हर बार अपेक्षित प्रतिभागियों की संख्या को संभालने के लिए नियमित टेलीकांफ्रेंस की मेजबानी करने के इच्छुक निगमों, संगठनों या विश्वविद्यालयों को उचित हार्डवेयर स्थापित करने की आवश्यकता होती है। आवश्यक हार्डवेयर खरीदते या किराए पर लेते समय, आपको टेलीकांफ्रेंसिंग हार्डवेयर को ठीक से चलाने के लिए उचित सॉफ्टवेयर और साथ में लाइसेंस सुरक्षित करने की आवश्यकता होगी। एक इन-हाउस सूचना प्रौद्योगिकी (आईटी) स्टाफ आवश्यक सेटअप को संभाल सकता है। आईटी कर्मचारियों के बिना संगठन सेटअप के साथ सहायता के लिए एक सलाहकार रख सकते हैं।
सर्वर / प्रोसेसर
किसी भी भरोसेमंद टेलीकांफ्रेंसिंग सेटअप को पहले एक या अधिक विश्वसनीय, उच्च प्रदर्शन सर्वर की आवश्यकता होती है। सीपीयू तेज होना चाहिए, कम से कम 1 जीबी की रैम और न्यूनतम 100 एमबी ईथरनेट इंटरफ़ेस के साथ 3 एमजीएचज़ से अधिक होना चाहिए, जो 50 से 100 कॉल करने वालों को समायोजित करने में सक्षम होना चाहिए। यदि आपके पास कई स्थानों से कॉल करने वाले प्रतिभागी होंगे जैसे कि उनके स्वयं के दूरस्थ कार्यालय, उनके स्वयं के सर्वर या फोन उपकरण टेलीकांफ्रेंस के अपने अंत को संभाल सकते हैं। हालाँकि, यदि आप कई कॉरपोरेट साइटों या विश्वविद्यालय परिसरों में टेलीकांफ्रेंसिंग क्षमताओं की स्थापना कर रहे हैं, तो आप उन सभी स्थानों पर विश्वसनीय सर्वर स्थापित करना चाह सकते हैं, जहाँ आप लोग सम्मेलन में शामिल होंगे। जब तक प्रत्येक स्थान पर बड़ी संख्या में प्रतिभागी नहीं होंगे, इन सर्वरों को आवश्यक रूप से टेलीकांफ्रेंस की मेजबानी करने वाले मुख्य कार्यालय या परिसर जितना बड़ा होना जरूरी नहीं है।
इंटरनेट कनेक्शन
टेलीकांफ्रेंस में प्रभावी रूप से चलाने या भाग लेने के लिए, आपको दिए गए कॉल पर शामिल होने वाले प्रत्येक 50 कॉलर्स के लिए न्यूनतम 10Mbps की उच्च गति की इंटरनेट कनेक्टिविटी की आवश्यकता होगी। बड़ी कंपनियां, विश्वविद्यालय या संगठन अपने उच्च गति वाले लैन के साथ इसे पूरा कर सकते हैं; हालाँकि, अधिकांश संगठनों के लिए इसे पूरा करने के लिए सबसे अधिक बजट-सचेत तरीका यह है कि एक सर्वर को इस संपर्क को एक कोलोकेशन सुविधा के माध्यम से संभालने के लिए पट्टे पर दिया जाए।
वॉइस-ओवर-आईपी हार्डवेयर
आप वॉइस-ओवर-आईपी (वीओआईपी) कनेक्शन के माध्यम से सबसे सफल टेलीकांफ्रेंस की मेजबानी कर सकते हैं, जो कि एक वीओआईपी सर्वर बॉक्स के साथ पूरा किया गया है। यह हार्डवेयर आपके इंटरनेट प्रदाता या आपके प्रौद्योगिकी हार्डवेयर प्रदाता व्यवसाय से उपलब्ध है। यह महत्वपूर्ण नहीं है कि टेलीकांफ्रेंस में कॉल करने वाले सभी लोगों के पास अपनी साइटों पर अपने स्वयं के वीओआईपी हार्डवेयर हों। फिर, आपको एक निगम या विश्वविद्यालय के सभी परिसरों में वीओआईपी हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर स्थापित करने की आवश्यकता होगी, यदि प्रत्येक साइट पर कई प्रतिभागियों के साथ एक बहुसंस्कृति संगठन के लिए टेलीकांफ्रेंसिंग स्थापित की जा रही है।
ध्वनि प्रणाली घटक
आपके टेलीकॉन्फ्रेंस के सेटअप के आधार पर, आपको स्पीकर के साथ कुछ प्रकार के साउंड सिस्टम की आवश्यकता हो सकती है। यदि अलग-अलग स्थानों में लोगों के समूहों के साथ एक टेलीकांफ्रेंस कर रहे हैं जहां कई लोग प्रत्येक कमरे में होंगे, तो आपको प्रत्येक स्थान के लिए एक साउंड सिस्टम की आवश्यकता होगी ताकि सभी प्रतिभागी सुन सकें। एक टेलीकांफ्रेंस के लिए एक प्रभावी ध्वनि प्रणाली में मिडी-नियंत्रित सिंथेसाइज़र, डिजिटल और एनालॉग ऑडियो इनपुट, कम-शोर ऑडियो मिक्सर (सॉफ्टवेयर-नियंत्रणीय) और वक्ताओं के साथ एक मिडी पोर्ट शामिल होगा।
हेडसेट (वैकल्पिक)
टेलीकांफ्रेंस के लिए जिसमें प्रत्येक प्रतिभागी अपने कंप्यूटर पर एक अलग स्थान पर है, सम्मेलन में योगदान करने वाले प्रत्येक प्रतिभागी को एक अंतर्निहित माइक्रोफोन के साथ हेडसेट की आवश्यकता होगी और परिवेश शोर को ब्लॉक करने के लिए म्यूट क्षमताओं की आवश्यकता होगी जब तक कि कोई बोलने के लिए तैयार न हो। प्रतिभागियों के लिए जो केवल टेलीकांफ्रेंस सुन रहे हैं, एक मानक हेडसेट करेगा।
