एक संगठनात्मक समीक्षा में आपके व्यावसायिक कार्यों, कर्मचारी संरचना, संचालन प्रक्रियाओं या इनमें से एक संयोजन का विश्लेषण शामिल हो सकता है। छोटे व्यवसाय के मालिकों के लिए, एक प्रभावी संगठनात्मक समीक्षा में आपके विभागों या कार्यात्मक क्षेत्रों की संरचना और प्रदर्शन की जांच करना और प्रत्येक क्षेत्र के कर्मचारियों की समीक्षा करना शामिल है।
व्यवसाय की कार्यात्मक संरचना की जांच करें
अपनी संगठनात्मक समीक्षा शुरू करने के लिए, यह निर्धारित करें कि आपके पास किस प्रकार की संगठनात्मक संरचना है। कई छोटे व्यवसाय एक सपाट संरचना से शुरू होते हैं, जिसमें मालिक और कई प्रमुख कर्मचारी एक साथ मिलकर कंपनी के उत्पादन, विपणन, बिक्री, वित्तीय और मानव संसाधन संचालन का प्रबंधन करते हैं। कोई भी प्रबंधक नहीं है, जिसके मालिक सभी या अधिकांश महत्वपूर्ण निर्णय लेते हैं। इस संरचना में कर्मचारियों की परतें नहीं हैं, जैसे निदेशक, प्रबंधक और समन्वयक। एक कार्यात्मक संरचना आपके संगठन को कार्य द्वारा विभाजित करती है, जैसे लेखांकन, मानव संसाधन, उत्पादन, विपणन और बिक्री। इस संरचना के साथ कंपनियां समर्पित प्रबंधकों और एक कर्मचारी पदानुक्रम के साथ विभाग बनाती हैं। इन विभागों और उनके प्रबंधकों की देखरेख के लिए, व्यवसाय एक "सी-सूट" बना सकते हैं, जिसमें एक मुख्य कार्यकारी अधिकारी, मुख्य परिचालन अधिकारी और मुख्य वित्तीय अधिकारी के साथ एक प्रबंधन टीम होती है। बड़ी कंपनियों के पास अधिक जटिल संरचनाएं हैं, जिनमें मैट्रिक्स और डिवीजनल संगठन शामिल हैं, कई कर्मचारियों, विभागों, डिवीजनों और यहां तक कि एक कॉर्पोरेट छतरी के नीचे काम करने वाली विभिन्न कंपनियों का प्रबंधन करने के लिए।
अपने संगठन चार्ट का परीक्षण करें
एक बार आपके द्वारा निर्धारित संगठनात्मक संरचना का प्रकार निर्धारित करने के बाद, अपने संगठन चार्ट को देखें, जो आपके कर्मचारी पदों का एक आरेख है जो यह दर्शाता है कि कौन कहाँ काम करता है, कौन किसके लिए काम करता है और आपके व्यवसाय का "कुलदेवता"। यह निर्धारित करने के लिए कि आपके पदों को आपके द्वारा आवश्यक विभिन्न कार्यों के साथ प्रभावी ढंग से संरेखित किया गया है या नहीं, यह निर्धारित करने के लिए अपने संगठनात्मक ढांचे से अपने ओआरजी चार्ट की तुलना करें। उदाहरण के लिए: क्या आपके सेल्सपर्सन मार्केटिंग मैनेजर या इसके विपरीत रिपोर्ट करते हैं, और इससे क्या लाभ / समस्याएं पैदा होती हैं? क्या आपका उत्पादन प्रबंधक आपके वितरण प्रबंधक की देखरेख करता है या वे स्वतंत्र रूप से काम करते हैं?
प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं का विश्लेषण करें
अब जब आपने अपने कार्यात्मक क्षेत्रों और कर्मचारियों को उनके भीतर जांच लिया है, तो उन प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं का आकलन करें जो आपके व्यवसाय द्वारा उपयोग की जाने वाली उत्पादों और सेवाओं को अवधारणा से वितरण तक ले जाते हैं।प्रत्येक विभाग अपने काम को करने के लिए न केवल प्रक्रियाओं का परीक्षण करता है, बल्कि विभागों के बीच बातचीत भी करता है। उदाहरण के लिए, क्या आपके पास salespeople के लिए आदेशों को दर्ज करने के लिए एक सहज प्रणाली है, आपका लेखा विभाग फिर क्रेडिट जाँच चला रहा है और नए ग्राहकों, आपके गोदाम भरने और शिपिंग आदेशों और आपके लेखा विभाग को चालान भेज रहा है?
वित्तीय समीक्षा करें
यदि आपके पास कोई मास्टर बजट नहीं है, तो अपनी बॉटम लाइन पर अपने संचालन के प्रभाव को निर्धारित करने के लिए एक बनाएं। एक मास्टर बजट एक वित्तीय उपकरण है जो आपके वार्षिक बजट, सामान्य खाता बही, नकदी प्रवाह विवरण, लाभ-हानि विवरण, बैलेंस शीट और खातों को प्राप्य रिपोर्ट को एकीकृत करता है। अपने प्रमुख व्यय क्षेत्रों की सूची बनाएं, जैसे श्रम, सामग्री, प्रशासन या विपणन। निर्धारित करें कि क्या आप उन्हें एक बेहतर संगठनात्मक संरचना या कर्मचारियों की प्राप्ति, या बेहतर प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं के माध्यम से कम कर सकते हैं। अपने राजस्व स्रोतों और लाभ केंद्रों को रैंक करें और निर्धारित करें कि संगठनात्मक या कर्मचारी परिवर्तन इन क्षेत्रों में आपके प्रदर्शन में सुधार कर सकते हैं या नहीं।
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आपके द्वारा अपनी व्यावसायिक संरचना, ऑर्ग चार्ट, प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं का विश्लेषण करने के बाद, सुधार के लिए क्षेत्रों की सूची बनाएं और सुझाव दें। अपने निष्कर्षों की समीक्षा करने के लिए व्यक्तिगत रूप से प्रत्येक विभाग प्रमुख से मिलें। प्रबंधकों की प्रतिक्रिया का उपयोग करते हुए, अपने निष्कर्षों पर चर्चा करने और उनके इनपुट के लिए पूछने के लिए अपने प्रबंधकों की एक समूह बैठक करें। उन्हें अपने लक्ष्य बताएं, जैसे कि ओवरहेड या उत्पादन लागत को कम करना, कचरे को कम करना, बिक्री बढ़ाना या शिपिंग समय, रिटर्न या ग्राहक की शिकायतों को कम करना। अपनी अंतिम रिपोर्ट और अनुशंसाएँ बनाने के लिए टीम की प्रतिक्रिया का उपयोग करें।
