चाहे आप दुनिया को बदलने के लिए एक नया गैर-लाभकारी संगठन हों या स्कूल बैंड की वर्दी के लिए धन जुटाने की कोशिश कर रहा एक छोटा समूह, नकद दान स्वीकार करना और प्रसंस्करण करना मुश्किल हो सकता है। आईआरएस के साथ गंभीर गर्म पानी में उतरने के लिए सुविचारित फंड राइसर्स को ज्यादा कुछ करने की जरूरत नहीं है, इसलिए कड़े वित्तीय अभ्यासों को स्थापित करके समय और प्रयास को बचाने के लिए इस गाइड में युक्तियों का उपयोग करें। पता करें कि नकद दान कैसे संसाधित करें, एक चेकिंग खाता खोलें और नकद उपहारों को संभालने के लिए इंटरनेट का उपयोग करें ताकि आपका समूह बार-बार समझाने के बजाय दूसरों की मदद करने के व्यवसाय के बारे में जा सके कि समूह के प्रयासों को कैसे लिखा जा रहा है।
अपने संगठन या कारण के नाम पर बैंक खाता खोलें। इसके लिए आमतौर पर दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता होती है, इसलिए अपने चार्टर, उपनियमों, निगमन के लेखों और अन्य प्रकार की कागजी कार्रवाई को साथ लाएं जो आपके संगठन के मिशन और सिद्धांतों के प्रमाण के रूप में उपयोग की जा सकती हैं।
अपने बैंक खाते के साथ सभी नकद लेनदेन के लिए दो हस्ताक्षरकर्ताओं को जनादेश दें। इस "दोहरे हस्ताक्षर की आवश्यकता" को लागू करने के लिए कोई अधिक लागत नहीं है लेकिन यह दानदाताओं और सदस्यों को आश्वस्त करने के लिए एक लंबा रास्ता तय करता है कि आपका संगठन ऊपर और ऊपर है।
एक मानक "कैश डोनेशन फॉर्म" ड्राफ़्ट करें और प्रत्येक उपहार देने वाले को हर बार एक योगदान भरने के लिए आवश्यकता होती है। इस फॉर्म में दानकर्ता का नाम, पता और अन्य संपर्क जानकारी, नकद राशि, तारीख के लिए एक स्थान शामिल होना चाहिए और इसमें कोई भी शर्तें शामिल होनी चाहिए जिसके तहत दान --- सभी या आंशिक रूप से --- एक के रूप में स्वीकार्य है कर लिखना। दान स्वीकार करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर के लिए एक पंक्ति जोड़ें।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह आपके संगठन के मिशन में फिट बैठता है, हर नकद उपहार को योग्य बनाएं। सुनिश्चित करें कि इसमें कोई "तार" नहीं जुड़ा हुआ है और यह कि आपके समूह द्वारा स्वीकार किए जाने से पहले योगदान के भीतर कोई हितों का टकराव या समर्थक समर्थक नहीं है।
योगदान बॉक्स दान के प्रसंस्करण के लिए एक मानक विधि से सहमत हैं। हर दान पेटी लेनदेन को देखने के लिए समूह के कम से कम दो सदस्यों की आवश्यकता वाले दोहरे हाथ वाली गिनती प्रणाली का उपयोग करें। इन बक्सों के भौतिक नियंत्रण की कठोरता से निगरानी की जानी चाहिए। समय, तारीखों और लोगों की गिनती, स्थानांतरण, जमा या अन्यथा दान बॉक्स फंडों को स्थानांतरित करने का एक विस्तृत रिकॉर्ड रखें।
कानूनी जाँच और शेष राशि बनाने के लिए नकद दान के लिए रिपोर्टिंग सीमा निर्धारित करें। समूह की ओर से कुछ विशेष हितों की निगरानी करने के लिए एक निर्धारित राशि (जैसे, $ 1,000) स्वीकार किए जाने से पहले कुछ समूहों को आम सहमति की आवश्यकता होती है।
नकद उपहारों को संसाधित करने के लिए पे पाल जैसी तीसरी पार्टी सेवा का उपयोग करने पर विचार करें। किसी भी वेबसाइट की आवश्यकता नहीं है (हालांकि कई क्लबों को पे पाल को एक होमपेज लिंक के माध्यम से लिंक करना आसान है) और समर्थक अपने बैंकों या क्रेडिट कार्ड से सुरक्षित दान कर सकते हैं। पेपर ट्रेल व्यापक और आसान उपयोग है। पे पाल लगातार विविधताओं के लिए स्वचालित मासिक सदस्यताएँ भी स्थापित कर सकता है।
सभी नकद प्राप्तियों को ट्रैक करने के लिए एक्सेल (या अन्य डेटाबेस सॉफ्टवेयर प्रोग्राम) स्प्रेडशीट सेट करें। कैश बॉक्स दान, चेक, क्रेडिट कार्ड लेनदेन, पे पाल की आय और सहायक राजस्व प्राप्तियों को तोड़ कर रखें ताकि भविष्य के विपणन प्रयासों के लिए समूह का नकद कहां से आ रहा है।
बैंकर या एकाउंटेंट के साथ काम करें यदि आपकी सदस्यता में वित्त के साथ एक टीम सदस्य शामिल नहीं है। हमेशा नकद उपहार प्राप्त होने के तुरंत बाद उपहार देने वाले को एक धन्यवाद पत्र भेजें। यह अतिरिक्त स्पर्श, जब एक समय पर तरीके से भेजा जाता है, तो उनके योगदान के दाता को याद दिलाता है, समूह की कृतज्ञता के बारे में बोलता है और भविष्य के अभियान की अपील के लिए चरण निर्धारित करता है।
