परिभाषा के अनुसार, एक व्यापक रिपोर्ट का उद्देश्य किसी विषय या विचार का विस्तार से पता लगाना है। व्यवसाय में, कंपनी की वित्तीय स्थिति का मूल्यांकन और चर्चा करने के लिए अक्सर व्यापक रिपोर्टों का उपयोग किया जाता है। व्यापक उद्देश्यों का उपयोग अन्य उद्देश्यों के लिए भी किया जा सकता है, जैसे कि एक नए व्यापार की प्रवृत्ति को संक्षेप में प्रस्तुत करना या एक नए लक्ष्य बाजार का वर्णन करना। यह सीखना कि व्यापक रिपोर्ट कैसे लिखना है, किसी भी स्तर पर कर्मचारियों के लिए एक उपयोगी व्यावसायिक कौशल हो सकता है।
इससे पहले कि आप लिखना शुरू करें
इससे पहले कि आप अपनी व्यापक रिपोर्ट लिखना शुरू करें, सभी प्रासंगिक जानकारी, डेटा, चार्ट, टेबल और दस्तावेज़ों को इकट्ठा करें, जिन्हें आपको लिखते समय संदर्भ देना होगा। आपको एक रूपरेखा, एक लेखन उपकरण बनाना चाहिए जो आपके विचारों को एक संरचित प्रारूप में व्यवस्थित करने में मदद कर सकता है। एक रूपरेखा में आमतौर पर छोटे वाक्य या वाक्यांश होते हैं जो आपकी रिपोर्ट के विभिन्न वर्गों के लिए शुरुआती बिंदुओं के रूप में काम कर सकते हैं। हालाँकि, ये अनुभाग आपके द्वारा लिखी जाने वाली रिपोर्ट के प्रकार के आधार पर अलग-अलग होंगे, इनमें एक कार्यकारी सारांश, एक परिचय, सामग्री की एक तालिका, कई मुख्य शरीर अनुच्छेद, एक निष्कर्ष, एक परिशिष्ट और एक संदर्भ अनुभाग शामिल हो सकते हैं।
रिपोर्ट लिखना
आपको निर्देशित करने के लिए अपनी रूपरेखा का उपयोग करते हुए, व्यापक रिपोर्ट का पहला मसौदा लिखकर शुरू करें। शुरूआत के साथ, जो पाठकों को बताएगा कि वे उन मुख्य बिंदुओं को पढ़ने और समझाने के बारे में हैं जो रिपोर्ट में किए जाएंगे। परिचय के बाद, कई पैराग्राफ, या विशिष्ट अनुभाग जोड़ें जो आपकी रिपोर्ट के मुख्य बिंदुओं को संबोधित करते हैं। रिपोर्ट के अंत में, एक निष्कर्ष लिखें जो रिपोर्ट को सारांशित करता है। निष्कर्ष को रिपोर्ट में आपके द्वारा बनाए गए सभी मुख्य बिंदुओं को समेकित करना चाहिए। इसमें विषय पर आपकी सिफारिशें या राय शामिल हो सकती हैं।
कार्यकारी सारांश
अपनी रिपोर्ट लिखने के बाद, कार्यकारी सारांश लिखना उपयोगी होता है। इसमें कई पैराग्राफ होते हैं जो पूरी रिपोर्ट को सारांशित करते हैं। कार्यकारी सारांश को पाठक को व्यापक रिपोर्ट का संक्षिप्त विवरण देना चाहिए ताकि वे हाइलाइट्स को निकाल सकें। पेपर का यह खंड अक्सर व्यस्त अधिकारियों के लिए उपयोगी होता है जो इस बारे में क्या है, इसकी समझ पाने के लिए रिपोर्ट का पूर्वावलोकन करना चाहते हैं। एक कार्यकारी सारांश का एक छोटा नमूना हो सकता है:
उदाहरण:
डिजिटल शर्ट्स, इंक एक मालिकाना एल्गोरिथ्म के साथ फिट किए गए उच्च अंत वाले बेस्पोक शर्ट प्रदान करता है। हमारे स्टोर देश के कुछ बेहतरीन मॉल में स्थित हैं, लगभग विशेष रूप से उच्च-आय वाले इलाकों में। हमारी बिक्री टीमों को हर ग्राहक के लिए एक कारीगर शर्ट-खरीदने का अनुभव बनाने के लिए अच्छी तरह से प्रशिक्षित किया जाता है।
इस रिपोर्ट में कंपनी के प्रस्तावित नए विंग के विवरण का वर्णन करने के लिए कमीशन किया गया है।
पिछले पांच वर्षों के आंकड़ों पर आकर्षित, रिपोर्ट से पता चलता है कि आय स्थिर हो गई है, जबकि अन्य उच्च अंत खुदरा विक्रेताओं में रिकॉर्ड वृद्धि देखी जा रही है। व्यापक शोध के बाद, खोजी विभाग ने निर्धारित किया है कि आय में वृद्धि के साथ हर कंपनी को डिजिटल सामग्री में वृद्धि हुई है जो उन्हें अपने ग्राहकों के साथ जोड़ रही है।
आरएंडडी ने निर्धारित किया है कि एक डिजिटल फिटिंग ऐप, जिसे व्यापक व्यक्तिगत फिटिंग यात्राओं के बिना हर शर्ट को एक आदर्श फिट बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जो आय में पर्याप्त वृद्धि पैदा करेगा। इस रिपोर्ट में आगे बताया गया है कि ऐप का उपयोग कैसे किया जाएगा, हाथों पर किए गए शोध की मात्रा और इस तकनीक को अपनाने के अनुमानित परिणाम।
यह अनुशंसा की जाती है कि सभी स्टोर नई डिजिटल फिटिंग तकनीक को शामिल करना शुरू करें और आने वाले छुट्टी के मौसम का लाभ उठाने के लिए प्रशिक्षण और विपणन सामग्री समय पर बनाई जानी चाहिए।
सहायक दस्तावेज सहायक होते हैं
परिशिष्ट में रिपोर्ट में आपके द्वारा उपयोग किए गए किसी भी चार्ट, टेबल या ग्राफिक्स के स्रोत को सूचीबद्ध करें और अपने शोध स्रोतों को संदर्भ पृष्ठ में जोड़ें। ये सहायक दस्तावेज़ आपके तर्कों में वज़न जोड़ देंगे।
संपादन प्रक्रिया
आपका पहला ड्राफ्ट पूरा होने के बाद, व्यापक रिपोर्ट के माध्यम से वापस जाएं ताकि आप फिट दिखें। आप लेखन प्रक्रिया के अंत तक कई ड्राफ्ट के साथ समाप्त हो सकते हैं। लेखन प्रक्रिया के दौरान, अपने लक्षित दर्शकों को ध्यान में रखें। आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली भाषा के प्रकार के आधार पर अलग-अलग होंगे जो व्यापक रिपोर्ट को पढ़ रहे होंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप क्षेत्र के किसी विशेषज्ञ के लिए लिख रहे हैं, तो आप जटिल, उद्योग-विशिष्ट शब्दों को शामिल कर सकते हैं। लेकिन अगर आप एक लेपर्स के लिए लिख रहे हैं, तो शब्दजाल और भ्रामक शब्दों का उपयोग करने से बचें। कुछ उदाहरणों में, हितधारकों के प्रत्येक समूह के लिए एक अलग व्यापक रिपोर्ट लिखने का अर्थ हो सकता है।
आप लेखन समाप्त करने के बाद
एक बार जब आप लेखन प्रक्रिया पूरी कर लेते हैं, तो अपने काम को कई बार प्रमाणित करना महत्वपूर्ण होता है, जिससे किसी भी सुधार को आवश्यक बनाया जा सकता है। इससे पहले कि आप अपने इच्छित दर्शकों को व्यापक रिपोर्ट भेजें, अपनी कंपनी के संचार विभाग के एक सदस्य को प्रूफरीड करने और दस्तावेज़ को संपादित करने पर विचार करें। यदि भविष्य में व्यापक रिपोर्ट जनता के सदस्यों द्वारा पढ़ी जाएगी तो यह कदम महत्वपूर्ण है।
सटीकता, उचित व्याकरण और वर्तनी महत्वपूर्ण हैं, खासकर यदि रिपोर्ट आपकी कंपनी में ऊपरी स्तर के प्रबंधकों द्वारा पढ़ी जाएगी। जबकि आपका काम कंपनी के कॉर्पोरेट कार्यालय के प्रत्येक सदस्य द्वारा नहीं पढ़ा जाएगा, एक महान व्यापक रिपोर्ट केवल तभी आपको बेहतर दिख सकती है जब पदोन्नति का समय आता है।
