हैंडओवर रिपोर्ट एक बुनियादी उपकरण है जिसका उपयोग एक आउटगोइंग कर्मचारी द्वारा पिछले काम के नए किराए को सूचित करने के लिए किया जाता है और एक सहज कर्मचारी संक्रमण सुनिश्चित करने के लिए क्या होना चाहिए। इस प्रकार की रिपोर्ट का उपयोग कई अलग-अलग तरीकों से किया जा सकता है। इसमें एक साधारण बदलाव के लिए या एक स्थायी प्रतिस्थापन कर्मचारी के लिए जानकारी शामिल हो सकती है। इस रिपोर्ट में उन सभी आवश्यक सूचनाओं को शामिल किया जाना चाहिए, जिन्हें आपके लिए लेने वाले व्यक्ति को यह सुनिश्चित करने के लिए जानना होगा कि आपके द्वारा पद छोड़ने के बाद कोई अनावश्यक और अप्रत्याशित समस्या उत्पन्न न हो।
कर्मचारी हैंडओवर रिपोर्ट तैयार करना
अपने हैंडओवर नोट का निर्माण शुरू करने से पहले, आने वाले कर्मचारी को सभी जानकारी की एक सूची बना लें। इस बात पर विचार करें कि आप दैनिक आधार पर क्या करते हैं, साथ ही साथ जो चीजें आप साप्ताहिक, मासिक या वार्षिक रूप से करते हैं। अपनी मूल जिम्मेदारियों और कर्तव्यों के अलावा अन्य जानकारी शामिल करें, जैसे महत्वपूर्ण संपर्क, प्रोटोकॉल, कमांड की श्रृंखला, पासवर्ड, चाबियां, महत्वपूर्ण तिथियां, प्रशिक्षण कार्यक्रम और कोई अन्य नौकरी विशिष्ट जानकारी।
डेडलाइन और प्राथमिकता के बारे में सोचें
जब आपको लगता है कि आपकी सूची पूरी हो गई है, तो प्राथमिकता, आवृत्ति, सूचना के प्रकार और अनुक्रम द्वारा सूची को तोड़ना शुरू करें। वर्तमान परियोजनाओं की सूची, वे तारीखें या समय जो वे शुरू हुए थे, उन्हें कैसे प्रगति करनी चाहिए और उनकी प्रत्याशित पूर्णता तिथि या समय। आने वाले कर्मचारी को यह जानने की जरूरत है कि हैंडओवर के बाद उन्हें किन कार्यों को प्राथमिकता देनी होगी।
मुख्य उद्देश्यों के साथ शुरू करो
स्थिति के लिए लक्ष्यों का सारांश लिखना शुरू करें - आपकी और कंपनी की - ताकि आपके प्रतिस्थापन को पता चल जाए कि उन्हें कहां से शुरू करना चाहिए। रिपोर्ट के उद्देश्य पर क्या निर्भर करता है। शिफ्ट चेंज हैंडओवर रिपोर्ट के लिए, उदाहरण के लिए, आप अपनी शिफ्ट पर जो शुरू किया गया था, उसके साथ शुरू करेंगे और अगले तक पूरा करना होगा। इसके अलावा, पूर्ण किए गए कार्यों पर ध्यान दें, इसलिए आने वाली पारी आपके द्वारा किए गए कार्यों की नकल नहीं करती है। एक नए, स्थायी कर्मचारी के लिए, छोटी और लंबी अवधि की दोनों परियोजनाओं की एक सूची लिखें, जिन पर आप वर्तमान में काम कर रहे हैं, साथ ही साथ आपके द्वारा पूर्व में पूर्ण की गई उल्लेखनीय परियोजनाएँ भी। उन सभी तारीखों और डेडलाइन को शामिल करें जिन्हें नए व्यक्ति को जानना है।
युक्तियाँ और संसाधन जोड़ें
हाथ में कार्यों को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए युक्तियों को शामिल करना भी सहायक है। उदाहरण के लिए, आप हाथ में नौकरी के लिए प्रासंगिक लोगों के लिए संपर्क जानकारी की रूपरेखा के अलावा, नौकरी-विशिष्ट दस्तावेजों और आपके प्रतिस्थापन के लिए स्थान का एक विस्तृत निर्देशिका बना सकते हैं। यदि संभव हो, तो उत्पादकता और नौकरी के प्रदर्शन में सुधार के तरीके शामिल करें। यह आपके प्रतिस्थापन को जारी रखने के लिए उपकरण देगा जो आपने प्रक्रिया के प्रवाह में बिना किसी रुकावट के शुरू किया था और एक सफल परिणाम की संभावना को बढ़ाता है।
एक टेम्पलेट का उपयोग करें
एक कर्मचारी को हैंडओवर रिपोर्ट बनाने की प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए, कार्यालय कंप्यूटर प्रोग्राम का उपयोग करके अपनी रिपोर्ट बनाएं। मौजूदा हैंडओवर रिपोर्ट टेम्प्लेट का उपयोग करें या नौकरी के लिए विशिष्ट वस्तुओं के आधार पर अपना स्वयं का बनाएं - एक खोज इंजन में "हैंडओवर रिपोर्ट टेम्प्लेट" टाइप करके बहुत सारे उदाहरण वापस करना चाहिए। और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी पोजीशन की जानकारी नए कर्मचारी के लिए उपलब्ध है, अपनी स्थिति से बाहर निकलने से पहले हैंडओवर रिपोर्ट को प्रूफ करना न भूलें।
