संगठन योजना की परिभाषा

जिस तरह से एक कंपनी को चलाया जाता है वह सीधे सफलताओं को प्रभावित करती है और असफलताएं होंगी। जब प्रबंधन टीम संगठन के लिए ठोस दीर्घकालिक उद्देश्यों की पहचान करती है, साथ ही उन्हें प्राप्त करने के लिए अभिनव तरीके हैं, तो समग्र रूप से संगठन के पास उस परिणाम की दिशा में काम करने के लिए प्रेरणा और ड्राइव है।

एक ऐसे संगठन के लिए काम करने की कल्पना करें जहां वरिष्ठ प्रबंधन टीम किसी भी विकास योजनाओं या दीर्घकालिक लक्ष्यों को स्वीकार करने में विफल रही। उस कंपनी का क्या होगा? यह कुछ महीनों के लिए खुद को बनाए रख सकता है, लेकिन योजना या रणनीतिक हस्तक्षेप की कमी इसके निधन का कारण बन सकती है। इसी तरह, वरिष्ठ प्रबंधन की ओर से कोई निर्देश नहीं होने से कर्मचारियों को कंपनी पर भरोसा खोना पड़ सकता है। संगठन की योजना, जिसमें कंपनी के सभी स्तरों के लिए रणनीति शामिल है, व्यवसाय की सफलता के लिए आवश्यक है।

संगठन योजना की परिभाषा

संगठन की योजना तब शुरू होती है जब वरिष्ठ प्रबंधन टीम कंपनी के लघु और दीर्घकालिक उद्देश्यों की पहचान करती है। एक बार उन लक्ष्यों को परिभाषित और परिष्कृत कर लिया जाता है ताकि वे स्पष्ट और प्राप्य हों, इन उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए विशिष्ट रणनीतियों और योजनाओं को तैयार करना आवश्यक है। संगठन की योजना यह सुनिश्चित करती है कि व्यवसाय के लिए एक दृष्टि हो ताकि कर्मचारी यह जान सकें और समझ सकें कि उनकी दिन-प्रतिदिन की नौकरियां समग्र रूप से कंपनी में कैसे योगदान करती हैं।

संगठन द्वारा तय किए गए लक्ष्यों को संगठन के संसाधनों के भीतर लागू करने के लिए पर्याप्त यथार्थवादी होना चाहिए। सितारों के लिए पहुंचना अच्छा है, लेकिन साथ ही, लक्ष्यों को भी प्राप्त करने की आवश्यकता है। पहुंच से बाहर होने वाले लक्ष्यों को हिट करने में सक्षम नहीं होना कंपनी के लिए मनोभ्रंश हो सकता है। एक अच्छा लक्ष्य मात्रात्मक रूप से औसत दर्जे का भी होना चाहिए। इस तरह, कंपनी पूरे वित्तीय वर्ष में अपनी प्रगति को ट्रैक कर सकती है, यह देखने के लिए कि वे कितनी दूर आए हैं और कितना आगे जाना बाकी है। लक्ष्य प्राप्त करने के लिए समय सीमा को रेखांकित करना भी महत्वपूर्ण है, जैसे कि एक वित्तीय वर्ष या एक तिमाही के भीतर। इस तरह कंपनी सभी को ट्रैक पर रखने के लिए परियोजना की समय सीमा निर्धारित कर सकती है।

उद्देश्यों को परिभाषित करने और उन्हें प्राप्त करने के लिए विकासशील योजनाओं के अलावा, संगठन की योजना स्टाफिंग और संसाधन आवंटन को कवर करती है।सही लोगों को अपनी भूमिका निभाने के लिए होना चाहिए, और वित्त सहित आवश्यक संसाधन, संगठन के लिए उपलब्ध होने की आवश्यकता है ताकि वे योजनाओं को सफलतापूर्वक लागू कर सकें।

जैसा कि प्रत्येक संगठन अद्वितीय है, स्टाफिंग का कोई एक ढांचा या तरीका हर कंपनी के लिए काम नहीं करेगा। हालांकि, कुछ कारकों को हमेशा एक प्रभावी संगठनात्मक संरचना की योजना बनाने पर विचार किया जाना चाहिए। कंपनियों को विभिन्न संगठनात्मक संरचना विकल्पों, जैसे कि कार्यात्मक, विभाजन या मैट्रिक्स संरचनाओं की शक्तियों और कमजोरियों का अनुसंधान और मूल्यांकन करने की आवश्यकता है, और विचार करें कि कौन सा उन्हें उनके संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए सबसे अच्छा स्थापित करेगा। कंपनी को अपने विकास पैटर्न की भविष्यवाणी करने की भी आवश्यकता होगी, और वे अपनी समग्र योजनाओं के साथ कैसे फिट होंगे। इसके अलावा, संगठन को यह देखने की आवश्यकता होगी कि कौन सी संरचना सबसे महत्वपूर्ण परिचालन दक्षता और कार्यकर्ता संतुष्टि का उत्पादन करेगी।

संगठन की योजना किसी भी कंपनी के किसी भी आकार पर लागू हो सकती है, चाहे वह एक छोटा उद्यमी व्यवसाय हो या एक बहु-राष्ट्रीय समूह हो। किसी भी स्थिति में, प्रबंधन टीम के लिए कंपनी के लक्ष्यों को निर्धारित करना और उन्हें प्राप्त करने की योजना बनाना, संसाधनों के अलावा उन लक्ष्यों को पूरा करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाना महत्वपूर्ण है।

संगठन योजना के प्रकार

संगठन योजनाओं के प्रकारों को वर्गीकृत करने के कई तरीके हैं, हालांकि उनमें से कई चार मुख्य श्रेणियों में आते हैं: वित्तीय, रणनीतिक, आकस्मिकता और उत्तराधिकार। प्रत्येक प्रकार की संगठन योजना व्यवसाय को समग्र रूप से देखती है, लेकिन किसी विशेष क्षेत्र के लेंस के माध्यम से। इस तरह, यह देखना आसान है कि व्यवसाय कई अलग-अलग परिदृश्यों में कैसे किराया देगा।

एक संगठन में वित्तीय नियोजन का उद्देश्य अधिक आय उत्पन्न करना या व्यवसाय का बाजार हिस्सा बढ़ाना है। इसके अलावा, वित्तीय नियोजन भविष्य में आने वाले वित्तीय मुद्दों का अनुमान लगा सकता है। जिस तरह से एक वित्तीय योजना संरचित होती है वह कंपनी के स्तर और लक्ष्यों को प्राप्त करना चाहती है। वित्तीय योजना का एक महत्वपूर्ण कारक यह है कि इसे वास्तविकता में निहित किया जाना चाहिए। प्रभावी लक्ष्य-योजना की तरह, वित्तीय योजना को अब और भविष्य में कंपनी की वास्तविक वित्तीय तस्वीर को ध्यान में रखना होगा। इस योजना को भी आगे बढ़ाने की जरूरत है, ताकि यह किसी भी संभावित मुद्दों पर उठा सके, जिसे कंपनी को दूर करने की आवश्यकता हो सकती है।

उदाहरण के लिए, एक छोटा सा व्यवसाय जैसे डिजिटल मार्केटिंग एजेंसी लें। पांच कर्मचारियों के साथ, कंपनी एक पठार पर रुकी हुई है और उसके पास व्यवसाय बढ़ाने के लिए पर्याप्त मानव संसाधन नहीं हैं। उनकी बिक्री बढ़ाना उनके संगठनात्मक उद्देश्यों में से एक है। हालांकि, यदि वे किसी अन्य कर्मचारी को काम पर रखते हैं, तो उनके पास उनके लिए भुगतान करने के लिए वित्त नहीं है। इस संगठन के लिए एक स्पष्ट वित्तीय योजना होने से न केवल उन्हें यह पता लगाने में मदद मिलेगी कि अतिरिक्त संसाधन कैसे लाया जाए बल्कि उनके लिए भुगतान कैसे किया जाए। इसके अलावा, उस नए कर्मचारी के पास अपनी बिक्री बढ़ाने और अपने संगठनात्मक उद्देश्य को पूरा करने में मदद कर सकते हैं।

एक अन्य प्रकार की संगठन योजना रणनीतिक योजना है, जिसमें कंपनी के दृष्टिकोण को लक्ष्यों और उद्देश्यों में बदलना शामिल है, उन्हें प्राप्त करने के लिए कदमों के साथ। स्ट्रैटेजिक प्लानिंग न केवल कंपनी के अंदर की ओर देखती है बल्कि बाजार और उद्योग, साथ ही प्रतियोगियों पर भी ध्यान केंद्रित करती है। इस तरह की योजना में कंपनी के भविष्य के अवसरों और संभावित आने वाले खतरों का विश्लेषण करना शामिल है। इसके लिए संगठन की ताकत और कमजोरियों को पूरी तरह से जानना भी आवश्यक है। रणनीतिक योजना के लिए यह भी समझने की आवश्यकता है कि बाजार में प्रतिस्पर्धी कौन हैं, और संगठन की तुलना में उनकी ताकत और कमजोरियां क्या हैं। समग्र बाजार और अर्थव्यवस्था का यथार्थवादी दृष्टिकोण होना भी अनिवार्य है।

उदाहरण के लिए, डिजिटल मार्केटिंग एजेंसी के मामले में, उनकी रणनीतिक दृष्टि का एक हिस्सा लेड जनरेशन मटीरियल की कॉपी राइटिंग जैसी नई सेवा प्रदान करना हो सकता है। यदि व्यवसाय ज्यादातर उस बिंदु तक वेब डिज़ाइन और ऑनलाइन विज्ञापन पर ध्यान केंद्रित कर रहा है, तो उन्हें यह समझने के लिए कॉपी राइटिंग क्षेत्र में गहन शोध करने की आवश्यकता होगी कि यह कैसे उद्योग में किराए पर लेता है। यदि उनके प्रतियोगी सेवा के रूप में कॉपी राइटिंग की पेशकश करते हैं, तो उनके लिए भी यह पेशकश करना विवेकपूर्ण हो सकता है। उन्हें अपने प्रतिस्पर्धियों से कॉपी राइटिंग सेवाओं को अलग करने के लिए एक तरीके की भी आवश्यकता हो सकती है।

कई संगठन ऐसे परिणामों के लिए आकस्मिक योजना भी बनाते हैं जो सामान्य के दायरे से बाहर हैं। इस तरह के संगठन नियोजन से कंपनी के लिए संभावित जोखिमों को कम करने में मदद मिलती है और संभावित रूप से उन घटनाओं से बचने में भी मदद मिल सकती है जो भयावह प्रभाव डाल सकती हैं। एक मजबूत आकस्मिक योजना अच्छी तरह से शोध की जाती है और यथार्थवादी परिदृश्य प्रस्तुत करती है जो कंपनी पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकती है, और यह एक कदम-दर-चरण समाधान प्रदान करती है जिसे कंपनी उस परिदृश्य में लागू कर सकती है। आकस्मिक योजना एक संगठन को पतन से बचा सकती है और संक्रमण के समय में बढ़ने में मदद कर सकती है।

डिजिटल मार्केटिंग एजेंसी के लिए एक संभावित विपत्तिपूर्ण परिदृश्य यह हो सकता है कि उनका सबसे बड़ा ग्राहक, जो उनके राजस्व का 50 प्रतिशत से अधिक प्रदान करता है, अपने एक प्रतियोगी के साथ हस्ताक्षर करने का निर्णय लेता है। इस मामले में, कंपनी अपनी आय का एक बड़ा हिस्सा खो देगी। यदि वे इसे प्रतिस्थापित करने का कोई तरीका नहीं निकाल सकते हैं, तो उन्हें दिवालिया घोषित करना पड़ सकता है। एक आकस्मिक योजना, इस मामले में, इस समस्या के लिए संभावित समाधान प्रदान करेगी, जिसमें कंपनी के साथ उस ग्राहक को वापस लाने के तरीके शामिल हो सकते हैं, अन्य चैनलों के माध्यम से अपना राजस्व बढ़ा सकते हैं या अल्पकालिक राहत के लिए ऋण भी ले सकते हैं। पहले से ही एक योजना होने से अगर उनका सबसे बड़ा ग्राहक निकल जाता है, तो डिजिटल मार्केटिंग एजेंसी को अपनी समस्या को हल करने की कोशिश में काम करने का अधिकार मिल सकता है, बजाय इसके कि वे संकट की स्थिति में हों, एक योजना का पता लगाने के लिए समय बर्बाद करने की कोशिश करें।

उत्तराधिकार योजना संगठन की योजना का एक और प्रभावी तरीका है। इसमें संगठन में एक प्रमुख खिलाड़ी के चले जाने की रणनीति तैयार करना शामिल है। यदि कोई निर्णय लेने वाली प्रबंधन भूमिका में कोई व्यक्ति किसी भी कारण से, योजनाबद्ध या अनियोजित रूप से संगठन को छोड़ देता है, तो कंपनी को संपूर्ण रूप से ट्रैक पर रखा जा सकता है। यदि वे सही नेतृत्व नहीं करते हैं तो वे अपने संगठनात्मक उद्देश्यों को पूरा करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं। उत्तराधिकार की योजना में उत्तराधिकारी के नामकरण से अधिक शामिल है। इसका अर्थ है कि जरूरत पड़ने से पहले नेतृत्व की स्थिति को भरने के लिए उस व्यक्ति को प्रशिक्षित करना और संवारना। इस तरह, उत्तराधिकारी को गति प्राप्त करने के लिए कोई अंतराल समय नहीं है, और संगठन हमेशा की तरह व्यवसाय के साथ जारी रह सकता है।

यदि डिजिटल मार्केटिंग एजेंसी के प्रमुख वेब डेवलपर अचानक चले गए, उदाहरण के लिए, कंपनी अपनी मौजूदा परियोजनाओं या किसी भी नई परियोजनाओं को पूरा करने में सक्षम नहीं हो सकती है जब तक कि उनके पास कोई प्रतिस्थापन न हो। एक छोटे व्यवसाय के लिए, इसका मतलब यह हो सकता है कि उन्हें अपने दरवाजे बंद करने पड़ सकते हैं। उत्तराधिकार योजना के साथ, वे एक जूनियर डेवलपर को भूमिका निभाने के लिए प्रशिक्षित कर रहे होंगे। यदि वह व्यक्ति पहले से ही मुख्य निर्णय लेने की स्थिति के लिए तैयार था, तो एजेंसी बिना किसी हिचकी के अपने ग्राहकों की सेवा जारी रख सकती है।

आपको संगठन योजना का उपयोग करने की आवश्यकता क्यों है

उचित संगठन योजना कंपनी को अपनी पूरी क्षमता तक पहुंचने में सक्षम बनाती है। एक व्यवस्थित दृष्टिकोण का उपयोग करके, कंपनियां यह स्थापित कर सकती हैं कि वे कहां जाना चाहते हैं, और फिर उन चरणों को लागू करें जो वे वहां पहुंचने के लिए उपयोग कर सकते हैं। यदि कोई संगठन विकास में रुचि रखता है और यह नहीं जानता है कि वहां कैसे पहुंचा जाए, तो संगठन की योजना उन चरणों को स्थापित करने में मदद कर सकती है, जो उन्हें अपने लक्ष्यों को परिभाषित करने और उन तक पहुंचने के लिए आवश्यक हैं।

संगठन की योजना कंपनियों को रणनीतिक तरीके से महत्वपूर्ण निर्णय लेने में मदद करती है। जब कंपनी के बड़े उद्देश्य होते हैं, तो एक रणनीतिक पद्धति का उपयोग करते हुए कुछ निर्णयों पर आना आसान होता है। इसी तरह, संगठन की योजना कंपनियों को अपनी ताकत बनाने में मदद कर सकती है। यदि ऐसे विशिष्ट क्षेत्र हैं जहां संगठन का उत्थान होता है, तो व्यवसाय को विकसित करने के लिए उन पर खेलना विवेकपूर्ण होगा। स्पेक्ट्रम के दूसरे छोर पर, संगठन की योजना का उपयोग करके एक संगठन की कमजोरियों में सुधार किया जा सकता है। वित्तीय और आकस्मिक योजना के तत्व व्यवसाय की कमजोरियों पर काबू पाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकते हैं।

कंपनी को सफलता के लिए स्थापित करना एक मुख्य कारण है कि उन्हें संगठन योजना का उपयोग क्यों करना चाहिए। विकासशील योजनाओं और प्रक्रियाओं के माध्यम से, कंपनी उन प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने के लिए काम कर सकती है जो लगातार जगह पर रखी जाती हैं। कंपनी के काम करने के तरीके में सुधार करने से उन्हें प्रतिस्पर्धात्मक लाभ देने में मदद मिलती है, जिससे उनका व्यवसाय भी बढ़ सकता है।

संगठन योजना में सुधार कैसे करें

संगठन योजना का कोई एक तरीका किसी कंपनी के लिए काम नहीं करता है। कई बार, एक कंपनी को संगठन के विभिन्न तरीकों को लागू करना पड़ता है ताकि यह पता लगाया जा सके कि उनके लिए क्या अच्छा है। संगठन की योजना में सुधार एक निरंतर काम है, क्योंकि जैसे-जैसे कंपनी बढ़ती है और बदलती है, जिस तरह से कंपनी की योजना को नई आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए बदलना पड़ता है।

ईमानदारी और खुलेपन संगठन की योजना के महत्वपूर्ण पहलू हैं। संगठन कैसे कर रहा है, इसका स्पष्ट और उद्देश्यपूर्ण दृष्टिकोण रखना महत्वपूर्ण है। इस तरह, संभावित मुद्दों या खतरों का सामना करना आसान हो जाता है, जो संगठन का सामना कर रहे हैं, या विशिष्ट कमजोरियां जो कंपनी के भीतर स्पष्ट हैं। आंतरिक बाधाओं को दूर करने वाले कर्मचारियों को हटाने से उन्हें तब काम पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है। एक बार आंतरिक बाधाएं, जैसे कि कुछ प्रक्रियाएं या नीतियां हटा दी जाती हैं, कर्मचारी संगठन की कमजोरियों को सुधारने की दिशा में काम कर सकते हैं।

संगठन की योजना में सुधार करने के लिए, योजना के प्रदर्शन को मापने के लिए मीट्रिक का एक सेट होना अनिवार्य है। मेट्रिक्स महान मूल्य प्रदान कर सकते हैं और व्यवसाय के प्रमुख तत्वों के बारे में निर्णय लेने के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में कार्य कर सकते हैं। प्रबंधन डेटा का उपयोग उन क्षेत्रों को इंगित करने के लिए कर सकता है जहां संगठन को अपने प्रयासों पर ध्यान केंद्रित करने और फिर संचालन को ठीक करने के लिए रणनीतियों का विकास करना है, जिससे कंपनी को अपने समग्र प्रदर्शन को बेहतर बनाने में मदद मिलेगी।