त मात्रा और उत्पादों को दस्तावेज करता है, जबकि दूसरा उस जानकारी को कंप्यूटर सिस्टम में दर्ज करता है। एक तीसरा कर्मचारी इन नंबरों की तुलना विक्रेता से पैकिंग स्लिप से कर सकता है।
शारीरिक सूची लेखा परीक्षा
भौतिक इन्वेंट्री ऑडिट प्रति वर्ष कम से कम एक बार आंतरिक नियंत्रण प्रक्रिया का प्रतिनिधित्व करता है। वेयरहाउस कर्मचारी भौतिक रूप से प्रत्येक इन्वेंट्री आइटम की गणना करते हैं, प्रत्येक की वास्तविक मात्रा का रिकॉर्ड बनाते हैं। भौतिक इन्वेंट्री ऑडिट में इन्वेंट्री को पुनः प्राप्त करने के लिए गैर-गोदाम कर्मियों को लाना शामिल है। कर्मचारी दूसरी इन्वेंट्री गणना की तुलना पहले से करते हैं और किसी भी विसंगतियों की पहचान करते हैं। कर्मचारियों का एक अन्य समूह अंतिम गणना निर्धारित करने के लिए विसंगतियों के साथ इन्वेंट्री की गणना करता है। एक बार अंतिम इन्वेंट्री मात्रा निर्धारित हो जाने के बाद, सिस्टम मात्रा को ऑडिट से गिनती के बराबर समायोजित किया जाता है।
